Es scheint oft, als würden in der heutigen, sich stetig wandelnden Welt mit sich häufig ändernden Rahmenbedingungen selbst organisierte, kompetente Teams im Angesicht immer komplexer werdender Projekte nicht ohne irgendeine Form von Projektmanagement den Überblick behalten.
Wer dies einfacher gestalten möchte, ohne Adaptionsfähigkeiten einzubüßen, greift oft auf agile Methoden zurück – besonders wenn es um das Organisieren und Managen von Projekten und den dazugehörigen Teams geht. In diesem Artikel werden wir Ihnen näherbringen, was agiles Projektmanagement ist, wie es sich von traditionellem Projektmanagement unterscheidet, und welchen Nutzen es für verschiedene Branchen und Rollen haben kann. Um Ihnen den Einstieg in diese Form des Projektmanagements zu erleichtern, gibt dieser Artikel auch detaillierte Einsichten darin, welche agilen Methoden wann am besten verwendet werden, inklusive kostenloser, anpassbarer Vorlagen, welche es noch einfacher machen, Ihre Prozesse agiler zu gestalten.
Hintergründe und Entstehungsgeschichte der agilen Methode im Kontext des traditionellen Projektmanagements
Agiles Projektmanagement hat seinen Ursprung in den zwölf Prinzipien des Agilen Manifests, welches im Rahmen der agilen Softwareentwicklung entwickelt wurde. Diese in 2001 definierten Grundlagen boten einen damals revolutionären Alternativweg zu der traditionell im Projektmanagement verwendeten Wasserfallmethodik dar und waren eine Antwort auf die zuvor vorherrschenden starren, unanpassungsfähigen Entwicklungsprozesse. Diese ließen wenig Handlungs- und Entscheidungsfreiraum für am Projekt beteiligte Entwickler und auch Anpassungen bereits existierender Prozesse und Herangehensweisen waren langwierig und kostspielig. Die Vorteile des agilen Ansatzes erwiesen sich als so nützlich, dass heutzutage auch andere Branchen agile Methoden verwenden, um flexibel und effizient zu bleiben.
Agiles Projektmanagement - eine Definition
Was ist denn nun aber agiles Projektmanagement? Obwohl es keine universelle Definition dieses Begriffs gibt, da es sich eher um eine Herangehensweise und Denkweise handelt, gibt es doch einige definierbare Elemente dahinter. Wie das Adjektiv „agil“, welches seinen Ursprung im Begriff „Agilität“ hat, bereits indiziert, erlaubt agiles Projektmanagement ein größeres Maß an Flexibilität als traditionelle Methoden. Dies ist nicht nur innerhalb von Arbeitsabläufen, sondern auch in einem größeren, unternehmensweiten Kontext von Nutzen, da es eine schnelle Adaption an sich ändernde interne und externe Rahmenbedingungen erlaubt. Das agile Projektmanagement unterteilt den Gesamtprozess in iterative Schritte und fördert dadurch, dass einzelne Teilschritte getestet werden, um Änderungen vorzunehmen oder sogar einen Schritt zurückzugehen in der Planung, falls notwendig.
Der agile Projektzyklus - Phasen von Konzept zur Auslieferung
Die grundlegenden Phasen des agilen Projektmanagements basieren auf den 12 Werten der agilen Methodik und fokussieren sich auf Kundenzufriedenheit durch kontinuierliche Iteration und Verbesserung. Dabei wird Wert auf die regelmäßige Bereitstellung funktionaler Kernbestandteile sowie auf Zusammenarbeit, Motivation und Unterstützung zwischen am Projekt beteiligten Teams und Stakeholdern gelegt, was durch die Ermöglichung persönlicher Interaktionen und sich selbst organisierender Teams erreicht wird. Zusätzlich dazu liegt ein Fokus auf minimaler Komplexität und der regelmäßigen Untersuchung, wie Prozesselemente noch effizienter gestaltet werden können.
Im Gegensatz zu traditionellem Projektmanagement, bei welchem eine vorherige Phase des Projektes abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnen kann, und bei welchem selbst notwendige Rückschritte auf vorherigen Projektstufen mit hohen Kosten und erneuter Planung verbunden sind, erlaubt ein agiler Projektmanagement-Ansatz es Beteiligten, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Projektelemente dementsprechend adaptieren zu können. Die folgenden Phasen werden von am Projekt Beteiligten in einem fortlaufenden Zyklus immer wieder durchlaufen:
Planung und Machbarkeitsstudie
Definition des erstrebten Endprodukts und allgemeine Planung des dafür notwendigen Prozesses, inklusive Definition der dafür benötigten (Team-)Ressourcen in Hinblick auf das zu erfüllende Kundenbedürfnis.
Konzeption des Projekts inklusive Definition der Meilensteine
In diesem Schritt werden die Anforderungen an das erstrebte Endprodukt definiert, inklusive zu erreichender Meilensteine innerhalb des Projekts. Dies geschieht normalerweise teamübergreifend.
Ausführung erster Aktivitäten mit etwaiger Iteration eines Funktionsmodells
Am Projekt beteiligte Individuen und Teams arbeiten an den zuvor geplanten Schritten, um definierte Meilensteine zu erreichen. Ein wichtiger Bestandteil dieser Phase ist es in jedem Fall, Beteiligte darin zu unterstützen, alternative Herangehensweisen in Betracht zu ziehen, insofern sie Projektanforderungen erfüllen.
Testen der Ergebnisse, Produkte und erste Implementierung
In dieser Phase werden erreichte Ergebnisse oder Produkte getestet und nach Bedarf angepasst. Im Falle eines technischen Produktes beinhaltet dies oft eine erste Implementierungsphase und User Testing. Die erzielten Ergebnisse werden in Hinblick auf das in Phase 1 definierte Kundenbedürfnis geprüft und falls nötig angepasst.
Projektabschluss und Retrospektive
Um einen agilen Projektzyklus abzuschließen, wird zuerst evaluiert und mit Feedback bestätigt, ob das erzielte Endprodukt den definierten Kundenbedürfnissen entspricht. Je nach Fokus des Projektes kann es auch sein, dass an dieser Stelle zukünftige Funktions- und Performance-Check-ins definiert und geplant werden.
Vor- und Nachteile des agilen Projektmanagements
Die Nützlichkeit von agilem Projektmanagement, neben seiner Flexibilität, liegt in den folgenden Kernelementen:
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Minimierung von Risiken: Durch die Arbeit in kurzen, wiederkehrenden Zyklen werden Probleme und Fehler frühzeitig erkannt. Die Fähigkeit, auf vorherige Schritte und Teilprodukte zurückzublicken, erlaubt es, etwaige Probleme in frühzeitigen Phasen zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu größeren, kostspieligen Fehlern auswachsen. Das reduziert das Projektrisiko erheblich.
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Steigerung des Kundennutzens: Der Fokus liegt auf der kontinuierlichen Lieferung von Wert. Indem funktionierende Teilergebnisse frühzeitig an den Kunden geliefert werden, erhält man Feedback, das direkt in die nächste Phase einfließen kann. Das Ergebnis ist ein Produkt, das die Bedürfnisse der Kunden tatsächlich erfüllt.
Auf der anderen Seite kann genau dieses Level an Flexibilität auch ein Nachteil des agilen Projektmanagements sein. Wenn die erste Planungsphase nicht durchdacht wird oder wenn in der zweiten und dritten Phase zu viele, für die Erfüllung des ursprünglichen Kundenbedürfnisses nicht notwendige Adaptionen vorgenommen werden, kann es zu einem „Scope Creep“ kommen, was eine ständige Erweiterung des Projektumfangs ist. Dadurch wird nicht nur der Projektzeitrahmen lang und unübersichtlich, sondern Teams laufen auch Gefahr, Budgets zu überschreiten, wodurch die Effizienz des agilen Ansatzes im Projektmanagement zunichtegemacht wird.
Essentielle agilen Metriken und KPIs für den Projekterfolg
Ein agiler Ansatz allein garantiert noch keinen Erfolg. Um ein Projekt und dessen Erfolg auf Kurs zu halten, sind agile Metriken und KPIs (Key Performance Indicators) unerlässlich. Sie dienen nicht der Kontrolle von Mitarbeitern, sondern als quantitative Grundlage, um den Projekterfolg zu bewerten.
Häufig verwendete Metriken und Techniken um Eckdaten zu visualisieren und Engpässe zu identifizieren sind:
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Velocity: Die Menge der vom Team in einem Sprint erledigten Arbeit
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Burndown-Charts: Visualisieren den verbleibenden Arbeitsaufwand. Auch
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Zykluszeit (Cycle Time) und Vorlaufzeit (Lead Time) geben Aufschluss über die Geschwindigkeit des Workflows.
Agile Projektmanagement Methoden, Tools und Anwendungsfälle - inklusive anpassbarer Vorlagen und Beispiele
Agiles Projektmanagement ist keine einzige, starre Methode, sondern ein Überbegriff für eine Reihe von Ansätzen, die auf denselben Werten und Prinzipien basieren. Die bekanntesten und am häufigsten verwendeten in gängigen Branchen werden wir Ihnen hier vorstellen und erläutern, wann welche Methoden und dazugehörigen Visualisierungen am besten zu verwenden sind.
Lean
Lean Prinzipien sind das Fundament für viele agile Methoden und stellen Kunden und deren Bedürfnisse in den Vordergrund. Gleichzeitig hat Lean Management den Anspruch, Mehrwert und Qualität zu maximieren, ohne an Effizienz einzubüßen. In seinem Kern versucht der Lean-Ansatz, Verschwendung zu eliminieren - seien es unnötige Arbeitsschritte, Wartezeiten, doppelte Arbeit oder überflüssige Dokumentation.
Agile Teams wenden Lean an, um ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern und den Arbeitsfluss zu optimieren. Ein praktisches Beispiel der Lean-Prinzipien ist im UX (User Experience) Design, bei welchem Designer und Entwicklungsteams die Zusammenarbeit in den Mittelpunkt stellen und mithilfe von nutzerzentrierten Einsichten, regelmäßigen Feedback-Momenten und Tests effizient nutzerfreundliche digitale Produkte erstellen.
