Si se hace correctamente, reunir a las partes interesadas para un proyecto puede empoderar a tu equipo y también ayudar a que el gerente del proyecto maneje adecuadamente las expectativas. Para ello, necesitas una buena comprensión de la gestión de las partes interesadas.
¿A quién le corresponde gestionar a las partes interesadas de un proyecto?
Los gerentes de proyecto deben analizar a sus partes interesadas y prepararse para manejar las expectativas y la influencia de estas. En algunos proyectos, podría ser el cliente quien gestione a las partes interesadas. No obstante, en general, debido a que el gerente del proyecto es el encargado último de garantizar el éxito del proyecto, debe contar con estrategias de gestión de partes interesadas.
Por lo general, los proyectos suelen recibir la influencia de las partes interesadas al principio de la planificación del proyecto y a inicios de la implementación. Antes de que empiece a generarse el impulso del equipo de trabajo, las partes interesadas suelen tener mayor influencia. El gerente del proyecto debe tener en cuenta la influencia de las partes interesadas y prepararse antes de que el proyecto avance demasiado.
Por qué es importante gestionar a las partes interesadas de un proyecto
Los proyectos suceden en contextos organizacionales e incluyen distintas metas personales, conflictos interpersonales y relaciones positivas y negativas. La política del lugar de trabajo influye en el resultado de los proyectos y puede poner a los equipos en situaciones difíciles. Una persona que piensa que un proyecto en particular puede afectar su carrera de forma negativa, por ejemplo, podría sentirse amenazada por el avance del proyecto. Si el proyecto requiere su participación, el equipo que trabaja en el proyecto necesitará una estrategia para manejar las expectativas de esa parte interesada y su efecto para el proyecto.
Sin una gestión proactiva de las partes interesadas, sus intereses y planes pueden contraponerse con las metas del proyecto.
Cómo gestionar a las partes interesadas en los distintos equipos
Aunque es probable que pertenezcan a distintos equipos, departamentos y áreas, todas las partes interesadas deben colaborar para asegurar el éxito de tu proyecto. Las partes interesadas tienen distintos grados de interés y participación en tu proyecto. Cuando planifiques e implementes tu proyecto, debes entender a las partes interesadas y elaborar una estrategia sobre cómo las gestionarás. La gestión consiste en garantizar que todos tengan la comunicación y el apoyo necesario a lo largo del proyecto.
Identifica a las partes interesadas del proyecto
Hay partes interesadas en todos los puestos, departamentos, equipos y niveles de la organización. Cualquier persona o grupo que de alguna manera se vea afectado por tu proyecto puede considerarse una parte interesada. Cuando consideres quiénes pueden ser las partes interesadas en tu proyecto, piensa en cómo podrían participar estas personas:
