Organigrama de una empresa

En caso de que necesites repasar tus conocimientos, un diagrama organizacional —u organigrama, para abreviar— muestra la estructura de una organización, incluidas las relaciones y las categorías que la forman. Los organigramas pueden:

• Dar a los empleados una visión general rápida de toda la compañía y mostrar el área donde se ubica su puesto.
• Mantener registro de las relaciones jerárquicas.
• Mostrar las relaciones entre los departamentos.
• Mejorar la comunicación.
• Auxiliar a la gerencia a medida que amplía la compañía y administra el crecimiento.

Existen varias maneras de organizar una empresa. Existen diferentes tipos de organigramas para reflejar las funciones, niveles y cultura de una empresa. A continuación, repasamos varios ejemplos de los tipos de organigramas de una compañía.

• Organigrama jerárquico
• Organigrama horizontal o plano
• Organigrama matricial​

Al organigrama de forma piramidal que mencionamos antes se lo conoce como organigrama jerárquico. Cada empleado debe tener un supervisor. La mayoría de las organizaciones agrupan los departamentos por función —p.ej. marketing, RR. HH., ventas, etc. —pero también se podría agrupar por producto en el caso de compañías más grandes o por ubicación física para compañías internacionales..

Pros

• Define mejor los niveles de autoridad y responsabilidad.
• Muestra a quién responde cada persona y con quién hablar sobre proyectos específicos.
• Motiva a los empleados con trayectorias profesionales y oportunidades de promoción claras.
• Da a cada empleado una especialidad.
• Crea camaradería entre los empleados dentro del mismo departamento.

Contras

• Puede frenar la innovación y los cambios importantes debido a una mayor burocracia.
• Puede hacer que los empleados actúen según el interés del departamento en lugar de la compañía como un todo.
• Puede hacer que los empleados que se encuentran en la parte inferior del diagrama se sientan subestimados.

Un organigrama horizontal o plano se adapta a las compañías con pocos niveles entre la alta dirección y los empleados del nivel de personal. Muchas nuevas empresas usan un organigrama horizontal antes de crecer lo suficiente como para crear diferentes departamentos. Sin embargo, algunas organizaciones mantienen esta estructura, ya que promueve menor supervisión y mayor participación de parte de todos los empleados.

Pros

• Da a los empleados mayor responsabilidad.
• Promueve una comunicación más abierta.
• Mejora la coordinación y la velocidad en la implementación de nuevas ideas.

Contras

• Puede crear confusión, ya que los empleados no tienen un supervisor claro a quien responder.
• Puede producir empleados con habilidades y conocimientos más generales.
• Puede ser difícil de mantener una vez que la compañía crece más allá de su estado de nueva empresa.

El nombre describe su estructura. Un organigrama matricial tiene el aspecto de una cuadrícula y muestra equipos que se forman para proyectos especiales. Por ejemplo, un ingeniero puede ser parte del departamento de ingeniería de forma regular (dirigido por un director de ingeniería), pero puede trabajar en un proyecto temporal (dirigido por un gerente de proyectos). El organigrama matricial representa ambas funciones y relaciones jerárquicas.

Pros

• Permite a los supervisores elegir fácilmente a las personas según las necesidades de un proyecto.
• Ofrece una perspectiva más dinámica de la organización.
• Motiva a los empleados a usar sus habilidades en diversas capacidades aparte de sus funciones originales.

Contras

• Presenta conflicto entre gerentes de departamentos y gerentes de proyectos.
• Puede cambiar más frecuentemente que otros tipos de organigramas.

Es posible que quieras un organigrama que puedas editar fácilmente a medida que cambie tu organización o uno que puedas adaptar con tus notas personales. Tenemos buenas noticias: es sencillo y gratis crear uno con Lucidchart. Empieza con una plantilla de organigrama gratuita o crea un organigrama de forma automática a partir de un archivo CSV con este tutorial rápido.

Sin importar cuál de los diferentes tipos de organigramas elijas, ten en cuenta los siguientes principios. (No te preocupes. Lucidchart te puede ayudar a seguirlos todos.)

Mantente organizado. Un organigrama desorganizado no será de mucha ayuda para nadie. Para una absoluta claridad, crea recuadros del mismo tamaño y colócalos separados a igual distancia. Si te es posible, mantén el organigrama en una página o divídelo en diferentes hojas por departamento. Crea tu documento fácilmente en Lucidchart por medio de la función de formato automático y con las plantillas de organigrama predefinidas. (Puedes incluso importar datos de una hoja de cálculo o de un archivo CSV.)

Mantenlo actualizado. Muchas compañías crecen rápidamente y promueven a los empleados con frecuencia. Vuelve parte del ritual de incorporación de tu compañía el actualizar el organigrama cuando alguien empieza en un nuevo puesto; así sabrán enseguida cuál es su lugar. Gracias a que nuestra herramienta de diagramación reside en la web, puedes invitar a varios empleados a contribuir y a editar en tiempo real. Solo haz clic en “Compartir”.

Crea una ubicación central para tu organigrama y compártelo desde esa ubicación. Si envías a tus empleados el organigrama como archivo adjunto por correo electrónico, el documento puede perder vigencia rápidamente y de pronto tendrás versiones imprecisas circulando por todos lados. Lucidchart puede actuar como tu ubicación central. Una vez que crees tu documento, comparte con otros una copia con acceso a lectura solamente o publica un enlace en vivo para que cuando las personas entren o salgan o cambien de puesto en la compañía, tu documento publicado refleje los cambios que hagas.

Proporciona otra información relevante u ofrece un enlace a la misma en tu documento. Los nombres y los puestos no son los únicos detalles que importan. Agrega fotos, información de contacto u otros datos directamente en el diagrama, o bien, un enlace a esa información en Lucidchart para que los empleados puedan comunicarse y colaborar con mayor facilidad.

Prueba Lucidchart a medida que crees uno de estos tipos de organigramas y mantén tu compañía en sintonía.

¿Qué ventajas has visto con el uso de organigramas jerárquicos, matriciales o planos?

Tal vez quieras un organigrama que te permita editar la estructura de tu empresa con facilidad a medida que cambia, o uno que puedas personalizar con notas personales. Tenemos buenas noticias: con Lucidchart, es fácil y gratuito crear un organigrama empresarial así. Comienza con una plantilla gratuita de organigrama empresarial o crea un organigrama automáticamente a partir de un archivo CSV siguiendo este breve tutorial.

Independientemente del tipo de organigrama que elijas para tu empresa, recuerda los siguientes principios. (No te preocupes: Lucidchart te ayuda a seguirlos).

Mantente organizado. Un organigrama desorganizado no le sirve a nadie. Para lograr la mayor claridad posible, crea todos los recuadros del mismo tamaño y colócalos con espacios iguales entre ellos. Si puedes, haz que el gráfico quepa en una sola página, o dedica una hoja a cada área de la empresa. Crea tu documento fácilmente en Lucidchart con funciones de formato automático y plantillas de organigramas ya listas. (También puedes importar datos de una hoja de cálculo o archivo CSV para crear el organograma de tu empresa automáticamente).

Manténlo actualizado. Muchas empresas crecen rápido o promocionan a sus empleados con frecuencia. Crea el hábito de actualizar el organigrama cada vez que alguien sea contratado o comience en un nuevo puesto; esto le ayudará a entender su rol en la empresa de manera inmediata. Como nuestra herramienta de diagramación está basada en la web, puedes invitar a varios empleados para que ayuden y realicen cambios en tiempo real. Solo tienes que hacer clic en “Compartir”.

Crea un lugar centralizado para tu organigrama y compártelo desde allí. Si envías un correo electrónico con el organigrama adjunto a tus empleados, el archivo puede quedar desactualizado rápidamente y la empresa podría terminar con versiones incorrectas del documento por todas partes. Lucidchart puede ser tu lugar centralizado. Después de crear el documento, comparte una copia del organigrama con permiso de solo lectura o publica un enlace en vivo. Cuando las personas entren, salgan o se muevan dentro de la empresa, tu documento publicado reflejará los cambios realizados.

Proporciona o enlaza otra información relevante en tu documento. Los nombres y los cargos no son los únicos detalles que importan. Añade fotos, información de contacto u otros datos directamente al documento o vincula esa información en Lucidchart para que los empleados puedan contactarse entre sí con mayor facilidad, fomentando la colaboración.