¿Por qué usar un diagrama WBS en la gestión de proyectos?
Hay varias razones por las que dividir un proyecto grande es beneficioso. Te ayuda con estas tareas:
Todos estos beneficios surgen esencialmente de trabajar con partes de un proyecto que puedes visualizar con precisión en lugar de tratar de digerir e interpretar una tarea misteriosa y abrumadora de una sola vez.
Cómo crear una estructura de desglose de trabajo
- Registra el objetivo general que estás tratando de lograr. Podría ser cualquier cosa, desde el desarrollo de una nueva característica de software hasta la construcción de un misil.
- Divide el proyecto general en partes cada vez más pequeñas, pero detente antes de llegar al punto de enumerar todas las acciones que se deben realizar. Recuerda concentrarte en entregables concretos en vez de en acciones.
- Según la naturaleza de tu proyecto, comienza a dividir por fases del proyecto, grandes entregables específicos o subtareas.
Consejos para hacer una estructura de desglose del trabajo
A medida que desarrollas una estructura de desglose del trabajo, usa estas reglas para obtener los mejores resultados:
- La regla del 100 %. El trabajo representado por tu WBS debe incluir el 100 % del trabajo necesario para completar el objetivo general, sin incluir ningún trabajo externo o no relacionado. Además, las tareas secundarias de cualquier nivel deben tener en cuenta todo el trabajo necesario para completar la tarea principal.
- Mutuamente excluyente. No incluyas una subtarea dos veces ni tengas en cuenta ninguna cantidad de trabajo dos veces. Hacerlo violaría la regla del 100 % y resultará en errores de cálculo al intentar determinar los recursos necesarios para completar un proyecto.
- Resultados, no acciones. Recuerda concentrarte en proyectos y resultados en lugar de en acciones. Por ejemplo, si estuvieras construyendo una moto, un entregable podría ser "el sistema de frenado", mientras que las acciones incluirían "calibrar las pastillas de freno".
- La regla del 8/80. Hay varias formas de decidir cuándo un paquete de trabajo es lo suficientemente pequeño sin ser demasiado pequeño. Esta regla es una de las sugerencias más comunes: un paquete de trabajo debería tardar no menos de ocho horas de esfuerzo, pero no más de 80. Otras reglas sugieren no más de diez días (lo que equivale a 80 horas si trabaja a tiempo completo) o no más de un período de informe estándar. Es decir, si informas sobre tu trabajo todos los meses, un paquete de trabajo no debería tardar más de un mes en completarse. En caso de duda, aplica la regla "si parece lógico" y utiliza tu sentido común.
- Tres niveles. En términos generales, una WBS debería incluir alrededor de tres niveles de detalle. Algunas ramas de la WBS estarán más subdivididas que otras, pero si la mayoría de las ramas tienen alrededor de tres niveles, el alcance de tu proyecto y el nivel de detalle de tu diagrama WBS son aproximadamente correctos.
- Asignar tareas. Cada paquete de trabajo debe asignarse a un equipo o individuo específico. Si has realizado bien tu WBS, no habrá superposición de trabajo, por lo que las responsabilidades estarán claras.
Ejemplo de estructura de análisis de trabajo
Mientras piensas en cómo hacer una estructura de desglose del trabajo, veamos un ejemplo. Esta es una estructura de desglose del trabajo para construir una casa.
Observa cómo se aplican las reglas del armado de una WBS en este ejemplo. En primer lugar, el proyecto de construcción de la casa se subdivide en tres grandes secciones que parecen tener lógica: cimientos, exteriores e interiores. Esas secciones se subdividen en uno o dos niveles, para llegar a un máximo de tres niveles. El esfuerzo necesario para construir una casa se ha dividido entre todos los paquetes de trabajo, que suman el 100 %. En este diagrama, no hay duplicación de trabajo representada. Para mejorar aún más este diagrama, sería posible agregar el presupuesto para cada paquete de trabajo y asignarlo a un equipo.
Formato de estructura de desglose del trabajo
Puedes elegir entre varias opciones de formato diferentes al crear una estructura de desglose del trabajo. El ejemplo anterior utiliza un formato de árbol, que es la opción más visual. Estructura la WBS como un organigrama y muestra la jerarquía de las tareas además de proporcionar espacio para información adicional sobre cada paquete de trabajo.
Estructura de esquema
Un esquema de texto es el formato de WBS más simple. Es fácil de armar y muestra la jerarquía de las tareas. Sin embargo, es difícil agregar información adicional sobre el presupuesto, la duración y la asignación utilizando este formato.
Construir una casa
1 Cimientos
1.1 Excavar
1.1.1 Hacer el pozo
1.1.2 Nivelar
1.2 Estructura
1.3 Concreto
1.3.1 Colocar
1.3.2 Curar
2 Exteriores
3 Interiores
Estructura jerárquica
Este formato es menos intuitivo visualmente pero muestra la jerarquía de tareas. Como es una tabla, encaja fácilmente en una página.
Vista tabular
Una vista tabular es una forma visualmente más intuitiva de mostrar la jerarquía mediante una tabla.
Diccionario de la WBS
¿Qué es el diccionario de la WBS? El diccionario de la WBS tiene el formato de la estructura jerárquica, pero incluye una breve descripción de cada paquete de trabajo. Al documentar un proyecto, a menudo se incluye un diccionario de la WBS además de la visualización. Ayuda a aclarar el alcance de cada tarea para que todos los miembros del equipo comprendan sus responsabilidades.
Plantilla de estructura de desglose de trabajo
Para comenzar, aquí hay una serie de plantillas de estructura de desglose del trabajo que puedes usar. Solo tienes que hacer clic para abrir la plantilla y personalizar la información, la disposición y el diseño.
Gráfico de estructura de desglose del trabajo
