En tant que chef de projet, vous êtes souvent confronté à un équilibre délicat entre l'analyse détaillée et la vue d'ensemble. Les multiples étapes et la complexité des projets modernes d'aujourd'hui peuvent faire du suivi un véritable défi.
Il existe cependant des solutions pour vous faciliter la tâche : votre approche du suivi de l'avancement du projet doit être collaborative, transparente et régulière.
La différence entre une stratégie de projet et un plan de communication
La stratégie de votre projet se développera probablement de manière assez naturelle, il y aura presque toujours un plan relatif au déroulement du projet. Mais votre plan de communication de l’avancement d’un projet requiert un peu plus d'efforts et de réflexion.
Votre plan de communication ne porte pas sur la manière dont vous allez réaliser le projet, mais sur les personnes concernées par l'avancement du projet. Avant de vous atteler au suivi de votre projet, vous devez connaître la stratégie globale du projet et le plan de communication. L'approche adoptée dans les deux cas aura un impact sur ce que vous superviserez et sur la fréquence de communication des informations.
Le suivi d’avancement de projet est un maillon essentiel mais, il est vrai, très complexe. Souvent, il y a plus d'un projet à superviser, et chaque projet comporte de nombreuses étapes qui doivent être gérées.
Viennent ensuite les personnes. Il est impossible de suivre les avancées sans la coopération des membres de l'équipe et des parties prenantes, mais comme tout le monde est débordé, il peut être difficile de se tenir au courant. Les chefs de projet optent souvent pour des réunions hebdomadaires afin de faire le point rapidement, mais cela leur fait perdre un temps précieux qui pourrait être consacré à la gestion du projet. Et si les participants ne vous écoutent pas attentivement, vous risquez de passer à côté d'informations essentielles.
Si vous organisez des réunions hebdomadaires, certaines mises à jour devraient déjà être en place afin que ce temps puisse être employé à clarifier les zones d'ombre, à se mettre d'accord sur les prochaines étapes et, de manière générale, à faire avancer les choses.
Un suivi efficace peut favoriser une meilleure communication et une meilleure mise en œuvre de la stratégie du projet. Vous pouvez améliorer le suivi en mettant en place un processus permettant de recueillir facilement des données, d'identifier rapidement les défis et les opportunités, et de partager des informations essentielles et claires pour votre équipe et vos parties prenantes.
Comment effectuer le suivi de l’avancement du projet et en informer les autres
Pour assurer le suivi des projets, commencez par identifier ce que vous allez devoir contrôler. Collaborez avec votre responsable pour vous aligner sur les objectifs principaux et les critères de réussite du projet.
Prenez également le temps de déterminer quelles données seront importantes pour les rapports sur l'avancement du projet et quelles données seront importantes pour les rapports rétrospectifs. Des exemples de données importantes sont le délai d'achèvement, le budget, l'allongement des délais et l'évaluation des risques.
Une fois que vous connaissez les objectifs principaux et les principales variables, vous pouvez vous concentrer sur les étapes clés de votre frise chronologique : quelles sont les échéances importantes à respecter ? Quelles sont les dates qui ne peuvent pas être décalées ? Et où se situent les dépendances ? Il s'agit des dates que vous voudrez communiquer aux membres de l'équipe afin qu'ils repèrent clairement les étapes à respecter.
Identifiez des périodes spécifiques pour le suivi du projet
Vous pouvez vous appuyer sur vos dates repères pour l'étape suivante qui consiste à mettre en place votre méthode de suivi : définir la fréquence des réunions de l'équipe.
Il n'est généralement pas nécessaire d'effectuer le suivi d'un projet toutes les heures, mais vos dates butoirs vous aideront à déterminer la fréquence à laquelle vous souhaitez que les équipes assurent leur suivi. Il est également conseillé d'établir un calendrier destiné à informer les parties prenantes afin qu'elles sachent à l'avance à quel moment vos projets auront besoin de leur contribution.
Déterminer comment collecter les données
La coopération entre les membres de l'équipe est nécessaire pour que le suivi des projets vous apporte des informations utiles. Dès la phase de lancement, précisez la possibilité que vous ayez besoin de faire le point avec les membres de l'équipe. Insistez sur l'importance de communiquer des informations en temps voulu et sur la manière dont ces informations seront utilisées pour que le projet suive son cours normalement.
La commodité d'utilisation est essentielle afin de garantir la qualité des informations transmises. L'idéal est d'utiliser un outil interactif qui permet aux membres de l'équipe de partager rapidement et facilement les informations. Lucidchart dispose d'un certain nombre de fonctionnalités de collaboration et de visualisation des données qui permettent des mises à jour en temps réel, des formats partageables et la transparence afin que tout le monde sache où en est le projet et ce qui reste à faire.
Clarifier et ajuster les attentes
Les projets comportent généralement quelques aléas qui nécessitent une meilleure supervision de la part du chef de projet. Les équipes voudront être informées de l'impact des nouveaux développements sur les projets et les différentes priorités. Vous pouvez utiliser des visuels interactifs pour illustrer les modifications possibles des projets en termes de contenu et de délais. Vous pouvez également utiliser des visuels afin de signaler toute étape du processus qui deviendrait plus urgente ou plus impérative.
Le fait de disposer de ces outils peut également vous aider à relever l'un des principaux défis de la gestion de projet : inciter les membres de votre équipe à respecter les délais. Si les membres de l'équipe saisissent clairement l'impact du non-respect d'une échéance sur le projet tout entier, ils seront plus enclins à essayer de respecter la frise chronologique, surtout si le non-respect de l'échéance entraîne un surcroît de travail ou une réduction du temps dont ils disposaient pour accomplir une autre étape du processus.
Si vous collaborez avec la même équipe sur plusieurs projets, les visuels peuvent également être d'un grand secours pour indiquer quels projets sont prioritaires, lesquels ont le plus de marge de manœuvre, et lesquels sont liés ou partagent des dépendances. De cette façon, les équipes peuvent jongler entre plusieurs missions de manière plus efficace.
