Como gerente de projetos, muitas vezes você está caminhando sobre uma linha tênue entre a análise detalhada e a visão panorâmica. As camadas e a complexidade dos projetos modernos da atualidade podem tornar o monitoramento bastante desafiador.
No entanto, existem maneiras de tornar isso mais fácil: sua abordagem para acompanhar o progresso de um projeto precisa ser colaborativa, transparente e oportuna.
A diferença entre uma estratégia e um plano de comunicação em projetos
Sua estratégia de projeto provavelmente se desenvolverá de forma bastante natural, pois quase sempre há um plano de como realizar o projeto. Mas o seu plano de comunicação exige um pouco mais de esforço e deliberação.
Seu plano de comunicação não é sobre como você realizará o projeto, mas a quem você comunicará o progresso do projeto. Antes de você começar a monitorar seu projeto, você vai querer conhecer a estratégia abrangente do projeto e o plano de comunicação. A abordagem para ambos afetará o que você monitora e com que frequência você o comunica.
O monitoramento de projetos é uma peça fundamental, mas reconhecidamente complicada do quebra-cabeça. Muitas vezes, há mais de um projeto para monitorar, e cada projeto possui muitos subníveis que precisam ser gerenciados.
Depois disso, há as pessoas. É impossível monitorar o progresso sem a cooperação dos membros da equipe e das partes interessadas, mas como todos estão ocupados, pode ser difícil conseguir atualizações. Os gerentes de projeto normalmente usam reuniões semanais para obter atualizações rapidamente; no entanto, isso tende a tomar um tempo valioso que pode ser usado para a execução. E se você não tiver a atenção completa dos participantes, ainda poderá perder informações essenciais.
Se você tiver reuniões semanais, já deve haver algumas atualizações disponíveis para que o tempo possa ser usado para esclarecer áreas nebulosas, alinhar as próximas etapas e, geralmente, levar os planos adiante.
O monitoramento inteligente pode preparar o cenário para uma comunicação fácil e uma melhor implementação da estratégia do projeto. Você pode melhorar o monitoramento configurando um processo para coletar dados com facilidade, identificando desafios e oportunidades desde o início e compartilhando conclusões importantes que são fáceis de entender para sua equipe e partes interessadas.
Como fazer o monitoramento e controle de projetos e comunicar o progresso das atividades
Para monitorar projetos, você terá que começar determinando o que você vai medir. Trabalhe com seu gerente para alinhar os principais objetivos e métricas de sucesso do projeto.
Além disso, dedique algum tempo para determinar quais dados serão importantes para os relatórios de progresso do projeto e quais dados serão importantes para os relatórios de análise retrospectiva. Exemplos de dados importantes incluem tempo de conclusão, orçamento, aumento do escopo e avaliação de risco.
Depois de conhecer os principais objetivos e as principais métricas, você pode se concentrar nos pontos críticos na sua linha do tempo: quais são as principais datas que devem ser cumpridas? Quais datas não podem ser alteradas? E onde estão as dependências? Essas são as datas que você terá que compartilhar com os membros da equipe para que eles tenham marcos claros para alcançar.
Identifique intervalos específicos para quando for monitorar o projeto
Você pode usar suas datas importantes para a próxima etapa na configuração de sua abordagem de monitoramento: determinar os intervalos para verificações da equipe.
Normalmente, não será necessário monitorar um projeto a cada hora, mas suas datas críticas ajudarão a descobrir com que frequência você deseja que as equipes façam a verificação. Você também terá que definir um cronograma para atualizar as partes interessadas para que elas saibam com antecedência quando seus projetos precisarão da contribuição deles.
Decida como a coleta de dados será feita
Você precisará da cooperação da equipe para conseguir informações úteis ao monitorar projetos. Defina a expectativa na fase inicial de que você precisará de atualizações dos membros da equipe. Explique a importância de fornecer informações em tempo hábil e como essas informações serão usadas para manter o todo o projeto no caminho certo.
A facilidade de uso é essencial para obter as atualizações que você está procurando e de preferência, você emprega uma ferramenta interativa que torna as atualizações rápidas e fáceis para os membros da equipe compartilharem. O Lucidchart possui uma série de recursos colaborativos e de visualização de dados que permitem atualizações em tempo real, formatos compartilháveis e transparência para que todos estejam em sintonia com o estágio do projeto e o que é necessário a seguir.
Esclareça e ajuste as expectativas
Normalmente, os projetos apresentam algumas complexidades que exigem mais orientação do gerente de projeto. As equipes terão que saber como os novos desenvolvimentos afetam os projetos e as prioridades. Você pode usar recursos visuais interativos para mostrar como os projetos podem mudar em termos de escopo e tempo. Você também pode usar recursos visuais para comunicar qualquer etapa do processo que agora se tornou mais urgente ou decisiva.
Ter essas ferramentas à sua disposição também pode ajudar com um dos maiores desafios da gestão de projetos: fazer com que as pessoas respeitem os prazos. Se os membros da equipe realmente entenderem como o não cumprimento de um prazo afeta o projeto na totalidade, eles provavelmente tentarão cumprir o cronograma, especialmente se perder o prazo resultar em mais trabalho ou menos tempo para eles concluírem outra etapa do processo.
Se você estiver trabalhando com a mesma equipe em vários projetos, os recursos visuais também podem ajudar de maneira significativa na comunicação sobre quais projetos são prioritários, quais têm mais folga e quais estão relacionados ou compartilham dependências. Dessa forma, as equipes podem lidar com várias tarefas de forma mais adequada.
