プロジェクトの RACI Matrixを作成する方法
RACI マトリックスのメリットには、作成が簡単な点があります。以下の4つのステップに従って、プロジェクトの役割と割り当てを戦略的に配分してみましょう。
ステップ1 : プロジェクトのタスクをリストアップ
主要なステークホルダーとミーティングを行い、プロジェクト内のすべてのタスク、マイルストーンや意思決定を特定します。このリストには、製品などの成果物だけでなく、ミーティングなどの活動も含める必要があります。
これらのプロジェクト項目を完了順にマトリックスの左側 (Y 軸) にリストアップします。
ステップ2 : プロジェクトの役割を決定
マトリックスの一番上の行 (X 軸) に、すべてのプロジェクトの役割 (一般的には役職名) を入力します。例えば、プロジェクトマネージャー、ビジネスアナリスト、開発者、テクニカルアーキテクト、CTO などの役職が該当します。
プロジェクトに関連するすべてのステークホルダーを特定する中で、Y 軸に追加すべきタスクが見つかる場合もありますが、これも適宜追加していきます。
ステップ3 : RACI に基づく責任範囲の割り当て
次に、マトリックスの各セルに RACI に基づく役割 (実行責任者、説明責任者、相談先、報告先) を記入します。
図全体が埋まるまで、タスクリストに沿って作業を進めていきます。タスクに複数の責任者が存在する場合もありますが、説明責任者は各タスクに1人だけとなる点に注意しましょう。
ステップ4 : 確定と共有
RACI Matrixが完成したら、プロジェクトのステークホルダー全員に共有してフィードバックを求めます。割り当ての矛盾や問題点を整理し、モデルに対する最終承認を獲得します。
全員が共通認識を持てるよう、プロジェクト開始前に必ずモデルを承認するようにします。
注意点
RACI Matrixの有効性を高めるには、いくつか注意しておきたい点があります。
まず1つ目。各タスクには実行責任者と説明責任者の両方を必ず割り当てるようにしますが、複数の実行責任者が存在するタスクには注意が必要です。実行責任者が多すぎると、プロセスが遅くなるため、「船頭多くして船山に登る」にならないよう、必要な人数だけを配置するようにします。
2つ目は、モデルに適合しない役割もあることを念頭に置いておくことです。例えば、タスクにはそれぞれ実行責任者や説明責任者が必要ですが、内容の報告や相談が不要なものもあるでしょう。それで問題ありません。特に不確定要素の多い大規模なプロジェクトでは、不要な要素を減らすことで、効率と分かりやすさが向上します。
このような場合には RACIO モデルが有効です。RACIO モデルでは、RACI モデルで該当しない役割に「部外者 (Omitted/Out of the Loop)」のラベルを付けることができます。
したがって、すべてのステークホルダーが積極的に関与する必要のないタスクの場合には、そのタスクに関係ないステークホルダーを「部外者」とすることで、対象者が自分の役割に最も関連する作業に集中できるようになります。RACI マトリックスで戦略的に役割を割り当てることで、モデルを最適化し、プロジェクトの効率性向上につなげることができます。
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クラウドベースの作図プラットフォーム、Lucidchart は、多忙なプロジェクトマネージャーが RACI マトリックスを始め、価値ある図やプロセスフローを作成するのに最適なツールです。
RACI Matrixを最大限に活用するには明確なコミュニケーションが欠かせませんが、プロジェクトのステークホルダーがマトリックスに簡単にアクセスできなければ、タスクの継続は難しくなるでしょう。
Lucidchart を使えば、マネージャーがボタンをクリックするだけで RACI 図をチームメンバーと共有でき、図の活用も手軽。クラウドベースのプラットフォームで、いつでもどこでもリソースを利用することができます。
プロジェクトが計画通りに進めば理想的ですが、いつもそうとは限りません。変更が必要になったら、RACI 図もそれに合わせて変更が必要です。Lucidchart を使えば、図を最初から作り直すことなく、役割や割り当てを柔軟に調整でき、変更内容は自動で更新され、ユーザーに即座に表示されるので、全員が常に最新情報を確認できます。
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