Wat je moet doen als een werknemer uit dienst treed
Werknemers kunnen uit dienst treden om uiteenlopende redenen. Ze kregen een job aangeboden bij een ander bedrijf voor meer loon of voordelen, of verhuisden naar een andere streek of land. Misschien gaan ze met pensioen of willen ze een droom nastreven die ze al jaren koesteren, zoals poppenspeler worden (oké, misschien is dat wat vergezocht).
Als manager of HR professional kun je op een respectvolle manier vragen waarom de werknemer van plan is te vertrekken, aangezien het antwoord wellicht problemen kan blootleggen binnen je bedrijf. Maar bovenal is het jouw taak om beleefd en professioneel te blijven wanneer een werknemer uit dienst treed.
Maak geen grapjes zoals "Goed, nu hoef ik je niet te ontslaan" of "Laat de deur je niet in de weg staan." Praat de werknemer geen schuldgevoel aan opdat hij of zij zou blijven. Het kan gepast zijn om verdriet of teleurstelling uit te drukken bij het vertrek van de werknemer, maar het is een veel beter idee om hem of haar te bedanken voor zijn of haar dienst, hem of haar te feliciteren met de nieuwe kans en hem of haar succes te wensen in toekomstige uitdagingen.
Als de werknemer een drijvende kracht is achter je organisatie, kan je een hoger loon voorstellen of extra voordelen aanbieden om hem of haar aan boord te houden. Vergeet in dat geval niet dat je een precedent schept, om eventuele verwijten van discriminatie te vermijden. Als de werknemer op het moment in kwestie niet echt aan de verwachtingen van zijn of haar functie voldoet, kan een ontslag daarentegen gunstig zijn voor jouw organisatie, aangezien je geen ontslagprocedures moet opstarten. Je moet de werknemer uiteraard wel nog met respect blijven behandelen.
De stappen die moeten worden gezet wanneer werknemers uit dienst treden, moeten transparant zijn en gelijk zijn voor elke werknemer, om klachten in verband met discriminatie te vermijden.
Zorg ervoor dat de breuk vriendschappelijk verloopt en dat iedereen in goede verstandhouding uit elkaar gaat.
Stappen voor uitdiensttreding van een werknemer
Als een werknemer eenmaal uit dienst treed (en wanneer je daar correct op hebt gereageerd), dient de vaste procedure voor uitdiensttreding van je organisatie te worden gevolgd. De meeste bedrijven stellen daarvoor een checklist op met de volgende punten.
1. Vraag een ontslagbrief
De uitdiensttreding moet op papier staan. Die ontslagbrief moet je toevoegen aan het persoonlijke dossier van de werknemer. In de ontslagbrief moet vermeld worden dat de werknemer op eigen initiatief een einde maakt aan de arbeidsovereenkomst en dat de uitdiensttreding niet kadert binnen een tuchtmaatregel. Doorgaans bevat de ontslagbrief de intentie van de werknemer om te vertrekken, de intentie om een opzegtermijn van twee weken in acht te nemen en de datum waarop de werknemer vertrekt.
Een werknemer hoeft zijn of haar uitdiensttreding geen twee weken op voorhand te melden bij de werkgever, ook al staat dit in het werknemershandboek. Er is geen wet die stelt dat een werknemer verplicht is twee weken op voorhand zijn of ontslag te melden. Het wordt wel op prijs gesteld als de werknemer bijdraagt tot een vlotte overgangsperiode.
2. Werk samen met de manager van de werknemer in kwestie om de positie in te vullen
Telkens wanneer een werknemer ontslag neemt, kan dit de normale gang van zaken binnen de afdeling in de war sturen. Evalueer samen met de managers welke impact het vertrek zal hebben op het team. Moet de werknemer onmiddellijk worden vervangen? Kan het werk worden verdeeld over de resterende werknemers? Kan je team efficiënt blijven werken zonder de werknemer te vervangen? Moet je meteen een nieuwe werknemer aanwerven?
