O ERP (planejamento de recursos corporativos) é uma solução abrangente que as empresas usam para gerenciar e simplificar os principais processos comerciais. Basicamente, um sistema ERP atua como um hub central para coletar e vincular dados de vários processos comerciais, como recursos humanos, finanças, operações, cadeia de suprimentos, vendas, produção etc. Em uma única plataforma integrada, você pode gerenciar com eficiência todos os processos comerciais em tempo real.
Neste post, discutiremos os componentes mais comuns de um sistema ERP, como funciona um sistema ERP e quais são os benefícios do planejamento de recursos corporativos.
Quais são os componentes comuns de um sistema ERP?
Os componentes de um sistema ERP são usados para abordar funções e processos comerciais específicos. Esses componentes são "conectados" a um banco de dados central que armazena dados relevantes. Isso dá a todos os departamentos acesso em tempo real aos mesmos dados. As informações são atualizadas em tempo real em todos os componentes, proporcionando transparência e reduzindo discrepâncias de dados.
Os componentes do sistema ERP da sua organização variam dependendo do que você precisar. Os componentes comuns a seguir geralmente devem ser incluídos no ERP.
- Finanças: inclui recursos para rastrear, armazenar e gerenciar todas as atividades financeiras da sua empresa, como contabilidade, relatórios financeiros, orçamento, análise, previsão etc.
- Recursos humanos: inclui ferramentas para ajudar a gerenciar a força de trabalho da organização. Ajuda a otimizar as tarefas de RH, como recrutamento, contratação, avaliação de desempenho, registros de funcionários etc.
- Gerenciamento da cadeia de suprimentos: ajuda você a gerenciar todas as atividades envolvidas na transformação de matérias-primas em produtos a serem vendidos a clientes e parceiros. Isso inclui aquisição, gestão de estoque, previsão de demanda e muito mais.
- Fabricação: fornece ferramentas que ajudam no planejamento da produção, programação, gerenciamento de ordens de serviço, controle de qualidade e assim por diante.
- Vendas e marketing: ajuda a gerenciar e monitorar campanhas de marketing, pedidos de vendas, relação com clientes, leads de vendas etc.
Como funciona um sistema ERP?
Basicamente, um sistema ERP centraliza os dados, automatiza vários processos comerciais e melhora a precisão e a transparência dos dados coletados. A seguir está uma breve visão geral do que faz um sistema ERP funcionar.
- Dados integrados: um sistema ERP elimina silos de dados coletando dados de diferentes departamentos em uma base de dados centralizada. Isso garante que os dados estejam atualizados, consistentes e acessíveis em toda a organização.
- Estrutura modular: os sistemas ERP geralmente têm um design modular com cada componente (módulo) abordando uma função comercial específica. Você pode adicionar ou remover módulos para atender às necessidades da sua organização.
- Entrada de dados: dados de diferentes departamentos, como informações de clientes, níveis de estoque, transações de vendas, cronogramas de produção e muito mais, podem ser facilmente inseridos manualmente pelos colaboradores da empresa como um todo. Os dados também podem ser importados automaticamente de fontes externas.
- Automação: você pode configurar componentes em um sistema ERP para automatizar tarefas rotineiras e repetitivas. Isso ajuda a reduzir erros que podem ocorrer quando os dados são inseridos manualmente. Por exemplo, você pode automatizar uma tarefa para reabastecer o estoque quando tiver uma certa quantidade de estoque restante nas prateleiras.
- Processamento de dados: com base em regras e acionadores predefinidos, um sistema ERP pode processar dados automaticamente, realizar cálculos, atualizar registros, criar relatórios e assim por diante.
- Análise e relatórios: os sistemas ERP incluem ferramentas para análise de dados e criação de relatórios. Esses relatórios são acessados de forma fácil em toda a organização e podem ajudá-lo a tomar decisões informadas. Por exemplo, um relatório de vendas pode ajudar a analisar e compreender as tendências atuais do mercado.
Diferentes tipos de planejamento de recursos corporativos
A forma como você configura um sistema ERP depende do tamanho, do orçamento, do setor e do que você precisa que ele faça por você. A seguir estão os tipos comuns de sistemas ERP:
- No local: esses sistemas residem nos próprios servidores na infraestrutura de rede. Isso dá controle total sobre o ambiente ERP, mas pode exigir muitos recursos de TI para mantê-lo. Além disso, dimensionar o sistema pode ser caro, difícil e demorado.
- Roda em nuvem: são sistemas ERP hospedados e mantidos na nuvem. Ter o ERP na nuvem oferece escalabilidade do sistema, torna o software facilmente acessível de qualquer lugar do mundo e pode reduzir a complexidade da estrutura interna de TI.
- Híbrido: esses sistemas usam uma combinação de soluções que roda na nuvem e no local. Isso é útil se houver certas funções que você deseja manter no local e ainda aproveitar a escalabilidade fácil com os componentes na nuvem.
Qualquer um desses tipos de sistemas ERP pode ser personalizado com módulos e recursos que atendem a processos e requisitos de conformidade específicos do setor. É essencial que você entenda as necessidades da empresa para que possa implementar um sistema que se alinhe com objetivos e metas.
Quais são os benefícios de usar um sistema ERP?
Um sistema ERP pode beneficiar a empresa de várias maneiras, incluindo:
Aumente a eficiência e a produtividade
Ao automatizar tarefas, você pode simplificar os fluxos de trabalho de rotina, reduzir erros e disponibilizar dados importantes para todos que precisam deles.
Colaboração melhorada
Compartilhar dados em tempo real em toda a organização proporciona clareza e transparência. Isso pode ajudar a melhorar a comunicação em todos os departamentos e incentivar mais colaboração entre equipes multifuncionais.
Custos reduzidos
Um sistema ERP substitui os aplicativos existentes e reduz os custos associados à compra, licenciamento e instalação de vários aplicativos em máquinas individuais. Isso também ajuda a reduzir o custo do treinamento de indivíduos para usar os aplicativos. Os ERPs também podem ajudar a reduzir custos, automatizando processos, reduzindo dados duplicados e erros.
Gerenciamento mais fácil
Um sistema ERP facilita a gestão, combinando e integrando módulos que abordam várias áreas da sua empresa. A partir de um local centralizado, você pode gerenciar necessidades de estoque, acompanhar e gerenciar informações do cliente, analisar dados de vendas e muito mais.
Melhor tomada de decisão
O acesso a dados e ferramentas de relatórios confiáveis e atualizados proporciona clareza e insights. As ferramentas analíticas podem ajudar a identificar tendências, oportunidades e possíveis problemas. Isso pode ajudar a tomar melhores decisões sobre novos projetos, direção da empresa, definição de metas e assim por diante.
Dados centralizados
Sem um sistema ERP, os dados ficam isolados entre vários departamentos. Esses dados podem existir em vários aplicativos e planilhas diferentes. Isso pode levar à duplicação de dados em vários formatos, o que dificulta a atualização. Uma base de dados centralizado reduz a duplicação de dados, facilita a atualização de dados e garante que todos os dados estejam disponíveis no mesmo formato.
Mais visibilidade
Um sistema ERP oferece uma visão abrangente dos processos e das operações da organização. Esse tipo de visibilidade ajuda você a entender quem está fazendo o quê e pode ajudar a alocar recursos com mais facilidade.
Facilita a conformidade
As empresas que estão dispersas geograficamente em todo o país ou ao redor do mundo têm que lidar não apenas com regulamentações federais, mas também com regulamentações locais. Um sistema ERP pode incluir recursos de conformidade que ajudam a garantir que a empresa cumpra essas diferentes regulamentações. Ele também pode gerar relatórios que ajudarão no caso da empresa ser auditada.
Mais segurança de dados
Os sistemas ERP são normalmente muito seguros com autenticação de usuário, controle de acesso e criptografia para proteger os dados. Os dados armazenados na nuvem também são muito seguros devido aos padrões de alta segurança usados pelos provedores de serviços de nuvem.
Escalabilidade do sistema
À medida que a empresa cresce, um sistema ERP pode crescer com você para acomodar atividades como um aumento no volume de transações de vendas, novos usuários, interações com o cliente e muito mais. Se o ERP rodar em nuvem, o dimensionamento pode ser automático, dependendo do contrato de nível de serviço com o provedor de nuvem. Se o ERP estiver no local, o dimensionamento pode exigir máquinas adicionais, salas de servidor, recursos de TI etc.
