Schritte der Ist-Prozess-Analyse
Die Ist-Prozess-Analyse besteht aus drei Hauptphasen: Recherche, Dokumentation und Analyse.
1. Recherche
Für eine vollständige Ist-Analyse eines Unternehmens müssen Sie sich einen Überblick über die wichtigsten Produkte und Tätigkeiten des Unternehmens verschaffen.
Erstellen Sie zunächst eine Liste aller Produkte und Dienstleistungen, um einen klaren Überblick über die Wertschöpfungskette des Unternehmens zu erhalten. Ermitteln Sie dann alle Prozesse, die das Unternehmen zur Herstellung dieser Produkte und Services auf jeder Ebene verwendet, und ordnen Sie sie chronologisch an. (Einige Prozesse können parallel ausgeführt werden.)
Notieren Sie, wann jeder Prozess beginnt und endet, und welche Teams oder Personen an diesen Prozessen beteiligt (oder für sie verantwortlich) sind.
Übergeordnete Stakeholder und Manager können Ihnen beim Grundgerüst helfen, aber für einen vollständigen und genauen Bericht müssen Sie sich mit den Personen in Verbindung setzen, die jeden einzelnen Prozess direkt durchführen und beaufsichtigen.
Werfen Sie einen Blick auf einige der Möglichkeiten, wie Sie die benötigten Informationen sammeln können.
Persönliche Gespräche
Befragen Sie die Stakeholder, die die einzelnen Prozesse ausführen, sowie die Manager oder anderen Fachkräfte, die an dem Prozess beteiligt sind. Persönliche Berichte können gut (oder schlecht) funktionierende Prozesse bestätigen und Prozess-Schritte beleuchten, die Ihnen sonst nicht bewusst wären.
Persönliche Gespräche sind zwar wertvoll, doch sollten Sie (wenn möglich) mehrere Personen befragen, um ein möglichst vollständiges Bild des Prozesses zu erhalten. Ziehen Sie keine Schlüsse, die nur auf dem Bericht einer einzelnen Person beruhen.
Direkte Beobachtung
Befragen Sie nicht nur die Prozessbeteiligten, sondern nehmen Sie sich auch die Zeit, die Abläufe direkt in Aktion zu beobachten. Notieren Sie sich die Mitarbeiter, die an jedem Schritt beteiligt sind, sowie alle systemischen Supportfunktionen und Ressourcen, die verfügbar sind und/oder genutzt werden.
Umfragen
Versenden Sie Umfragen oder Fragebögen an die Prozessbeteiligten, um formelle schriftliche Antworten zu sammeln. In Umfragen können Sie gezielt Fragen stellen, auf die Sie durch Beobachtung oder Befragung vielleicht keine Antworten gefunden haben.
Umfragen geben Ihnen auch die Möglichkeit, von den Teilnehmern Feedback und Antworten auf Fragen zu erhalten, die sich bei anderen Taktiken der Informationserfassung (z. B. Beobachtung) ergeben haben.
Gruppenbesprechungen
Ziehen Sie schließlich in Erwägung, eine Gruppenmeeting mit relevanten Stakeholdern abzuhalten, um den Ist-Prozess zu skizzieren und frühere Ergebnisse durch die Teilnehmer bestätigen zu lassen.
Das Ziel ist es, sich mehrmals zu treffen, um den Prozess gemeinsam zu dokumentieren. Diese Treffen sollten am besten nach Abschluss anderer Recherchen (z. B. Interviews und Beobachtungen) anberaumt werden, da Sie dann alle Erkenntnisse zusammenfassen und mit den Teilnehmern zusammen etwaige Lücken ermitteln und Ihre Ergebnisse bestätigen können.
