Grundlagen der Dokumentation und Analyse des Ist-Prozesses

Die Unternehmen sind auf solide Prozesse angewiesen, um ihre Ziele effizient und effektiv zu erreichen. Aber ohne solide Prozesse könnte Ihr Unternehmen Geld, Mitarbeiter und sogar Kunden verlieren.

Hier kommt die Ist-Prozess-Analyse ins Spiel.

Den Ist-Zustand zu analysieren hilft Unternehmen, Prozesse zu dokumentieren, zu verfolgen und zu optimieren, um eine bessere Leistung, größere Effizienz und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe heben können, indem Sie Ihren Ist-Prozess dokumentieren.

Was ist eine Ist-Prozess-Analyse?

Die Ist-Prozess-Analyse oder Ist-Analyse ist eine Prozessmanagementstrategie, die die aktuellen Prozesse eines Unternehmens identifiziert und bewertet.

Die Ist-Analyse kann sich auf ein ganzes Unternehmen oder auf einen oder mehrere spezifische Prozesse innerhalb einer Abteilung oder eines Teams konzentrieren.

Es gibt mehrere wichtige Ziele oder Motivationen für die Implementierung von Ist-Analysen, darunter:

• Kostenersparnis
• Verbesserung bestehender Prozesse oder Erstellen neuer Prozesse
• Steigerung der Kundenzufriedenheit
• Verbesserung der Koordination im Unternehmen und der organisatorischen Reaktionsfähigkeit
• Einhaltung neuer regulatorischer Standards
• Anpassung von Prozessen nach einer Fusion oder Übernahme

Einer von BPTrends durchgeführten Umfrage aus dem Jahr 2015 zufolge gaben Unternehmen als wichtigsten Grund für die Nutzung eines Prozessmanagementsystems die Kostenersparnis durch Kostensenkung und/oder Steigerung der Produktivität an, dicht gefolgt von der Steigerung der Kundenzufriedenheit, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Prozessanalyse Ist-Zustand im Vergleich zum Soll-Zustand

Prozessanalysen des Ist-Zustands und des zukünftigen Soll-Zustands gehen bei der Bewertung von Unternehmensprozessen Hand in Hand. Einfach ausgedrückt: „Ist“ beschreibt den aktuellen Zustand Ihrer Prozesse und „Soll“ den Zustand, den Sie sich für Ihre Prozesse wünschen.

In der Phase des Ist-Zustands werden der aktuelle Status Ihrer Prozesse sowie etwaige Lücken oder Probleme mit dem aktuellen Betriebsmodus beschrieben. Sobald Sie diese Phase abgeschlossen haben, können Sie mit der Soll-Phase des Prozessmanagements beginnen.

Die Planung des Soll-Zustands beschreibt, wie der Prozess aussehen soll. Anhand des Ist-Diagramms arbeiten Sie gemeinsam mit den Stakeholdern an der Entwicklung von Verbesserungen des aktuellen Prozesses und skizzieren diese Änderungen in Ihrem Soll-Modell. Lucidchart erleichtert die Zusammenarbeit durch einfache Freigabe- und Kommentarfunktionen. Stakeholder können Ihre aktuellen und zukünftigen Zustandsmodelle schnell einsehen und bei jedem Schritt problemlos Feedback abgeben.

Die Aufzeichnungen sowohl über den aktuellen als auch über den zukünftigen Zustand helfen allen Mitarbeitern der Organisation, die Konsistenz der Prozesse zu wahren und Fortschritte und Ergebnisse besser zu verfolgen.

Verwenden Sie Ebenen in Lucidchart, um sowohl die Ist- als auch die Soll-Prozesse zu dokumentieren und zu visualisieren. Mithilfe von Hotspots können Sie zwischen den Ebenen hin- und herschalten, sodass Sie die Unterschiede zwischen den beiden Ebenen klar erkennen und Ihre Dokumentation anderen leicht präsentieren können.

Vorteile der Analyse Ihres Ist-Prozesses

Der Hauptvorteil der Ist-Prozess-Analyse ist die Schaffung einer soliden Grundlage für die Prozesse eines Unternehmens. Die Ist-Analyse ermöglicht es einem Unternehmen, den aktuellen Zustand seiner Prozesse zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Ohne diese grundlegenden Informationen ist es schwierig, Prozesse zu verwalten und zu verbessern. Mit anderen Worten: Wenn Sie Ihren Ausgangspunkt nicht kennen, wird es Ihnen schwerfallen, an Ihren Zielpunkt zu kommen.

Durch die Erstellung von Berichten über den aktuellen und den künftigen Stand der Prozesse können Unternehmen auch Folgendes erwarten:

• Ausrichtung des Betriebs auf die Unternehmensstrategie
• Verbesserte Prozesskommunikation und -schulungen
• Steigerung der betrieblichen Effizienz
• Mehr Kontrolle und Konsistenz im gesamten Unternehmen
• Schaffung eines Wettbewerbsvorteils

Schritte der Ist-Prozess-Analyse

Die Ist-Prozess-Analyse besteht aus drei Hauptphasen: Recherche, Dokumentation und Analyse.

1. Recherche

Für eine vollständige Ist-Analyse eines Unternehmens müssen Sie sich einen Überblick über die wichtigsten Produkte und Tätigkeiten des Unternehmens verschaffen.

Erstellen Sie zunächst eine Liste aller Produkte und Dienstleistungen, um einen klaren Überblick über die Wertschöpfungskette des Unternehmens zu erhalten. Ermitteln Sie dann alle Prozesse, die das Unternehmen zur Herstellung dieser Produkte und Services auf jeder Ebene verwendet, und ordnen Sie sie chronologisch an. (Einige Prozesse können parallel ausgeführt werden.)

Notieren Sie, wann jeder Prozess beginnt und endet, und welche Teams oder Personen an diesen Prozessen beteiligt (oder für sie verantwortlich) sind.

Übergeordnete Stakeholder und Manager können Ihnen beim Grundgerüst helfen, aber für einen vollständigen und genauen Bericht müssen Sie sich mit den Personen in Verbindung setzen, die jeden einzelnen Prozess direkt durchführen und beaufsichtigen.

Werfen Sie einen Blick auf einige der Möglichkeiten, wie Sie die benötigten Informationen sammeln können.

Persönliche Gespräche

Befragen Sie die Stakeholder, die die einzelnen Prozesse ausführen, sowie die Manager oder anderen Fachkräfte, die an dem Prozess beteiligt sind. Persönliche Berichte können gut (oder schlecht) funktionierende Prozesse bestätigen und Prozess-Schritte beleuchten, die Ihnen sonst nicht bewusst wären.

Persönliche Gespräche sind zwar wertvoll, doch sollten Sie (wenn möglich) mehrere Personen befragen, um ein möglichst vollständiges Bild des Prozesses zu erhalten. Ziehen Sie keine Schlüsse, die nur auf dem Bericht einer einzelnen Person beruhen.

Direkte Beobachtung

Befragen Sie nicht nur die Prozessbeteiligten, sondern nehmen Sie sich auch die Zeit, die Abläufe direkt in Aktion zu beobachten. Notieren Sie sich die Mitarbeiter, die an jedem Schritt beteiligt sind, sowie alle systemischen Supportfunktionen und Ressourcen, die verfügbar sind und/oder genutzt werden.

Umfragen

Versenden Sie Umfragen oder Fragebögen an die Prozessbeteiligten, um formelle schriftliche Antworten zu sammeln. In Umfragen können Sie gezielt Fragen stellen, auf die Sie durch Beobachtung oder Befragung vielleicht keine Antworten gefunden haben.

Umfragen geben Ihnen auch die Möglichkeit, von den Teilnehmern Feedback und Antworten auf Fragen zu erhalten, die sich bei anderen Taktiken der Informationserfassung (z. B. Beobachtung) ergeben haben.

Gruppenbesprechungen

Ziehen Sie schließlich in Erwägung, eine Gruppenmeeting mit relevanten Stakeholdern abzuhalten, um den Ist-Prozess zu skizzieren und frühere Ergebnisse durch die Teilnehmer bestätigen zu lassen.

Das Ziel ist es, sich mehrmals zu treffen, um den Prozess gemeinsam zu dokumentieren. Diese Treffen sollten am besten nach Abschluss anderer Recherchen (z. B. Interviews und Beobachtungen) anberaumt werden, da Sie dann alle Erkenntnisse zusammenfassen und mit den Teilnehmern zusammen etwaige Lücken ermitteln und Ihre Ergebnisse bestätigen können.

2. Dokumentation

Sobald Sie die Prozessinformationen erfasst haben, müssen Sie sie in einem Prozessmodell klar dokumentieren.

Die meisten Prozessmanager verwenden Business Process Model and Notation (auch BPMN genannt), um ihre Ist-Prozesse darzustellen. BPMN ist das Standard-Prozess-Modellierungssystem, das entwickelt wurde, um die Prozessdokumentation zu rationalisieren und sie für alle Beteiligten leicht verständlich zu machen. Best Practice in der Branche ist die aktuelle BPMN 2.0 Process Notation.

Lucidchart erleichtert die Anwendung der BPMN 2.0-Methode mit seiner BPMN-Form-Bibliothek. Formen lassen sich je nach Bedarf direkt per Drag-and-Drop auf das Dokument und Format ziehen.

Obwohl BPMN ein beliebtes Prozessdiagramm ist, können Ihre Prozesse auch in anderen Diagrammtypen skizziert werden, egal ob Sie DevOps-Prozessabläufe skizzieren, Ihre ITIL/ITSM-Prozesse entwerfen, Account Maps erstellen oder Ihre Customer Journey visualisieren möchten.

Unabhängig von Ihrem Prozess- oder Diagrammtyp sollte Ihr Ist-Prozessmodell im Kern alle Prozesseingaben, systemischen Supportfunktionen, detaillierten Beschreibungen zur Durchführung des Prozesses und alle Prozessausgaben dokumentieren.

3. Ermittlung von Lücken, Engpässen und Schwachstellen

Bevor Sie ein Diagramm für den zukünftigen Zustand erstellen, müssen Sie sich Ihren Ist-Zustand genau ansehen. Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und achten Sie auf folgende Punkte:

Engpässe

Stellen Sie fest, wo es in Ihrem Prozess zu Engpässen kommt und was die Ursache dafür ist. Ein Engpass kann z. B. in zu vielen Besprechungen oder zu vielen an einem Genehmigungsverfahren beteiligten Personen bestehen.

Lücken

Suchen Sie nach potenziellen Lücken in Ihrem Ist-Prozess, die Sie daran hindern, Ihre gewünschte Leistung bzw. Ihr gewünschtes Ergebnis zu erreichen. Es kann zum Beispiel sein, dass Sie Ihrem Prozess einen weiteren Schritt hinzufügen oder sogar eine weitere Person einstellen müssen.

Weaknesses (Schwächen)

Vielleicht haben Sie den richtigen Prozess im Einsatz, aber suchen Sie dennoch nach Schwachstellen in Ihrem bestehenden Prozess. Vielleicht könnten Sie sich zum Beispiel eine bessere Kommunikation und Übergaben leisten.

Nachdem Sie die Schwächen in Ihrem Ist-Prozess ermittelt haben, können Sie mit der Planung Ihrer Soll-Zustände beginnen und herausfinden, wie Sie Ihre Prozesse verbessern können. Mit Lucidchart Hotspots und Ebenen können Sie Ihren aktuellen und zukünftigen Status planen und dazwischen hin- und herwechseln. So können Sie leicht erkennen, welche Änderungen erforderlich sind und wie Sie Ihren Soll-Prozess erreichen können.

Lucidchart vereinfacht die Erstellung und Nachverfolgung von Dokumentationen und gewährleistet einen reibungslosen Übergang vom Ist-Prozess-Modell zum Soll-Management.