Pasos del análisis del proceso de negocio actual
El proceso de negocio actual consta de tres fases principales: investigación, documentación y análisis.
1. Investigación
Para obtener un análisis completo del estado actual de una empresa, debes hacer una descripción general de sus principales productos y actividades.
Comienza por armar una lista de todos los productos y servicios para obtener un esquema claro de la cadena de valor de la empresa. Luego, identifica todos los procesos que se utilizan para generar esos productos y servicios en cada nivel y ordénalos cronológicamente (algunos procesos pueden ocurrir en paralelo).
Asegúrate de identificar cuándo comienza y termina cada proceso de negocio y qué equipos o individuos están involucrados en ese proceso de negocio (o son responsables de él).
Las personas involucradas y los gerentes pueden ayudarte con las descripciones generales, pero deberás conectarte con las personas que realizan y supervisan directamente cada proceso individual para crear un informe completo y preciso.
Echa un vistazo a algunas de las formas en que puedes recopilar la información que necesitarás.
Entrevistas personales
Entrevista a las personas involucradas que realizan cada proceso de negocio, así como a los gerentes u otros expertos en la materia relacionados. Los informes personales pueden confirmar los procesos que están funcionando bien (o no) y señalar pasos del proceso que, de otra manera, podrías no conocer.
Sin embargo, aunque las entrevistas personales son valiosas, entrevista a varias personas (cuando sea posible) para garantizar una imagen más completa del proceso de negocio. Ten cuidado de no sacar conclusiones basadas únicamente en el informe de una persona.
Observación directa
Además de entrevistar a las personas en el campo, tómate tiempo para observar directamente el proceso de negocio en acción. Toma nota de las personas involucradas en cada paso, así como de las funciones de soporte del sistema y de los recursos disponibles o utilizados.
Encuestas
Envía encuestas o cuestionarios a los participantes del proceso de negocio para recopilar respuestas formales por escrito. Las encuestas te permiten hacer preguntas específicas a las que quizás no hayas encontrado respuesta a partir de las observaciones o las entrevistas.
También te brindan la oportunidad de obtener opiniones y respuestas de los participantes a las preguntas que surgieron durante otras tácticas de recopilación de información (como la observación).
Reuniones grupales
Por último, considera organizar una reunión grupal de las personas involucradas relevantes para describir los procesos y confirmar los hallazgos anteriores con los participantes del proceso.
El objetivo es reunirse varias veces para documentar el proceso de negocio juntos. Es posible que sea mejor programar estas reuniones después de concluir otra investigación (por ejemplo, entrevistas y observación), porque puedes resumir todo lo que has aprendido y luego trabajar con los participantes para identificar cualquier falta de información y confirmar tus hallazgos.
