Ohne einen Zeitplan ist kein Projektplan und keine Projektcharta vollständig. Eine Projektmanagement Timeline bietet einen einfachen visuellen Überblick über ein Projekt von Anfang bis Ende und trägt zu einer gesteigerten Arbeitseffizienz Ihrer Teams bei. Auf dem Papier mag ein Zeitplan einfach wirken, aber besonders für unerfahrene Projektmanager kann es wie eine überwältigende Aufgabe erscheinen, ein Projekt in einen effektive Zeitstrahl zu unterteilen. Egal, ob Sie zum ersten Mal einen Projektmanagement Zeitplan erstellen oder schon zum 563. Mal: mit diesen acht unkomplizierten Schritten können Sie Ihre nächste Projektzeitstrahl perfektionieren.
1. Eine Projektumfangserklärung verfassen
Den Umfang Ihres Projektes zu bestimmen, ist ein weiterer Teil des Projektzeitplanung, den Sie abschließen müssen, bevor Sie Ihren Projekt Zeitplan erstellen können. Eine Projektumfangserklärung beschreibt die Ergebnisse, die Sie bis zum Abschluss eines Projekts erreichen möchten.
Ein kurzes Beispiel: Angenommen, Sie und Ihre Freunde haben vor, einen Garten anzulegen. Eine Umfangserklärung könnte in diesem Fall etwa so aussehen: Wir werden einen 10 m2 großen Gemüsegarten anlegen, in dem Tomaten, Paprika, Grünkohl, Kartoffeln, Erbsen, grüne Bohnen und Mais angebaut werden.
2. Einen Projektstrukturplan erstellen
Um einen Projektstrukturplan zu erstellen, nehmen Sie Ihre Projektumfangserklärung und unterteilen Sie Ihr Ziel bzw. Ihre Ziele in kleinere Teile. Noch sind das keine Aufgaben, sondern nur untergeordnete Ziele. Ein anderer Name für diesen Abschnitt ist „Umfangs-Baseline“, und jedes der untergeordneten Ziele wird als ein Arbeitspaket bezeichnet.
Bleiben wir bei unserem Gartenbeispiel. Sie könnten sagen, dass Ihr Projektstrukturplan im Anbau der folgenden Gemüsesorten besteht:
- 1 m2 Tomaten
- 1 m2 Paprika
- 1,5 m2 Grünkohl
- 2 m2 Kartoffeln
- 1,5 m2 Erbsen
- 1 m2 grüne Bohnen
- 2 m2 Mais
3. Einzelnen Arbeitspakete für einen effiziente Zeitplan Ihres Projekts in Aufgaben unterteilen
Als Nächstes können Sie eine Aufgabenliste für die einzelnen Arbeitspakete erstellen. Denken Sie an die Lücke zwischen Ihrer Baseline und Ihrem Ziel. Was muss passieren, damit Sie vom Ausgangspunkt zum gewünschten Endpunkt gelangen? Notieren Sie Aufgaben, die in verschiedenen Arbeitspaketen ähnlich sind. Das erleichtert Ihnen das Bestimmen von Abhängigkeiten im nächsten Schritt der Projektzeitleiste.
Erstellen Sie nun eine Aufgabenliste für zwei der Arbeitspakete für Ihren kleinen Garten und organisieren Sie sie in einer Tabelle:
4. Projektabhängigkeiten bestimmen
Abhängigkeiten sind Aufgaben, die nicht gestartet werden können, bevor eine andere Aufgabe abgeschlossen wurde. So können Sie Ihre Tomaten zum Beispiel erst dann Pflanzen, wenn der Boden gepflügt wurde. In diesem Szenario ist die Bestimmung von Abhängigkeiten, um für einen Projektmanagement Zeitplan zu erstellen relativ einfach, aber bei komplexeren Prozessen könnte Ihnen die Zuordnung von Abhängigkeiten durchaus einige graue Haare bescheren.
Ein Flussdiagramm oder eine andere Art von Diagramm hilft bei der Visualisierung und beim Bestimmen dieser Abhängigkeiten. Möglicherweise finden Sie es hilfreich, Verantwortungsbereiche oder eine farbliche Kennzeichnung zu verwenden, um zu bestimmen, welches Team bzw. welches Teammitglied für die einzelnen Aufgaben verantwortlich sein wird. In unserem Beispiel teilen wir die erforderlichen Arbeitsschritte für das Pflanzen der Tomaten und der grünen Bohnen mit farblicher Kennzeichnung auf zwei Teams auf:
5. Erforderliche Gesamtzeit für die einzelnen Aufgaben bestimmen
Gehen Sie zurück zu Ihrer Aufgabenliste oder der Abhängigkeitstabelle und überlegen Sie, wie lange die einzelnen Aufgaben dauern werden. Gehen Sie davon aus, dass die verantwortliche Person bzw. das verantwortliche Team die Aufgabe sorgsam und ohne Unterbrechungen erledigt. Wenn Sie die erforderliche Zeit nicht genau abschätzen können, bearbeiten Sie diesen Abschnitt gemeinsam mit einem Experten, der Ihnen eine Orientierungshilfe geben kann.
Das nachfolgende Beispiel umfasst einen Verantwortungsbereich, um zu zeigen, dass alle Aufgaben in Bezug auf Einkäufe zusammen erledigt werden.
