Nessun piano o documento costitutivo è completo senza una linea del tempo per il project management. Le linee del tempo per i project management forniscono una semplice panoramica visiva di un progetto, dall'inizio alla fine, e aumentano l'efficienza del lavoro tra team. Per quanto le linee del tempo sembrino semplici, se viste sulla carta, suddividere un progetto in una linea del tempo efficace può sembrare un'impresa colossale, soprattutto per i project manager alle prime armi. Quindi, se questa è la tua prima esperienza nella creazione di una linea del tempo per il project management, o anche la tua 563ª, usa questi otto semplici passaggi per perfezionare la tua prossima linea del tempo.
1. Scrivi una dichiarazione dell'ambito del progetto.
Determinare l'ambito del tuo progetto è un'altra parte del processo di gestione del progetto da completare prima di poter creare la relativa linea del tempo. Una dichiarazione dell'ambito del progetto delinea i risultati che si prevede di produrre entro la fine di un progetto.
Per fare un rapido esempio, supponiamo che tu e i tuoi amici vogliate creare un orto. Una dichiarazione dell'ambito potrebbe essere più o meno così: creeremo un orto di 100 metri quadrati che produce pomodori, peperoni, cavolo riccio, patate, piselli, fagioli verdi e mais.
2. Crea una struttura analitica di progetto WBS (Work Breakdown Structure)
Per creare una struttura analitica di progetto (WBS), inizia dalla dichiarazione di ambito e suddividi i risultati finali in parti più piccole. Non ti stai ancora occupando delle attività, ma solo di risultati più piccoli. Un altro nome per questa sezione è la baseline dell'ambito e ogni risultato finale secondario è chiamato pacchetto di lavoro.
Continuando con il nostro esempio dell'orto, potresti dire che il tuo WBS è quello di produrre:
- 10 metri quadrati di pomodori
- 10 metri quadrati di peperoni
- 15 metri quadrati di cavolo
- 20 metri quadrati di patate
- 15 metri quadrati di piselli
- 10 metri quadrati di fagiolini
- 20 metri quadrati di mais
3. Suddividi ogni pacchetto di lavoro in attività
Ora puoi creare un elenco di cose da fare per ogni pacchetto di lavoro. Pensa al divario tra la baseline e il tuo obiettivo. Cosa deve succedere per arrivare dal punto di partenza al punto finale desiderato? Prendi nota delle attività simili in pacchetti di lavoro diversi. Questo processo ti aiuterà a determinare le dipendenze nel passaggio successivo.
Ora crea un elenco di attività per due dei tuoi mini pacchetti di lavoro per l'orto e organizzali in una tabella:
4. Determina le dipendenze del progetto
Le dipendenze sono attività che non possono essere avviate fino al completamento di un'altra attività. Ad esempio, non puoi piantare i pomodori fino a quando il terreno non è stato lavorato. In questo scenario, la determinazione delle dipendenze per una linea del tempo che riguarda il project management sarà relativamente semplice, ma in caso di processi più complessi la mappatura delle dipendenze potrebbe richiedere molto tempo.
Creare un diagramma di flusso o di altro tipo è utile per visualizzare e identificare queste dipendenze. Potrebbe risultare utile utilizzare swimlane o dei codici colore per indicare quale team o individuo si assumerà la responsabilità per ogni attività. Qui, il lavoro di piantare pomodori e fagiolini è suddiviso in due squadre contraddistinte dal colore:
5. Determina il tempo totale necessario per ogni attività
Torna all'elenco delle attività o al grafico delle dipendenze e considera quanto tempo servirà per portare a termine ciascuna attività. Supponiamo che la parte responsabile stia lavorando con diligenza all'attività senza interruzioni. Se non sei in grado di stimare con precisione il tempo necessario, lavora a questa sezione con un esperto che possa darti qualche indicazione.
L'esempio seguente include una swimlane per mostrare che tutte le attività di acquisto verranno svolte insieme.
