Geen enkel projectplan is compleet zonder project tijdlijn te maken. Een projecttijdlijn biedt een eenvoudig visueel overzicht van een project van begin tot eind en zorgt dat teams efficiënter kunnen werken. Hoewel een tijdlijn er op papier simpel uitziet, kan het vooral voor beginnende projectmanagers lastig zijn om een project uit te werken tot een goede tijdlijn. Of dit nu jouw eerste ervaring is met het maken van een projecttijdlijn of de 563e, met deze acht stappen kan uw volgende tijdlijn niet meer mislukken.
1. Schrijf de scope uit
Het bepalen van de omvang of scope van jouw project is een onderdeel van het projectmanagementproces dat moet worden afgerond voordat je een projecttijdlijn kan maken. In een scopeverklaring schets je wat je aan het eind van het project wilt afleveren.
Voorbeeld: je wilt samen met vrienden een moestuin aanleggen. Een scopeverklaring zou er ongeveer zo uit kunnen zien: we gaan een moestuin aanleggen van 100 vierkante meter met tomaten, paprika's, boerenkool, aardappelen, erwten, sperziebonen en maïs.
2. Stel een Work Breakdown Structure (WBS) op
Om een Work Breakdown Structure (WBS) te maken, begin je met uw scope en verdeel je de deliverable(s) in kleinere stukken. Het gaat hier nog niet om specifieke taken, alleen kleinere deelproducten. Een andere naam voor dit onderdeel is de scope baseline. Elk deelproduct wordt een werkpakket genoemd.
Om verder te gaan met het voorbeeld van de moestuin zou je kunnen zeggen dat de WBS is om het volgende te produceren:
- 10 vierkante meter tomaten
- 10 vierkante meter paprika's
- 15 vierkante meter boerenkool
- 20 vierkante meter aardappelen
- 15 vierkante meter erwten
- 10 vierkante meter sperziebonen
- 20 vierkante meter maïs
3. Splits elk werkpakket op in taken
Nu kan je voor elk werkpakket een to-dolijst maken. Denk na over het verschil tussen het uitgangspunt en jouw doel. Wat moet er gebeuren om van het startpunt naar het gewenste eindpunt te komen? Let op vergelijkbare taken in de verschillende werkpakketten. Dit proces helpt bij het bepalen van afhankelijkheden in de volgende stap.
Maak nu een takenlijst voor twee werkpakketten voor jouw moestuin en zet ze in een tabel:
4. Bepaal de projectafhankelijkheden
Afhankelijkheden zijn taken die niet kunnen worden gestart voordat een andere taak is voltooid. Je kan jouw tomaten bijvoorbeeld pas planten nadat de grond is bewerkt. In dit scenario is het bepalen van afhankelijkheden voor jouw projecttijdlijn relatief eenvoudig, maar voor complexere processen kan dit lastig zijn.
Het maken van een (stroom)diagram is handig om deze afhankelijkheden te visualiseren. Het kan handig zijn om zwembanen of kleurcodering te gebruiken om aan te geven welk team of welke persoon verantwoordelijk is voor elke taak. Hier wordt het planten van tomaten en sperziebonen op kleur over twee teams verdeeld:
5. Bepaal de tijd die nodig is voor elke taak
Ga terug naar jouw takenlijst of afhankelijkhedendiagram en bedenk hoe lang het duurt om elke taak te voltooien. Ga ervan uit dat de verantwoordelijke partij actief aan de taak werkt zonder onderbrekingen. Als je de benodigde tijd niet nauwkeurig kan inschatten, schakel dan een expert in voor advies.
In het onderstaande voorbeeld laat de zwembaan zien dat alle inkooptaken tegelijk worden uitgevoerd.
