Sofern Ihr Unternehmen nicht über ein unbegrenztes Budget sowie unbegrenzte Zeit und Ressourcen verfügt, wird es bei Ihrem Projekt Engpässe geben. Als die Person, die die Projektleitung inne hat, ist es Ihre Aufgabe, festzustellen, welche Engpässe es gibt, wie sie zu priorisieren sind und wie sie sich auf Ihr Projekt auswirken könnten, damit Sie die Erwartungen der Stakeholder erfüllen können.
Dieser Artikel befasst sich mit typischen Projektrisiken und engpässen, auf die Sie möglicherweise stoßen. Außerdem erfahren Sie, was Sie tun können, um sie zu umgehen und dafür zu sorgen, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt.
Was sind Engpässe bei einem Projekt?
Unter Engpässen versteht man jegliche Arten von Beschränkung, die ein Risiko darstellen oder Auswirkungen auf Ihr Projekt haben können. Die zahlreichen Engpässe, auf die Sie möglicherweise stoßen, sind in der Regel miteinander verbunden, was bedeutet, dass eine Änderung im Hinblick auf einen Engpass sich auch auf die anderen Engpässe auswirkt.
Wenn Sie beispielsweise eine Frist für die Fertigstellung und endgültige Veröffentlichung festlegen, haben Sie dadurch einen zeitlichen Engpass für Ihr Projekt geschaffen. Ihrem Team steht nur eine bestimmte Anzahl an Tagen oder Wochen zur Verfügung, um das Projekt fertigzustellen und zu liefern. Zusätzlich zur Frist haben Sie vermutlich für die Fertigstellung des Projekts auch eine bestimmte Geldsumme eingefordert (Engpass hinsichtlich des Budgets) und Sie haben entschieden, welche Funktionen und Verbesserungen in diese Version des Produktes mit aufgenommen werden (Engpass hinsichtlich des Umfangs).
Wenn Sie nun die Frist nach vorne verschieben, ist möglicherweise der vereinbarte Umfang gefährdet. Wenn Sie allerdings die Frist nach hinten schieben, könnte dadurch möglicherweise das Projektbudget überschritten werden. Zusätzlich könnte in diesem Fall auch der Umfang gefährdet sein, denn wenn Teams das Gefühl haben, dass ihnen mehr Zeit zur Verfügung steht, sind sie eventuell geneigt, noch die ein oder andere Funktion hinzuzufügen.
Die „Theory of Constraints“ und Agile
Die Theory of Constraints (TOC) wurde ursprünglich vom israelischen Unternehmer Eliyahu M. Goldratt entwickelt. Der Grundgedanke dabei ist, dass es in jedem System mindestens eine Komponente gibt, die die Prozesse einschränkt oder verlangsamt. Das ist also in etwa vergleichbar mit dem alten Sprichwort: „Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied.“
Auch wenn es in jedem System einen Engpass gibt, müssen Sie nicht zulassen, dass sich dieser Engpass negativ auf Ihr Geschäft auswirkt. Mit der TOC finden Sie Wege, wie Sie den Engpass für sich arbeiten lassen können, statt dass er gegen Sie arbeitet.
Wenn Ihr Projektrisiko oder Engpass also beispielsweise in einem Ihrer Mitarbeitenden begründet ist, können Sie diesen Mitarbeitenden entlassen. Auch durch die Entlassung eines Mitarbeitenden könnte jedoch ein Engpass entstehen. Es wird zur Folge haben, dass Sie eine neue Person einstellen müssen, bei der Sie noch nicht wissen, ob sie in der Lage sein wird, die Aufgabe zu erfüllen. Stattdessen sollten Sie also herausfinden, warum der Mitarbeitende für einen Engpass sorgt, und daran arbeiten, das Problem durch Training, die Verteilung von Aufgaben oder eine Versetzung des Mitarbeitenden in einen anderen Bereich zu lösen.
Wie kann die TOC auf Agile angewendet werden?
Goldratt entwickelte die TOC zur Verbesserung von Prozessen in der Produktfertigung. Die Theorie wurde jedoch auch auf viele verschiedene Branchen angewendet, unter anderem auch auf IT und die Softwareentwicklung.
Wie in jedem System gibt es auch in einer agilen Umgebung Engpässe. Ihre Organisation ist nur so agil wie ihr schwächstes Mitglied. Allerdings besteht Ihr Unternehmen aus mehr als nur den Softwareentwicklern. Auch Teams aus den Bereichen Personal, Finanzen, Marketing, Vertrieb, Recht, Betriebsabläufe usw. sind ein Teil der Organisation. Während des Entwicklungsprozesses können von jedem dieser Mitglieder Engpässe ausgelöst werden.
Agile Softwareentwicklungsteams können sich in der Regel viel schneller an die TOC anpassen und sie auf ihre Prozesse anwenden als die geschäftliche Seite des Unternehmens. Bei Agile geht es darum, Prozesse im Bereich IT und Softwareentwicklung zu verbessern und zu optimieren, aber der Fokus liegt nicht auf den Geschäftsbereichen.
Die TOC kann Ihnen dabei helfen, geschäftliche Probleme ausfindig zu machen, die Ihre Fähigkeit, Ziele zu erreichen, einschränken. Verwenden Sie die folgenden fünf Schritte, um Engpässe zu erkennen und zu beheben:
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Identifizieren Sie den Engpass: Was hält Sie davon ab, Ihre Ziele zu erreichen?
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Lasten Sie den Engpass voll aus: Was muss passieren, um die Auswirkungen der Beschränkungen auf den Prozess zu reduzieren oder zu eliminieren?
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Ordnen Sie sich dem Engpass unter und richten Sie sich daran aus: Sorgen Sie dafür, dass alle anderen Teile des Prozesses den Engpass erkennen und den Engpass dahingehend unterstützen, dass seine Auswirkungen verringert werden.
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Beheben Sie den Engpass: Wenn der Engpass bestehen bleibt, wird er zu einer höheren Priorität, die angegangen werden muss. Müssen Sie mehr Training anbieten? Neue Mitarbeitende einstellen? Die Ausrüstung modernisieren?
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Wiederholen Sie den Prozess nach Bedarf: Sie müssen den Prozess jedes Mal wiederholen, wenn ein neuer Engpass im Prozess auftritt.
Was sind Typische Projektrisiken und Engpässe?
Vielleicht haben Sie schon von den drei häufigsten Engpässen gehört: Umfang, Zeit und Kosten. Zusammengefasst werden diese drei Engpässe auch als „magisches Dreieck“ (im Englischen als „Triple Constraint“) bezeichnet. Es ist nicht möglich, einen der Engpässe zu ändern, ohne dass dies Auswirkungen auf die anderen beiden hat. Folglich müssen Sie einen Weg finden, die drei in Einklang zu bringen.
Wenn Sie sich diese drei Engpässe ansehen, ist es wichtig, dass Sie Ihr Geschäftsziel verstehen und im Hinterkopf behalten.
Umfang: Der Umfang sollte gut dokumentiert sein und klar kommunizieren, was genau im Endprodukt enthalten sein wird und was nicht, um die schleichende Ausweitung des Arbeitsumfangs zu reduzieren. Das von Ihnen gelieferte Endprodukt ist abhängig von seinem Zeitplan und Budget sowie von den für seine Entwicklung verfügbaren Ressourcen.
Ein diagrammartiger Projektstrukturplan ist ein hervorragendes visuelles Mittel, um das Projekt in umsetzbare Aufgaben zu unterteilen und ein besseres Verständnis des gesamten Umfangs zu erhalten.
