So holen Sie mit Projektplanung das Beste aus Projekten heraus

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Stellen Sie sich vor, Ihr Team wird mit einem großen Projekt beauftragt und dann hören Sie diese beiden gefürchteten Worte: Eng. Frist. Auch wenn es verlockend ist, unter einem knappen Termin – oder überhaupt einem beliebigen Termin – direkt mit der Arbeit zu beginnen, kann dies auf lange Sicht zu noch mehr Zeitverschwendung führen.

Die Projektplanung kann – und sollte – für jede neue Geschäftsinitiative eingesetzt werden. Unabhängig davon, ob Sie technische Konstruktionen oder App-Entwicklung und -Design projektieren, kann ein Projektplan dabei helfen, die Arbeitszeit zu optimieren, um bedeutendere und effizientere Fortschritte auf Ihrem Projektweg zu machen.

Was ist Projektplanung?

Projektplanung ist mehr als ein Zeitplan. Es handelt sich um einen Managementprozess, bei dem Sie den Umfang, die Ziele, Abhängigkeiten und Aufgaben definieren, die erforderlich sind, um die Bedürfnisse Ihrer Projektbeteiligten zu erfüllen und gleichzeitig Ihr Team auf dem Weg dorthin effektiv zu unterstützen.

Die Projektplanung ist die zweite Phase des Projektmanagement-Lebenszyklus, wie im Project Management Body of Knowledge (PMBOK) definiert.

Das PMBOK definiert fünf Prozessgruppen:

Einleitung
Planung
Ausführen
Überwachen und kontrollieren
Schließen

Ein Projektplan ist ein zukunftsorientierter und umfassender Ansatz, der die Details vor Projektbeginn klärt, sodass Ihr Team mehr Zeit mit der Arbeit verbringen kann und später weniger Zeit mit der Klärung von Informationen und Eigentumsverhältnissen verbringen muss. Ein Plan ist oft akribisch, aber aus gutem Grund. Es hilft, die große Idee im Kontext und im Detail zu verdeutlichen, wer was macht, was wann erledigt wird und wie Sie jede Aufgabe angehen.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre IT-Infrastruktur aktualisieren oder eine mobile Version Ihrer Website starten, dient Ihr Projektplan als Projektmanagement-Gliederung und kann sich als eine der wichtigsten Möglichkeiten erweisen, Projektprozesse von Anfang bis Ende zu steuern. Lesen Sie hier mehr über die verschiedenen Projektmanagement Methoden und welche besser zu Ihnen passt.

Warum eine Projektskizze erstellen?

Eine sorgfältig ausgearbeitete Projektskizze kann bei Entscheidungsprozessen hilfreich sein und die mit dem Projektmanagement verbundene Unsicherheit lindern. Ihr Projektplan ist im Grunde Ihr Weg zum Erfolg. Es vermittelt den Teammitgliedern ein besseres Verständnis aller Projektschritte und kann Annahmen oder Verwirrung während der Ausführungsphase verhindern.

Eine Projektskizze hilft Ihnen außerdem dabei:

Identifizieren Sie die Hauptakteure
Stellen Sie sicher, dass Projekte mit den Geschäftszielen im Einklang stehen
Legen Sie frühzeitig Kosten, Zeitplan, Liste der zu erbringenden Leistungen und Liefertermine fest
Ressourcen ermitteln
Kommunizieren und arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen

Ein Projektplan sollte ein lebendiges Dokument sein, das alle Projektprozessinformationen enthält und im Laufe der Zeit aktualisiert wird, wenn sich das Projekt weiterentwickelt. Idealerweise sollte Ihr Plan dem Team und den Stakeholdern zu jedem Zeitpunkt des Projekts als Referenz zur Verfügung stehen, um eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation zu gewährleisten. Durch die Verwendung einer cloudbasierten visuellen Kollaborationsplattform wie Lucidchart können Sie alles kommunizieren und visualisieren, von der Projektzeitleiste bis hin zu den Abhängigkeiten und Übergaben.

Einen Projektplan erstellen

Der erforderliche Detaillierungsgrad Ihres Plans hängt von der Komplexität des Projekts und des Unternehmens ab. Bevor Sie jedoch mit Ihrem Projekt beginnen, sollten Sie die Projektbeteiligten identifizieren und sich mit ihnen in einem Projekt-Kickoff-Meeting treffen. Von dort aus erfahren Sie, wie Sie einen Projektplan erstellen, der perfekt darauf zugeschnitten ist, Ihr Team vom Anfang bis zum Abschluss zu begleiten.

Befolgen Sie diesen Beispielprojektplan, um zu ermitteln, was benötigt wird und wie Sie die einzelnen Elemente am besten ausgestalten können:

Umfang festlegen
Definieren Sie Ziele
Identifizieren Sie die zu erbringenden Leistungen
Ressourcen ermitteln
Rollen abgrenzen
Legen Sie einen Zeitplan und einen Zeitplan fest

Umfang festlegen

Beim Projektumfang einigen sich Stakeholder und Projektteam auf eine Aussage und Qualität der Arbeit. Ihr Umfang sollte eine kurze Beschreibung sein, die die wichtigsten Features oder Funktionen, Einschlüsse/Ausschlüsse und alle Einschränkungen, wie z. B. ein striktes Budget oder einen Zeitplan, enthält.

Da in einem Projektumfang so viele bewegliche Teile definiert werden müssen, kann die Visualisierung dazu beitragen, die Details zu klären und die Beteiligten schneller auf den neuesten Stand zu bringen. Das virtuelle Whiteboard und die Bibliothek mit Projektplanungsvorlagen von Lucid erleichtern den Einstieg. Verwenden Sie beispielsweise eine Projekt Roadmap Vorlage oder eine PERT Diagrammvorlage, um Ihr Projekt zu visualisieren und wichtige Abhängigkeiten, Einschränkungen und Zeitschätzungen für jede Aufgabe abzubilden.

Definieren Sie Ziele

Legen Sie Ihre Ziele basierend auf dem Umfang des Projekts fest. Möglicherweise haben Sie mehr als ein Ziel, aber jedes sollte SMART sein: spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitbasiert. Mit anderen Worten: Ihre Ziele sollten sich auf das konzentrieren, was notwendig ist, um das gewünschte Endergebnis pünktlich und im Rahmen des Budgets zu erreichen.

Identifizieren Sie die zu erbringenden Leistungen

Die Ergebnisse sind die greifbaren Ergebnisse, die zur Erreichung Ihrer Projektziele erzielt werden. Einige Leistungen sind natürlich von anderen Leistungen abhängig. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, eine neue Website zu entwickeln, wäre dafür ein Mockup-Ergebnis erforderlich, das von einem Wireframe-Ergebnis abhängt. Sie können alle Ihre Aufgaben und Abhängigkeiten mit einem Gantt-Diagramm visualisieren, um funktionsübergreifende Projekte ohne Unterbrechung voranzutreiben.

Sie können alle Ihre Aufgaben und Abhängigkeiten mit einem Gantt Diagramm visualisieren, um funktionsübergreifende Projekte ohne Unterbrechung voranzutreiben. Legen Sie wichtige Meilensteine des Projekts fest (alle wichtigen Schritte, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind), die als Kontrollpunkte für Ihren Fortschritt dienen.

Teams können in Echtzeit direkt in Ihrem Lucidchart Diagramm Kommentare abgeben, um Änderungen oder Verzögerungen bei bestimmten Aufgaben von überall und jederzeit zu dokumentieren.

Ressourcen ermitteln

Ressourcen können sowohl menschlicher als auch nichtmenschlicher Natur sein, einschließlich Zeit, Geld, Personal sowie Wissen und Fähigkeiten. Identifizieren Sie die Kapazität und den Bedarf jeder Ressource und wie sich dies später auf die Zuweisung von Rollen und Aufgaben auswirkt. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise Ressourcen wie den Zugriff auf bestimmte Softwarelizenzen auf die Zeitkapazität Ihrer Mitarbeiter im Zusammenhang mit anderen laufenden Projekten abwägen. Wenn Sie dies im Vorfeld tun, können Sie Ihre Ressourcen während des gesamten Projekts effektiv verwalten.

Rollen abgrenzen

Vermeiden Sie Zuordnungs- und Eigentumsfragen, indem Sie frühzeitig Rollen abgrenzen und klarstellen, wer was und wann tun wird. Sie können Ergebnisse besser verwalten, wenn Sie Abhängigkeiten und Übergaben visualisieren und verfolgen. Sie können ein Swimlane Diagramm verwenden, um den Prozess für funktionsübergreifende Verantwortlichkeiten von Ihren Design- und Software-Engineering-Teams bis hin zur Qualitätssicherung und UX zu skizzieren.

Legen Sie einen Zeitplan und einen Zeitplan fest

Ihre Zeitleiste sollte mehr als das Start- und Enddatum enthalten. Planen Sie stattdessen jeden Teil des Projekts von der Entwicklungs- bis zur Bereitstellungsphase und alles dazwischen. Auf diese Weise können Sie Ihren Stakeholdern den Fortschritt mitteilen und Ihrem Team gleichzeitig die Möglichkeit geben, seine eigenen Fortschritte und Fristen zu überwachen. Für einen genaueren Blick auf jeden Sprint oder jede Projektperiode können Sie ein Gantt-Diagramm verwenden, um die Meilensteine in jeder Phase des Projekts klarer zu sehen und Ihr Team auf dem Laufenden zu halten.

Verwenden Sie einen Projektstrukturplan, um alle für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Arbeiten klar aufzulisten. Dies wird Ihnen helfen, alle zuzuweisenden Arbeiten zu identifizieren, Kosten abzuschätzen, Abhängigkeiten zu identifizieren und die Arbeit genau einem Zeitplan zuzuordnen.

Für einen genaueren Blick auf jeden Sprint oder jede Projektperiode können Sie ein Gantt Diagramm verwenden, um die Meilensteine in jeder Phase des Projekts klarer zu sehen und Ihr Team auf dem Laufenden zu halten.

Behalten Sie das Gesamtbild des Projekts im Auge, ohne die Kontrolle über die vielen Aufgaben zu verlieren, die dafür notwendig sind. Das alleinige Verwalten von Projekten kann schwierig sein, aber ein gründlicher Projektplan gepaart mit der passenden Lucidchart Vorlage hilft Ihnen, Risiken vorherzusehen und zu mindern und gleichzeitig die Ressourcen eines Teams effizient zu nutzen. Wenn Sie frühzeitig planen und von Anfang bis Ende organisiert und zusammenarbeiten, können Sie strategischer vorgehen und Projekte gleich beim ersten Mal so perfekt wie möglich gestalten.

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Über Lucidchart

Lucidchart, eine Cloud-basierte Anwendung für intelligente Diagrammerstellung, ist eine Kernkomponente der visuellen Kollaborationssuite von Lucid Software. Mit dieser intuitiven, Cloud-basierten Lösung können Teams in Echtzeit zusammenarbeiten, um Flussdiagramme, Mockups, UML-Diagramme, Customer Journey Maps und mehr zu erstellen. Lucidchart unterstützt Teams dabei, die Zukunft schneller zu gestalten. Lucid ist stolz darauf, dass Spitzenunternehmen auf der ganzen Welt seine Produkte nutzen, darunter Kunden wie Google, GE und NBC Universal sowie 99 % der Fortune 500. Lucid arbeitet mit branchenführenden Partnern wie Google, Atlassian und Microsoft zusammen. Seit seiner Gründung wurde Lucid mit zahlreichen Preisen für seine Produkte, Geschäftspraktiken und Unternehmenskultur gewürdigt. Weitere Informationen finden Sie unter lucidchart.com/de.