Der Punkt ist, dass Sie ohne eine Definition des Ziels nicht feststellen können, ob Sie das Ziel erreicht haben.
3. Beginnen Sie mit den am leichtesten umsetzbaren Maßnahmen
Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass es in den von Ihnen definierten Workflows viele Ineffizienzen geben wird. Wenn Sie von Ineffizienzen überwältigt sind und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, können Sie Ihr Flussdiagramm in Lucidchart farblich kennzeichnen, um eine Priorisierung nach Notwendigkeit vorzunehmen. Zum Beispiel:
- Grün = leicht zu automatisieren, großer Nutzen
- Gelb = leicht zu automatisieren, geringer Nutzen
- Pink = schwer zu automatisieren, großer Nutzen
- Rot = schwer zu automatisieren, geringer Nutzen
Sobald Sie ein System für die farbliche Kennzeichnung eingerichtet haben, müssen Sie nur noch damit beginnen, die grünen Abschnitte Ihrer Prozesse anhand des obigen Diagramms zu automatisieren. Sobald diese Abschnitte Ihres Workflows korrekt implementiert und optimiert wurden, können Sie zu gelb oder pink wechseln.
Anhand dieses Systems können Sie leichter erkennen, welche Teile Ihres Workflows zuerst automatisiert werden sollten und welche Teile Ihres Workflows nicht automatisiert werden müssen (oder bei welchen die Automatisierung mehr Aufwand bedeuten würde, als sie bringt). Die Automatisierung muss nicht von heute auf morgen erfolgen; betrachten Sie sie also eher als einen Verbesserungsprozess und nicht als eine tyrannische Implementierung von Workflows.
Außerdem sollten Sie wissen, dass es eine Vielzahl von Softwarelösungen zur Automatisierung gibt, die den Prozess vereinfachen können, wie beispielsweise Zapier, HubSpot, Wrike und KiSSFLOW. Wir empfehlen eine Lösung, die nahtlos mit den Apps kompatibel ist, die Sie bereits nutzen: Lucidchart verfügt zum Beispiel über eine Integration mit Zapier, sodass Sie Daten aus mehr als 1.000 Apps an Lucidchart senden und Ihre Prozesse anhand von visuellen Darstellungen genau überwachen können.
4. Holen Sie alle an Bord
Sie haben die ersten beiden Schritte gemeistert, indem Sie Ihre aktuellen Workflows detailliert beschrieben und die Ineffizienzen in ihnen ausgemacht haben, die Sie leicht automatisieren können. Nun ist es an der Zeit, die Mitarbeiter darüber zu informieren.
Auch in diesem Bereich ist Lucidchart sehr nützlich: Es ist viel einfacher, den Mitarbeitern zu zeigen, wie der Unternehmensprozess automatisiert werden soll, als es ihnen zu erklären. Wenn Sie Lucidchart zur Visualisierung von Workflows verwenden, können Sie außerdem ganz einfach zwischen Ebenen und Hotspots hin- und herwechseln, um den Zuschauern zu zeigen, wie der aktuelle Workflow aussieht und wie der Workflow mit Automatisierung aussieht. Wenn Ihre Mitarbeiter erst einmal sehen, wie groß die Verbesserungen sein werden, werden sie sich viel eher für die Änderung des Workflows begeistern und die Implementierung unterstützen.
Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass die von Ihnen eingeführte Automatisierung eine Software für die Workflowautomatisierung erfordert. Daher kommen hier Schulungen ins Spiel. Anstatt davon auszugehen, dass die Schulung in einem Meeting stattfinden sollte, sollten Sie einen Fragebogen verschicken, um Ihre Mitarbeiter zu fragen, wie sie geschult werden möchten. Unterschiedliche Lernstile erfordern unterschiedliche Lehrmethoden. Daher ist in manchen Fällen eine praktische Schulung die beste Lösung, während andere Mitarbeiter von einer textbasierten Dokumentation profitieren, auf die sie bei der tatsächlichen Durchführung des Prozesses zurückgreifen können.
So einfach ist das! Workflows zu automatisieren erfordert ein wenig Arbeit bei der Definition und Implementierung, kann aber ungemein lohnenswert sein. Ihre Mitarbeiter können sich auf sinnvolle Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit überflüssigen Follow-up-E-Mails und Erinnerungen zum Kauf der Artikel im Warenkorb zu beschäftigen. Und Ihr gesamtes Unternehmen kann daran arbeiten, sich in dem Bereich zu etablieren, anstatt durch ineffiziente Workflows untergraben zu werden.
Beginnen Sie mit der Automatisierung Ihrer Unternehmensprozesse
