Le fait est que, sans définir l’objectif, vous ne pouvez pas déterminer si vous l’avez atteint.
3. Commencer par le plus simple
Il est important de savoir que les flux de travail que vous avez définis comporteront de nombreuses lacunes. Si ces faiblesses vous paraissent trop nombreuses et que vous ne savez pas par quel bout prendre l’automatisation d’un processus métier, classez vos flux dans Lucidchart à l’aide de couleurs. Par exemple :
- Vert = facile à automatiser, rentabilité élevée
- Jaune = facile à automatiser, rentabilité faible
- Rose = difficile à automatiser, rentabilité élevée
- Rouge = difficile à automatiser, rentabilité faible
Une fois que vous avez mis en place ce système de classement par couleur, il ne vous reste plus qu’à commencer par automatiser les éléments verts. Une fois que ces parties de votre flux de travail auront été correctement mises en œuvre et optimisées, vous pourrez passer aux flux jaunes ou roses.
Ce système vous aide à reconnaître les aspects de votre flux de travail qui doivent être automatisés en premier et ceux qui n’ont pas besoin de l’être (ou dont l’automatisation serait une corvée inutile). L’automatisation ne se fait pas du jour au lendemain : il est préférable de l’approcher comme un processus d’amélioration plutôt qu’une transformation brutale.
Notez également qu’il existe de nombreuses solutions d’automatisation destinées à vous faciliter la tâche, par exemple Zapier, HubSpot, Wrike et KiSSFLOW. Choisissez un logiciel qui fonctionne parfaitement avec les applications que vous utilisez déjà : par exemple, Lucidchart est intégré à Zapier, ce qui vous permet de recueillir les données de plus de 1 000 applications et de suivre précisément vos processus avec des visuels.
4. Obtenir l’adhésion de toutes les parties
Vous avez réussi les étapes 1 et 2 en détaillant vos flux de travail actuels et en repérant les inefficacités que vous pouvez facilement automatiser. Il est maintenant temps d’annoncer la nouvelle à vos collaborateurs.
Ici encore, Lucidchart s’avère très utile : il est beaucoup plus facile de schématiser aux employés l’automatisation d’un processus métier que de leur expliquer. De plus, si vous utilisez Lucidchart pour représenter vos flux de travail, vous pouvez facilement basculer entre différents calques grâce aux zones cliquables pour présenter à vos interlocuteurs le flux de travail actuel et sa version automatisée. Une fois que vos collaborateurs auront compris que les choses vont s’améliorer, ils seront beaucoup plus susceptibles d’être enthousiasmés à l’idée de ces changements et de participer à leur mise en œuvre.
Il y a de fortes chances que les changements que vous mettrez en œuvre nécessitent un logiciel d’automatisation des flux de travail, et c’est là que la formation devient indispensable. Au lieu de présumer que cette formation aura lieu lors d’une réunion, vous pouvez envoyer un questionnaire pour demander à vos employés le type de formation qu’ils préfèrent. Des styles d’apprentissages différents requièrent des styles d’enseignement différents. Ainsi, si dans certains cas une formation pratique est préférable, d’autres employés bénéficieront d’une documentation écrite à laquelle ils pourront se référer en temps utile.
Et voilà ! Le cadrage et la mise en œuvre de l’automatisation des flux de travail demandent quelques efforts, mais ses résultats sont extraordinaires. Grâce à elle, vos collaborateurs pourront se concentrer sur les tâches importantes et non les corvées redondantes telles que l’envoi d’e-mails de suivi et de relance de panier. Avec la contribution de chacun, la totalité de votre entreprise peut adopter ces processus et se libérer des flux de travail laborieux et inefficaces.
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