2. Define claramente tus objetivos
El 79 % de los equipos de toda una organización están aislados, informa Forrester. Debido a que los equipos multidisciplinarios provienen de diferentes departamentos dentro de una organización, a menudo tienen agendas o procesos previos diferentes, y a veces conflictivos, que podrían obstaculizar el rendimiento. Sin una alineación clara de los objetivos compartidos, a los miembros del equipo les podría ser difícil cooperar y colaborar.
Los gerentes de proyectos pueden evitar esta discordia definiendo con claridad los objetivos del proyecto. Determina el resultado que quieres lograr y relaciónalo con los entregables reales necesarios para alcanzar ese objetivo. Asegúrate de que el equipo trabaje en conjunto para desarrollar objetivos que estén claramente definidos y sean medibles.
Permitir que todos compartan sus ideas no solo mejorará la calidad de los objetivos que fijes, sino que también ayudará a cada miembro del equipo a sentirse parte del proyecto.
También es importante establecer roles claros. Si los miembros de tu equipo entienden el papel que cumplen en el proceso, es más probable que trabajen de forma multidisciplinaria con otros equipos para completar el trabajo, lo que lleva a una toma de decisiones más inteligente y sostenible.
3. Usa los canales y herramientas de comunicación correctos
Manejar equipos multidisciplinarios puede parecer una tarea imposible, especialmente cuando los equipos están acostumbrados a trabajar de manera independiente. Sin embargo, crear mayor transparencia y procesos optimizados es esencial para trabajar de manera multidisciplinaria. Según una encuesta realizada por Forrester, el 46 % de los encuestados dijo que los procesos de negocios deficientes generan un mayor riesgo de errores manuales, equivocaciones y malas decisiones.
La comunicación colaborativa requiere un cambio de mentalidad: los miembros de tu equipo deben ser capaces de ver cómo abrir canales entre equipos no solo mejorará los resultados, sino que también los ayudará a hacer mejor su trabajo.
Las herramientas de gestión de proyectos y comunicación de oficina pueden facilitar gran parte de esta colaboración, siempre y cuando tus equipos sepan cómo utilizar cada una de manera eficaz.
Las herramientas de comunicación de oficina como Slack y Google Chat y las herramientas tecnológicas para reuniones como Zoom pueden ayudar a establecer líneas abiertas de comunicación entre equipos dispares en tu empresa. Son particularmente útiles cuando los miembros del equipo están en diferentes ubicaciones.
Las herramientas de gestión de proyectos como Asana, Workfront o Trello pueden mantener a los equipos alineados con los flujos de trabajo y las prioridades. Las herramientas de almacenamiento en la nube pueden hacer que compartir y colaborar sea menos engorroso, al tiempo que se mantiene la calidad y el control de versiones.
Algunas prácticas recomendadas pueden ayudarte a maximizar la efectividad de estas herramientas y recursos:
- Crea canales específicos para que los miembros del proyecto tengan una comunicación rápida, eficiente y transparente en proyectos complejos o que avanzan rápidamente.
- Usa @menciones y el chat para comunicarte con tus compañeros de equipo en los documentos correctos.
- Deja comentarios en contexto para encontrar y resolver rápidamente cualquier problema a tiempo.
- Crea una única fuente de información en la que todos tus documentos estén indexados y conectados.
Las empresas pueden obtener grandes beneficios con solo reunir a equipos previamente desconectados en la misma sala (incluso si esa sala es virtual). Organiza ejercicios que fomenten el espíritu de equipo para generar líneas abiertas de comunicación. Programa reuniones periódicas para que los equipos interactúen y compartan sus avances e ideas.
La colaboración entre equipos puede ayudarte a identificar ineficiencias de comunicación en toda tu organización. Destacar esas áreas y abrir líneas claras de comunicación tendrá un efecto positivo a largo plazo en tu empresa y en tus resultados finales.
4. Genera confianza
Las estructuras organizacionales funcionales a menudo recurren a métodos de comunicación o terminología en silos que podrían no ser fácilmente comprendidos en toda la organización. Esta jerga corporativa puede crear barreras para la comunicación y hacer que la colaboración sea más difícil.
Cuando formes equipos multidisciplinarios, anima a los miembros del equipo a replantear sus ideas en términos más simples y generales que cualquier persona de la organización pueda comprender. Al desarrollar un lenguaje multidisciplinario compartido, puedes fomentar mayor colaboración, confianza y creatividad.
Aquí hay algunas maneras fáciles de construir una cultura de confianza y aceptación:
- Escucha respetuosamente todas las ideas.
- Conoce a tu equipo.
- Dale permiso a tu equipo para fallar.
5. Fomenta el fracaso.
Echemos un vistazo más de cerca a esa tercera idea. Seguramente hayas visto que muchos oradores motivacionales, consultores de negocios y entrenadores empresariales promocionan el concepto de fracaso como un paso clave para el éxito. Sin embargo, para los gerentes de proyectos orientados a los resultados, este paso puede parecer contrario a la lógica.
Pero las investigaciones han demostrado que permitir que los equipos fracasen da como resultado más innovaciones. Crea una cultura sin riesgos que fomente el fracaso, los procesos iterativos y el crecimiento. Esos fracasos ayudarán a los equipos multidisciplinarios a descubrir nuevas formas de pensar sobre viejos problemas.
6. Prepárate para la resolución de conflictos y situaciones difíciles
Los conflictos en el lugar de trabajo son comunes. Según una nueva investigación de The Myers-Briggs Company, más de un tercio (36 %) de las personas ahora dicen lidiar con conflictos a menudo, muy a menudo o todo el tiempo, en comparación con el 29 % en el informe anterior de 2008.
A veces, gestionar equipos multidisciplinarios significa reunir a equipos que tradicionalmente estaban aislados. Piensa en ventas y marketing: aunque su alineación deriva en campañas de marketing más efectivas y mejores ventas, estos equipos a menudo pasan más tiempo culpándose mutuamente que buscando soluciones.
Formar equipos multidisciplinarios a menudo puede llevar a que las personas compitan por poder, influencia y recursos limitados. Como gerente de proyecto, es importante que estés preparado para ese conflicto, y que incluso lo aceptes. Las diferencias de opinión a menudo no son más que oportunidades ocultas para el crecimiento y las nuevas ideas.
7. Desarrolla un plan y una línea de tiempo para el proyecto
Incluso los planes mejor trazados pueden desviarse sin una idea clara de hacia dónde van. Visualiza tu proyecto de inicio a fin con las plantillas de gestión de proyectos adecuadas, personalizadas para las necesidades de tu proyecto y tu metodología de gestión.
Resumen del plan de acción: una plantilla integral que resuma el plan de acción les proporcionará a los equipos multifuncionales una visión holística de los entregables, cronogramas, responsables y objetivos del proyecto.
