2. Définir clairement vos objectifs
79 % des équipes d’une organisation travaillent en vase clos, selon Forrester. Étant donné que les équipes plurifonctionnelles sont constituées des membres de différents services d’une entreprise, elles ont souvent des objectifs différents, voire contradictoires, ou des processus qui peuvent compromettre leurs performances. Sans un alignement clair sur des objectifs partagés, les membres de l’équipe peuvent donc rencontrer des difficultés à collaborer.
Les chefs de projet peuvent éviter ce problème en définissant des objectifs clairs. Déterminez le résultat que vous souhaitez atteindre et établissez une correspondance avec les livrables nécessaires à la réalisation de cet objectif. Assurez-vous que l’équipe travaille de concert à l’élaboration d’objectifs clairement définis et mesurables.
En permettant à tous les membres de l’équipe d’apporter leur contribution, vous améliorerez non seulement la qualité des objectifs que vous fixez, mais vous aiderez également chaque collaborateur à s’approprier le projet.
Il est également important de définir clairement les rôles. Lorsque les membres de votre équipe comprennent leur place dans le processus, ils sont plus enclins à travailler de manière plurifonctionnelle avec d’autres équipes, ce qui conduit à une prise de décision plus judicieuse et plus cohérente.
3. Utiliser les bons canaux et outils de communication
La gestion d’équipes plurifonctionnelles peut sembler difficile, en particulier lorsque les collaborateurs qui la composent n’ont pas l’habitude de travailler ensemble. Il est essentiel de renforcer la transparence et de rationaliser les processus pour réussir. Selon une étude réalisée par Forrester, 46 % des personnes interrogées ont déclaré que des processus métier médiocres entraînaient un risque plus élevé d’erreurs manuelles, de fautes et de mauvaises décisions.
La communication collaborative nécessite un changement d’état d’esprit : les membres de votre équipe doivent être en mesure de comprendre que l’ouverture de canaux entre les équipes permettra non seulement d’améliorer les résultats, mais aussi de les aider à mieux faire leur travail.
Les outils de gestion de projet et de communication peuvent faciliter cette collaboration, à condition que vos équipes sachent les utiliser efficacement.
Les outils de communication en entreprise, tels que Slack et Google Chat, et les outils de réunion, tels que Zoom, peuvent aider à ouvrir des canaux entre les différentes équipes de votre organisation. Ils peuvent être particulièrement utiles lorsque les collaborateurs se trouvent dans des lieux différents.
Les outils de gestion de projet comme Asana, Workfront ou Trello permettent aux équipes de garder en tête les processus et les priorités. Les outils de stockage dans le cloud peuvent quant à eux simplifier le partage et la collaboration tout en assurant la qualité et le contrôle des versions.
Quelques bonnes pratiques peuvent vous aider à maximiser l’efficacité de ces outils et ressources :
- Créez des canaux spécifiques afin de favoriser une communication rapide, efficace et claire sur les projets complexes ou évoluant rapidement.
- Utilisez les @mentions et le chat pour communiquer avec vos coéquipiers dans les bons documents.
- Laissez des commentaires dans le contexte afin de trouver et de résoudre rapidement tout problème.
- Créez une source unique de vérité où tous vos documents sont répertoriés et accessibles.
Les entreprises peuvent tirer d’énormes avantages du simple fait de réunir dans une même salle (même virtuelle) des équipes auparavant séparées. Organisez des exercices de team building pour faciliter l’ouverture des lignes de communication. Prévoyez des réunions régulières pour que les équipes puissent échanger et partager leurs progrès et leurs idées.
La collaboration entre équipes peut vous aider à identifier les lacunes en matière de communication au sein de votre organisation. La mise en lumière de ces aspects et l’ouverture de voies de communication claires auront un effet d’entraînement positif durable sur votre activité et vos résultats.
4. Instaurer la confiance
Les structures organisationnelles fonctionnelles ont souvent recours à des méthodes de communication ou une terminologie qui leur sont propres et risquent de ne pas être facilement comprises dans toute l’organisation. Cette situation peut créer des obstacles à la communication et rendre la collaboration plus difficile.
Lorsque vous constituez des équipes plurifonctionnelles, encouragez les collaborateurs à reformuler leurs idées en termes plus simples et plus généraux, compréhensibles par tous les membres de l’organisation. En développant un langage commun, vous pourrez renforcer la collaboration, la confiance et la créativité.
Voici quelques moyens simples de créer une culture de confiance et d’acceptation :
- Écoutez respectueusement toutes les idées.
- Apprenez à connaître votre équipe.
- Donnez à votre équipe la permission de faire des erreurs.
5. Encourager les échecs
Examinons de plus près cette troisième idée. Vous avez peut-être vu le concept d’échec vanté par de nombreux conférenciers, consultants et coachs en entrepreneuriat comme une étape clé vers le succès. Cependant, pour les chefs de projet axés sur les résultats, cette idée peut sembler contre-intuitive.
Pourtant, des études ont montré que le fait de permettre aux équipes d’échouer se traduit par davantage d’innovations. Créez une culture libre de contraintes qui encourage l’échec, les processus itératifs et la progression. Ces tentatives ratées aideront les équipes plurifonctionnelles à découvrir de nouvelles façons d’aborder d’anciens problèmes.
6. Être prêt à résoudre des conflits et des situations difficiles
Les conflits en entreprise sont fréquents. Selon une nouvelle étude de The Myers-Briggs Company, plus d’un tiers (36 %) des répondants déclarent aujourd’hui faire face à des conflits souvent, très souvent ou constamment, contre seulement 29 % dans le précédent rapport de 2008.
La gestion d’équipes plurifonctionnelles implique parfois de réunir des groupes habituellement cloisonnés. Prenons l’exemple des ventes et du marketing. Si le rapprochement de ces deux services se traduit par des campagnes plus efficaces et une amélioration des résultats, ces équipes passent souvent plus de temps à se renvoyer la balle qu’à trouver des solutions.
La constitution d’équipes plurifonctionnelles peut souvent donner lieu à des batailles de pouvoir et d’influence, mais aussi aboutir à une limitation des ressources. En tant que chef de projet, il est important de se préparer à ces conflits et même de les accepter. Les divergences d’opinions ne sont souvent rien d’autre que des opportunités de croissance et de nouvelles idées.
7. Élaborer un plan et une chronologie pour le projet
Même les plans les mieux conçus peuvent échouer si l’on ne dispose pas d’une vision claire de la direction à prendre. Représentez votre projet de bout en bout grâce à des modèles de gestion de projet adaptés à vos besoins et à votre méthodologie.
Résumé du plan d’action : un modèle de résumé de plan d’action complet donnera aux équipes plurifonctionnelles une vue d’ensemble des livrables, des chronologies, des intervenants et des objectifs du projet.
