Modelo Kotter: 8 pasos para la gestión del cambio

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"Nada es tan doloroso para la mente humana como un cambio importante y repentino."

—Mary Wollstonecraft Shelley, Frankenstein

Nuestro mundo es un mundo de cambios. Estamos sujetos a las leyes del tiempo y el espacio, y la vida dicta que todos cambiemos, voluntaria o involuntariamente. Sin embargo, el cambio en las organizaciones suele encontrarse con resistencia, en especial en aquellas que han existido durante mucho tiempo. Ya sea que seas un alto mando dentro de una organización o uno de los muchos empleados que la hacen funcionar, implementar cambios puede ser un prospecto intimidante, en particular debido a la larga lista de desafíos diarios que ya acompañan a cualquier proyecto empresarial.

Pero la adaptación es una necesidad para que los negocios sean sostenibles, por lo que incluso las empresas exitosas que trabajan con un sistema o método comprobado deben actualizar sus prácticas y garantizar su permanencia. Cuando ocurren grandes cambios, un gran liderazgo puede marcar la diferencia entre las empresas que prosperan y las que desaparecen. Los ejecutivos que pueden sortear los cambios sin problemas también se preparan para obtener los mayores beneficios.

Cuando se investiga el cambio organizacional, uno se da cuenta de que muchas voces importantes han compartido su experiencia en el tema. En lo que se refiere a modelos de gestión del cambio en el mundo empresarial, ninguna voz suena más fuerte que la del Dr. John Kotter, autor del libro Leading Change, de 1995. Como profesor de la Escuela de Negocios de Harvard y líder de renombre internacional en las ideas sobre el cambio organizacional, Kotter dividió el cambio en los procesos de negocio en ocho pasos de gestión del cambio a los que ahora nos referimos como el Modelo de cambio organizacional de 8 pasos de Kotter.

Realicemos un análisis a profundidad de cada paso.

Un vistazo al modelo de cambio de Kotter

El Dr. Kotter desarrolló un modelo de gestión del cambio después de observar a numerosos ejecutivos y organizaciones antes, durante y después del proceso de transformar o ejecutar sus estrategias. El modelo de cambio de Kotter desglosa el liderazgo del cambio organizacional en los siguientes pasos de gestión del cambio:

1. Crear un sentido de urgencia

El dicho “Si no está roto, no lo arregles" parece dominar la cultura de muchas organizaciones. Por eso todo cambio eficaz debe presentarse como la solución a un problema. Tu empresa puede lograrlo si tú:

Evalúas cualquier amenaza potencial que pueda surgir en un futuro cercano o lejano. Estas amenazas podrían implicar la evaluación de cambios en la tecnología, avances de tu competencia, cambios en la demanda del mercado, etc.
Abordas la posible oportunidad que tu empresa podría capitalizar.
Inicias un diálogo sincero en el que tengas la oportunidad de explicar tu visión de manera convincente, mientras brindas a las partes interesadas la oportunidad de expresar sus inquietudes y pensar abiertamente al respecto de tu propuesta.
Buscas el apoyo de las partes interesadas, los clientes y los líderes influyentes del sector para reforzar tu postura.

2. Formar una coalición poderosa

Para liderar la carga de un cambio empresarial importante, necesitarás contar con aliados y partes interesadas. Tener a otros miembros visibles de la empresa unidos, apoyando tu visión, envía un mensaje poderoso y ayuda a propagar rápido el respaldo. Intenta con uno de estos métodos comprobados para hacerlo:

Identifica a los líderes y las partes interesadas clave para el cambio en tu organización y solicita su apoyo para implementar tu visión.
Crea una coalición que funcione de manera constante y pública como un equipo.
Evalúa las áreas débiles de la coalición y compensa involucrando a muchos miembros de varios departamentos y niveles de la empresa. Tener diversidad en cuanto a distintos puestos y niveles ayudará a repartir la fortaleza de la visión en los diferentes puestos dentro de tu empresa.

3. Crear una visión que respalde el cambio

El proceso de cambio comenzó porque tenías una visión de cómo podían y debían hacerse las cosas de manera diferente. Hacer que esa visión sea clara y comprensible es fundamental para lograr el cambio que deseas. Usa material gráfico para trazar los sistemas y procesos de negocio para ver qué funciona y qué no; pueden ayudarte a establecer el grado de urgencia y a crear una visión clara para el cambio.

Como parte de este proceso, también debes:

Identificar los valores fundamentales que deseas incorporar en tu cambio.
Elaborar una declaración de la misión, o una o dos oraciones que capturen las partes más importantes del futuro que imaginas.
Crear una estrategia lógica para implementar esa visión.
Asegurarte de que las partes interesadas y los miembros de tu coalición puedan comunicar esa visión de manera clara y concisa.
Ensayar la declaración de la misión y la visión diciéndolas con frecuencia.

mapa del proceso de negocio actual y futuro

4. Comunicar la visión

Es probable que en tu organización haya muchos comunicados contra los que competirás. Por eso no basta con enviar tu visión por correo electrónico o compartirla con los miembros de tu organización. Para instituir el cambio de manera eficaz, debes repetirlo siempre que puedas, además de mostrar con el ejemplo el comportamiento que deseas ver. Para ello, debes:

Hablar a menudo de manera convincente y persuasiva sobre tu visión.
Vincular tu visión con todo lo que es parte de tu empresa, desde las operaciones hasta la motivación, y a la vez relacionar todo con tu visión.
Compartir los elementos visuales que elaboraste en el paso anterior para demostrar claramente las diferencias entre el estado actual y el estado en el futuro.
Enfrentar las preocupaciones e inquietudes de las personas, pública y llanamente.

Plantilla de flujo de procesos de negocio

5. Eliminar obstáculos

Como seguramente ya lo descubriste para este momento, se espera que haya resistencia al cambio. Para impulsar tu visión, debes curarte en salud y tomar la iniciativa para eliminar los obstáculos contra la adopción de tu nueva idea. Para lograr esto, debes:

Encontrar líderes del sector para reforzar el valor de tu cambio haciendo lo necesario.
Evaluar la disposición en tu organización y asegurarte de que tu visión esté alineada con los diversos niveles de la organización, y viceversa.
Identificar a quienes presentan más resistencia a tu cambio y trabajar para eliminar sus preocupaciones, o bien crear soluciones proactivas en torno a su resistencia.
Premiar y reconocer a aquellos que apoyen e implementen los cambios en su fase inicial.

6. Lograr victorias en el corto plazo

El cambio se implementa no solo con una chispa, sino con energía constante. Generar impulso para tu visión es esencial para asegurar que se mantenga. Las victorias a corto plazo son grandes motivadores para quienes están trabajando en tu nueva visión y una excelente manera de combatir a los detractores o críticos de tu visión. Estas son algunas formas de hacerlo:

Encuentra proyectos a corto plazo que no sean costosos y que no requieran la aprobación de ninguna persona que quizá se oponga.
Selecciona cuidadosamente el proyecto o el objetivo correcto: no alcanzar un objetivo oportunamente puede socavar el valor de tu cambio propuesto.
Recompensa a los miembros del equipo que son esenciales para cumplir con los objetivos.

7. Seguir adelante con el cambio

Si bien son excelentes para comenzar el cambio, las victorias iniciales no son suficientes para sustentar el cambio. Las victorias rápidas pueden ser engañosas para ti o tus compañeros respecto a que el proceso del cambio ya se completó, pero el verdadero cambio debe establecerse mediante la repetición y la expansión. Para seguir adelante con el cambio, debes:

Analizar qué salió bien y qué mal después de cada victoria.
Establecer objetivos cada vez más ambiciosos que puedan generar un impulso exponencial tras el logro.
Atraer a más partes interesadas influyentes o a agentes de cambio.

8. Anclar los cambios en la cultura corporativa

El último paso de tu proceso de cambio es asegurarte de que ya esté integrado en la cultura de tu empresa. El tiempo, los cambios en el liderazgo y los cambios en el personal pueden desvanecer el impacto de tu cambio rápida y fácilmente. Para asegurar que tu cambio siga siendo parte de la cultura de la empresa:

Habla sobre el progreso siempre que puedas. Comparte historias sobre el éxito de tu visión del cambio y repite las historias de otros.
Sigue reconociendo a los miembros clave de la coalición y del cambio, creando oportunidades para honrar su contribución y su legado al cambio que tú imaginaste.
Inculca los valores fundamentales de tu cambio en cada empleado nuevo y en tu proceso de inducción.
Obtén la aceptación temprana de todos los nuevos líderes para mantener el legado de los que los precedieron en tu plan de sucesión.

Un modelo para todas las áreas

El Modelo de cambio de Kotter de 8 pasos puede seguirse en prácticamente cualquier ámbito de la psicología organizacional, desde los negocios hasta la política, pasando por la educación e incluso los deportes. Conocer estos pasos te ayudará en todos los niveles de tu organización, ya sea liderando la carga de un cambio importante en la empresa o apoyando la implementación de la visión de alguien más.

La próxima vez que emprendas un nuevo proyecto o lideres una nueva agenda, incorpora el Modelo de cambio de Kotter de 8 pasos y toma nota sobre qué tanto efecto surtieron tus cambios. Mejorar tu capacidad para lidiar con el cambio se traducirá en un valor enorme en cada área de tu vida.

Diagrama del curso

Mientras se implementa la gestión del cambio en cualquier proyecto o proceso, los elementos visuales son invaluables para comunicar información y presentar una visión a nuevas audiencias. Ayudan a cimentar ideas pero también a priorizar los mensajes más importantes. Hacer diagramas de tu proceso de cambios es la forma más segura de establecer el rumbo de la transformación que deseas.

Ejemplo de un modelo de servicio detallado

Ya sea presentando ejemplos claros y comprensibles de por qué tu empresa necesita cambiar o mostrando los pasos propuestos para implementar el cambio, un diagrama de flujo o diagrama ayudará a las partes interesadas a entender tu visión, quedar convencidas y adoptar la nueva visión con claridad y constancia. Con una interfaz intuitiva para crear fácilmente ayudas visuales claras y la integración con las principales plataformas para compartir tus diagramas en toda la empresa, Lucidchart es la mejor opción para los líderes de cambios.

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Acerca de Lucidchart

Lucidchart, una aplicación de diagramación inteligente basada en la nube, es un componente central de la Suite de Colaboración Visual de Lucid Software. Esta solución intuitiva basada en la nube les permite a los equipos colaborar en tiempo real para crear diagramas de flujo, prototipos, diagramas UML, mapas de recorrido del cliente y más. Lucidchart impulsa a los equipos a desarrollar el futuro más rápido. Lucid se enorgullece de brindar sus servicios a las empresas más grandes de todo el mundo, incluidos clientes como Google, GE, NBC Universal y el 99 % de la lista Fortune 500. Lucid está asociada con líderes de la industria como Google, Atlassian y Microsoft. Desde su fundación, la empresa ha recibido numerosos premios por sus productos, prácticas comerciales y cultura corporativa. Para obtener más información, visita lucidchart.com/es.