La cuestión es que, sin definir cuál es el objetivo, no puedes determinar si lo has alcanzado.
3. Comienza por lo más sencillo
Es importante señalar que habrá muchas ineficiencias en los flujos de trabajo que hayas definido. Si estás abrumado por las ineficiencias y no sabes por dónde comenzar, puedes codificar por colores tu diagrama de flujo en Lucidchart para representar el orden de necesidad. Por ejemplo:
- Verde = fácil de automatizar, gran recompensa
- Amarillo = fácil de automatizar, menor recompensa
- Rosa = difícil de automatizar, gran recompensa
- Rojo = difícil de automatizar, menor recompensa
Una vez que hayas establecido un sistema de codificación por colores, todo lo que tienes que hacer es comenzar —aplicando el gráfico anterior— a automatizar las secciones verdes de tus procesos. Una vez que las secciones de tu flujo de trabajo se hayan implementado correctamente y optimizado, puedes pasar al amarillo o al rosa.
El uso de este sistema te ayudará a reconocer qué partes de tu flujo de trabajo deben ser automatizadas primero y qué partes no necesitan ser automatizadas (o si fuera más complicado automatizarlas de lo que vale). La automatización no tiene por qué ocurrir de la noche a la mañana, así que piensa en ella como un proceso de mejora en lugar de una implementación tiránica del flujo de trabajo.
También vale la pena señalar que hay un montón de soluciones de software de automatización que pueden facilitar el proceso, como Zapier, HubSpot, Wrike y KiSSFLOW. Recomendamos una solución que funcione a la perfección con las aplicaciones que ya utilizas. Por ejemplo, Lucidchart está integrado con Zapier, por lo que puedes enviar datos de más de 1,000 aplicaciones a Lucidchart y controlar de cerca tus procesos a través de elementos visuales.
4. Haz que todo el mundo participe
Has dominado los pasos uno y dos al detallar tus flujos de trabajo actuales y detectar las ineficiencias en ellos que puedes automatizar fácilmente. Ahora es el momento de dar la noticia a los empleados.
Este es otro caso en el que Lucidchart resulta útil: Es mucho más fácil mostrar a los empleados cómo se va a automatizar el proceso que decírselo. Además, si usas Lucidchart para visualizar los flujos de trabajo, puedes alternar fácilmente entre las capas y áreas de acción para mostrar a tu audiencia cómo es el flujo de trabajo actual y cómo es el flujo de trabajo que incorpora la automatización. Una vez que tus empleados vean lo mucho que van a mejorar las cosas, es todavía más probable que estén entusiasmados con el cambio en el flujo de trabajo y ayuden a defender la implementación.
Hay una buena posibilidad de que la automatización que implementes requiera un software para la automatización de flujos de trabajo automatizado, por lo que aquí es donde entra en juego la capacitación. En lugar de asumir que la capacitación debe implementarse en una reunión, puedes enviar un cuestionario a tus empleados para preguntarles cómo prefieren ser capacitados. Diferentes estilos de aprendizaje requieren distintos estilos de enseñanza, por lo que, en algunos casos, la capacitación práctica es mejor, pero otros empleados pueden beneficiarse de la documentación basada en texto que pueden consultar mientras están realizando el proceso.
Ahí lo tienes. La automatización de los flujos de trabajo requiere un poco de trabajo para definir e implementar, pero la recompensa puede ser extraordinaria. Tus empleados pueden enfocarse en el trabajo significativo en lugar de las redundancias como los correos electrónicos de seguimiento y los recordatorios de pago del carrito. Y toda tu empresa puede trabajar para establecerse en el espacio en lugar de verse perjudicada por flujos de trabajo ineficientes.
Comienza a automatizar tus procesos
