Funciones y responsabilidades del gestor de programas
La labor del gestor de programas es muy importante. Como líder de alto nivel, es responsable de las siguientes áreas:
Gobernanza del programa
El gestor de programas se encarga de definir la estructura de la gobernanza de un programa. Esta última incluye el marco y los procesos que guiarán el programa, así como la supervisión y el control de su administración.
Se trata de un componente fundamental de las responsabilidades de un administrador de programas ya que, sin una clara gobernanza, la complejidad de un programa (y de sus muchas partes móviles) puede arruinarlo todo y causar grandes pérdidas (de tiempo, recursos, costos, etc.).
Liderazgo de los programas
Un gestor de programas es básicamente un líder de nivel sénior. En esa capacidad, es responsable de diversas tareas de liderazgo, tales como:
- Dirigir las reuniones de planificación
- Guiar a los administradores de proyectos
- Revisar y aprobar los planes de proyectos
- Garantizar la comunicación entre equipos y canales
Un administrador de programas funge como responsable y enlace de las iniciativas de los programas. Como tal, se encarga de la comunicación con las partes interesadas de proyectos y programas, así como de ponerlas en contacto con las personas y los recursos adecuados.
Parte de su estrategia de comunicación puede incluir un análisis de las partes interesadas. Este útil documento sirve para llevar un control de todas las partes interesadas relevantes (tanto internas como externas) y ayuda al administrador de programas a garantizar que todas las partes reciban la información necesaria en el momento que la requieran.
Administración financiera
Con tantos proyectos, hay diversos costos y asuntos financieros que se deben administrar y coordinar. El administrador de un programa debe colaborar con líderes de nivel sénior, incluido el director de finanzas, para cerciorarse de que el programa se mantenga por buen camino financiero. Esta función puede implicar la elaboración y coordinación de presupuestos de varios proyectos, administrar los riesgos y realizar análisis de costos.
Planificación de programas
Un elemento básico del trabajo del administrador de un programa es planear el programa mismo. El plan de un programa es un manual de estrategias integral para todo el programa. El plan debe describir los objetivos y caso de negocio del programa, todos los proyectos dentro del programa, a las partes interesadas responsables de cada elemento (p. ej., horarios, entregables, plazos, etc.) y las dependencias.
El plan del programa normalmente es un documento iterativo que el administrador del programa puede modificar y actualizar según sea necesario en el transcurso del programa.
Ejecución del programa
La ejecución del programa es la culminación e implementación continua de las responsabilidades del administrador del programa.
Además de crear e implementar la gobernanza, las comunicaciones y los planes de un programa, el administrador también debe supervisar la gestión de riesgos, el abastecimiento, el control del proyecto, la gestión de los cursos de capacitación, la administración financiera, así como la dirección y estrategia continuas del programa.
Dentro de estas áreas de enfoque, los programas exitosos normalmente contienen los siguiente elementos y herramientas que el administrador del programa debe iniciar y gestionar.
- Estatutos de la PMO (oficina de gestión de programas)
- Plan de gobernanza del programa
- Plan de comunicaciones del programa
- Análisis de partes interesadas
- Plan del programa
- Registro de problemas
Una oficina de gestión de programas (PMO) consiste en un equipo de soporte que ayuda al administrador de programas a ejecutar las estrategias e iniciativas de los programas. El documento de estatutos de la PMO establece el alcance, el presupuesto y los objetivos de la PMO y define los puntos de referencia del programa con los que el equipo puede medir su avance.
Un registro de seguimiento de problemas es una herramienta valiosa en la caja de herramientas de los administradores de programas. Normalmente se trata de un archivo compartido donde las partes interesadas pueden registrar sus problemas y obstáculos, actualizar el estado de problemas anteriores y comunicar los avances de los proyectos. Mantener un registro de problemas claro y actualizado ayuda al administrador de programas a mantener su programa funcionando sin problemas.
Cómo usar Lucidchart para gestionar programas satisfactoriamente
Administrar un programa es una tarea enorme y compleja. Un administrador de programas no solo debe ser hábil para liderar y comunicarse, sino también competente en las metodologías de la gestión de proyectos, la administración financiera, la planeación estratégica y el análisis.
En otras palabras, debe compaginar muchas cosas.
Llevar un control en todas estas partes móviles y procesos es todo un reto. Por suerte, Lucidchart puede ayudar. Lucidchart es un espacio de trabajo visual que ayuda a los administradores de programas a documentar y llevar un control de procesos, planes, problemas y partes interesadas en un lugar práctico.
