Rollen und Verantwortlichkeiten des Programmmanagers
Ein Programmmanager hat eine große Aufgabe zu erfüllen. Als hochrangige Führungskraft ist diese Person für folgende Bereiche zuständig:
Programmgovernance
Der Programmmanager ist dafür verantwortlich, die Governancestruktur für das Programm festzulegen. Die Programmgovernance umfasst den Rahmen und die Prozesse, die das Programm leiten und die Aufsicht und Kontrolle des Managements ermöglichen.
Dies ist ein entscheidender Bestandteil der Aufgaben des Programmmanagers, denn ohne eine klare Governance kann die Komplexität des Programms (mit seinen vielen Variablen) dieses entgleisen lassen und erhebliche Verluste (an Zeit, Ressourcen, Kosten usw.) verursachen.
Programmleitung
Ein Programmmanager ist im Wesentlichen eine leitende Führungskraft. In dieser Funktion ist diese Person für eine Reihe von Führungsaufgaben zuständig, beispielsweise:
- Leitung von Planungsmeetings
- Anleitung von Projektmanagern
- Überprüfen und Genehmigen von Projektplänen
- Team- und kanalübergreifende Kommunikation
Der Programmmanager fungiert als Ansprechpartner und Bindeglied für Programminitiativen. Als solche sind die Projektmanager dafür verantwortlich, mit den Projekt- und Programmbeteiligten zu kommunizieren und sie mit den richtigen Personen und Ressourcen zu verbinden.
Ein Teil ihrer Kommunikationsstrategie kann eine Stakeholderanalyse sein. In diesem nützlichen Dokument werden alle relevanten (internen und externen) Stakeholder aufgeführt. Damit kann der Programmmanager sicherstellen, dass alle Beteiligten die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten.
Finanzmanagement
Bei so vielen Projekten gibt es zahlreiche finanzielle Verpflichtungen und Anliegen zu verwalten und zu koordinieren. Der Programmmanager sollte mit der oberen Führungsebene, einschließlich dem CFO, zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das Programm finanziell auf Kurs bleibt. Diese Rolle kann die Erstellung und Koordinierung mehrerer Projektbudgets, das Risikomanagement und die Durchführung von Kostenanalysen umfassen.
Programmplanung
Ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit des Programmmanagers ist die Planung des Programms selbst. Ein Programmplan ist ein umfassender und strategischer Leitfaden für das gesamte Programm. Der Plan sollte die Ziele und den Business Case des Programms, alle Projekte innerhalb des Programms, die für die einzelnen Elemente (beispielsweise Zeitpläne, Leistungen, Fristen usw.) zuständigen Stakeholder und die Abhängigkeiten darlegen.
Der Programmplan ist in der Regel ein iteratives Dokument, das der Programmmanager im Verlauf des Programms nach Bedarf ändern und aktualisieren kann.
Durchführung des Programms
Die Durchführung des Programms ist der Höhepunkt und die laufende Umsetzung der Verantwortlichkeiten des Programmmanagers.
Neben der Erstellung und Umsetzung von Governance-, Kommunikations- und Programmplänen übernimmt der Manager auch die Aufsicht über das Risikomanagement, die Beschaffung, die Projektverfolgung, das Schulungsmanagement, das Finanzmanagement und die kontinuierliche Programmsteuerung und -strategie.
Innerhalb dieser Schwerpunktbereiche enthalten erfolgreiche Programme in der Regel die folgenden Elemente und Tools, die der Programmmanager initiieren und verwalten sollte.
- PMO Charta
- Plan zur Programmgovernance
- Kommunikationsplan für das Programm
- Stakeholder-Analyse
- Programmplan
- Issue Tracker
Ein Program Management Office (PMO) ist ein Team zur Unterstützung des Programms, das dem Programmmanager hilft, die Programmstrategie und -initiativen umzusetzen. Eine PMO Charta ist ein Dokument, das den Umfang, das Budget und die Ziele des PMO festlegt und die Säulen des Programms definiert, an denen das Team den Fortschritt messen kann.
Ein Issue Tracker ist ein wertvolles Tool für das Programmmanagement. Dabei handelt es sich in der Regel um eine gemeinschaftlich genutzte Datei, in der die Stakeholder ihre Probleme und Hindernisse protokollieren, frühere Probleme aktualisieren und über den Projektfortschritt kommunizieren können. Die Pflege eines übersichtlichen und aktualisierten Issue Trackers erleichtert es dem Programmmanager, den reibungslosen Ablauf des Programms zu gewährleisten.
Erfolgreiches Programmmanagement mit Lucidchart
Die Leitung eines Programms ist eine enorme und komplexe Aufgabe. Der Programmmanager muss nicht nur über Führungsqualitäten und Kommunikationsfähigkeiten verfügen, sondern auch über fundierte Kenntnisse in den Bereichen Projektmanagementmethoden, Finanzmanagement sowie strategische Planung und Analyse.
Mit anderen Worten: Man muss mit vielen Dingen jonglieren.
Es ist eine Herausforderung, all diese Variablen und Prozesse im Auge zu behalten. Glücklicherweise kann Lucidchart Sie hierbei unterstützen. Lucidchart ist ein visueller Arbeitsbereich, mit dem Programmmanager Prozesse, Pläne, Probleme und Stakeholder an einem zentralen Ort dokumentieren und verfolgen können.
