プログラムマネージャーの役割と責任範囲
プログラムマネージャーの業務範囲は膨大で、上級管理職として以下の分野を担当します。
プログラムのガバナンス
プログラムマネージャーは、プログラムのガバナンス構造を定義する責任を負います。プログラムのガバナンスには、プログラムを主導し、経営陣の監督と管理を行うためのフレームワークとプロセスが含まれます。
ガバナンスが明確に確立されていないと、プログラムの複雑性と不確実要素からプログラムが軌道を外れ、時間、リソースや費用面で甚大な損失となる可能性があるため、プログラムマネジメントの中でも非常に重要な要素です。
プログラムの主導
プログラムマネージャーは基本的にシニアレベルのリーダーであり、以下を始め、さまざまな局面を主導します。
- 計画ミーティングの進行
- プロジェクトマネージャーの指導
- プロジェクト計画のレビューと承認
- チームやチャネルを超えたコミュニケーション
プログラムマネージャーは、プログラムの施策を進めるための窓口として連絡役を務め、プロジェクトやプログラムのステークホルダーとコミュニケーションをとり、適切な人材やリソースにつなげる役割を担います。
コミュニケーション戦略の一環としてステークホルダー分析を行うこともあります。社内外のステークホルダーすべてを記録し、全員に必要な情報を適時に提供するためにこうした分析が役立ちます。
財務管理
プロジェクトの数が多くなると、資金面でのコストや懸念事項の管理と調整も必要になります。プログラムマネージャーは、財務面からもプログラムを確実に計画通りに進められるよう、CFO を始めとする経営陣と協力し、複数のプロジェクト予算の立案と調整、リスク管理、コスト分析などを行います。
プログラムの計画
プログラムマネージャーの仕事の中でも重要なのが、プログラムそのものを計画することです。プログラムの計画は、プログラム全体の包括的かつ戦略的なプレイブックとなるもので、プログラムの目標とビジネスケース、プログラム内のすべてのプロジェクト、各要素 (スケジュール、成果物、期限など) を担当するステークホルダー、依存関係を概説する必要があります。
プログラムマネージャーは、プログラム期間を通じ、必要に応じてプログラム計画の変更や更新を繰り返し行います。
プログラムの実行
プログラムの実行は、プログラムマネージャーの仕事の集大成であり、継続的にこれを行います。
ガバナンス、コミュニケーション、プログラム計画の作成と実装に加え、プログラムマネージャーはリスク管理、調達、プロジェクトの追跡、トレーニング管理、財務管理、継続的なプログラムの運営と戦略を監督します。
こうした分野を中心に、プログラムマネージャーは主に以下の要素やツールを組み込んでプログラムの作成や管理を行い、成功に導きます。
- PMO 憲章
- プログラムガバナンス計画
- プログラムコミュニケーション計画
- ステークホルダー分析
- プログラム計画
- 課題追跡システム
プログラムマネジメントオフィス (PMO) は、プログラムマネージャーによるプログラムの戦略と施策の実行を支援するプログラムサポートチームです。PMO 憲章では、PMO のスコープ、予算や目標を定め、チームが進捗状況を確認するための柱を定義します。
課題追跡システムは、プログラムマネージャーのツールボックスの中でも貴重なツールで、一般的には共有ファイルの形で、ステークホルダーが問題や障害を記録したり、過去の問題を更新したり、プロジェクトの進捗状況を伝えたりすることができます。この内容を明確かつ最新の状態に維持することで、プログラムの運営がスムーズになります。
Lucidchart でプログラムを上手に管理
プログラムの管理は、膨大な作業が含まれる複雑な仕事です。プログラムマネージャーには、リーダーシップやコミュニケーション能力だけでなく、プロジェクト管理の方法論、財務管理、戦略的計画・分析などの能力も求められます。
したがって、ありとあらゆる方面への関与が必要となります。
常に変化する内容やプロセスのすべてに目を配り続けるのは容易ではありません。ここで役に立つのが Lucidchart です。Lucidchart は、プログラムマネージャーがプロセス、計画、課題やステークホルダーを一元的に文書化し、追跡するのに最適なビジュアルワークスペースです。
