La croissance du secteur industriel et manufacturier s’est accompagnée d’une augmentation de la main-d’œuvre. Le diagramme de Gantt a aidé les dirigeants et les chefs d’entreprise à trouver les moyens les plus méthodiques et les plus efficaces d’accomplir leur travail. Ces visuels permettent aux responsables de comprendre et de suivre :
- les tâches à accomplir ;
- les collaborateurs responsables des différentes tâches ;
- le temps nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche.
Grâce à ces informations, il était plus facile de rationaliser les processus et de s’assurer que les employés étaient affectés aux tâches pour lesquelles ils étaient les plus compétents, tout en veillant à ce qu’il y ait suffisamment de ressources pour les mener à bien.
Pourquoi développer l’automatisation des flux de travail ?
Vous avez peut-être une idée précise de ce que vous devez faire pour accomplir votre travail, et vous ne voulez pas forcément être tenu par un processus rigide. C’est compréhensible, le changement est généralement mal vécu. Souvent, on s’enferme dans l’idée que notre manière de faire est la meilleure parce que c’est celle qu’on a toujours utilisée.
Pourtant, créer un flux de travail pour les procédures courantes et répétitives pourrait présenter plusieurs avantages :
Améliorer les opérations métier
En définissant les étapes et les séquences spécifiques nécessaires à l’exécution d’une tâche, vous pouvez optimiser vos opérations métier en vous assurant que le travail est effectué par les collaborateurs appropriés, dans le bon ordre et dans les délais impartis.
Un flux de travail peut être conçu pour un individu ou pour un groupe de personnes dont les rôles et les affectations dépendent de ceux des autres. Par exemple, un flux de travail élémentaire pourrait décrire le processus d’approbation du contenu d’un guide d’installation de logiciel :
- Un rédacteur technique rédige les instructions d’installation sur la base des informations recueillies auprès des experts.
- Le document est envoyé aux experts pour vérification.
- Le rédacteur incorpore les commentaires recueillis.
- Le document est renvoyé pour une vérification finale.
- Le document est approuvé ou rejeté.
- (Rejeté) Le rédacteur reprend le brouillon et le soumet à nouveau.
- (Accepté) Le document est publié.
Mettre par écrit les étapes n’est pas à proprement parler un flux de travail, mais c’est un bon début. La formulation et la représentation de ces flux de travail, comme dans l’exemple ci-dessous, aideront vos collègues à comprendre ces processus et renforceront l’efficacité de votre entreprise. Nous allons vous montrer comment modéliser un flux de travail un peu plus loin dans cet article.
Éliminer les processus et les activités redondants
Les jeunes entreprises sont généralement de petite taille et disposent d’un moins grand nombre de processus et d’activités que leurs concurrentes établies de longue date. Utiliser des diagrammes de flux de travail et les mettre à jour à mesure que votre entreprise se développe peut vous aider à détecter plus facilement les redondances et à éliminer les sources de gaspillage. Cette méthode est plus efficace que de se contenter d’observer et de suivre les flux de travail tel qu’ils se déroulent.
Intégrer la gestion des flux de travail dans vos activités quotidiennes vous permet de voir l’ensemble de vos opérations de bout en bout. En outre, vous pouvez ainsi intégrer plus facilement des améliorations et vous débarrasser des étapes, rôles et activités inutiles.
Réduire les dépenses d’exploitation
Un diagramme de flux de travail peut vous aider à définir des bonnes pratiques et à rationaliser vos opérations métier. En simplifiant vos processus pour accélérer le flux de travail, vous parviendrez peut-être à limiter la quantité de ressources nécessaires à la réalisation de vos tâches. Par conséquent, vous réduirez vos coûts tout en augmentant vos bénéfices, car vous continuerez à atteindre les mêmes résultats et objectifs avec des ressources moindres.
Résoudre rapidement les problèmes ou les obstacles
Autrefois, dans les années 1980 par exemple, les diagrammes de flux de travail (ou logigrammes) étaient dessinés sur papier, voire ne l’étaient pas du tout. Mettre à jour ces illustrations pour tenir compte des changements de processus était une véritable corvée. Cet inconvénient explique pourquoi certaines entreprises étaient figées dans leurs habitudes et lentes à réagir à l’évolution des marchés et des demandes des clients.
À mesure que l’économie se mondialisait et que les entreprises s’étendaient au-delà de leurs frontières, il devenait de plus en plus important d’appréhender les processus métier et les flux de travail pour pouvoir rester pertinent. Mais la création d’un diagramme de flux de travail était encore très fastidieuse et toujours sur papier, ce qui signifie que les processus pouvaient devenir obsolètes très rapidement après leur publication et leur mise en œuvre.
Dans les années 1990, un logiciel de gestion des flux de travail a été créé pour remplacer les diagrammes sur papier par des logigrammes numériques pouvant être enregistrés sur un ordinateur et actualisés en quelques clics. En 2005, les systèmes de gestion des flux de travail basés sur logiciel sont devenus plus performants avec l’ajout d’outils de modélisation et de notation des processus métier (BPMN).
En confiant les tâches de modélisation des flux de travail et des activités à des systèmes logiciels, quelques clics de souris suffisent pour que les responsables apportent des modifications au diagramme et réagissent aux changements.
