Met de groei van de industrie en de productie nam ook het aantal werknemers toe. Gantt-diagrammen hielpen bedrijfsmanagers en -eigenaren om de meest gestructureerde en gestroomlijnde manieren te vinden om het werk gedaan te krijgen. Met Gantt-diagrammen konden managers zien:
- Welke taken voltooid moesten worden
- Wie verantwoordelijk was voor elke taak
- Hoe lang het duurde om elke taak te voltooien
Deze informatie maakte het eenvoudiger om processen te stroomlijnen, en ervoor te zorgen dat de juiste mensen de juiste taken toegewezen kregen en er voldoende middelen beschikbaar waren om elke taak te voltooien.
Waarom heb je workflowmanagement en workflows nodig?
Je hebt waarschijnlijk een redelijk idee van wat je nodig hebt om je werk gedaan te krijgen, zodat je misschien helemaal geen zin hebt om een strikt proces te gaan volgen. Dat is begrijpelijk, want mensen houden over het algemeen niet van verandering. We zijn geneigd te denken dat onze manier van werken de beste is omdat we het altijd al op die manier gedaan hebben.
Om onderstaande redenen is het toch een goed idee om workflows op te stellen voor gangbare procedures die vaak herhaald worden.
Bedrijfsvoering verbeteren
Als je definieert welke specifieke stappen in welke volgorde uitgevoerd moeten worden om een taak te voltooien, kun je de bedrijfsvoering verbeteren door de juiste mensen die taak in de juiste volgorde binnen een bepaald tijdsbestek te laten voltooien.
Een workflow kan ontworpen worden voor een persoon of een hele groep personen die voor hun rollen en toegewezen taken van elkaar afhankelijk zijn om het project af te ronden. Zo kan een simpele workflow het proces beschrijven voor het goedkeuren van de inhoud van een installatiegids voor software:
- Een technisch schrijver documenteert de installatie-instructies op basis van informatie van experts op dit gebied.
- Het document wordt ter beoordeling naar die experts gestuurd.
- De schrijver voert wijzigingen door op basis van die beoordeling.
- Het document wordt verzonden voor een laatste beoordeling.
- Het document wordt goedgekeurd of afgewezen.
- (Afgewezen) De schrijver herziet het concept en dient het opnieuw in.
- (Geaccepteerd) Het document wordt gepubliceerd.
De opgeschreven stappen vormen nog geen workflow, maar zijn een goed begin. Door workflows zoals in het onderstaande voorbeeld te formaliseren en te visualiseren, maak je deze processen voor anderen inzichtelijker en je bedrijf efficiënter. Verderop laten we je zien hoe je een diagram maakt van een workflow.
Overbodige processen en activiteiten elimineren
Start-ups zijn vaak kleine bedrijven die minder processen en activiteiten hebben dan langer bestaande ondernemingen. Als je workflows maakt en die bijwerkt naarmate je bedrijf groeit, kun je gemakkelijker redundanties ontdekken en verspilling elimineren dan wanneer je je workflows gewoon met beide ogen probeert waar te nemen en te volgen.
Met workflowmanagement voor je dagelijkse activiteiten overzie je de hele operatie van begin tot eind. En kun je gemakkelijker wijzigingen doorvoeren om de workflow te verbeteren en af te rekenen met onnodige stappen, rollen en activiteiten.
Operationele kosten verlagen
Met een workflowdiagram kun je best practices definiëren en je bedrijfsactiviteiten stroomlijnen. Doordat processen gestroomlijnd zijn en het werk sneller gedaan wordt, heb je wellicht minder middelen nodig om de klus te klaren. Zo kun je de kosten verlagen en de winst vergroten doordat je met minder middelen nog altijd dezelfde doelen en targets kunt halen.
Snel reageren op problemen
Vroeger, in de jaren 1980, werden workflowdiagrammen (of stroomdiagrammen) op papier gemaakt, als ze al gemaakt werden. Het was een hele klus om die diagrammen aan te passen aan veranderingen in de processen. Sommige bedrijven raakten hierdoor vastgeroest in hun manier van werken, werden inflexibel en reageerden traag op veranderingen in de markt of in de vraag van klanten.
Naarmate de economie internationaler werd en bedrijven zich buiten hun eigen landsgrenzen uitbreidden, werd het ook steeds belangrijker om inzicht te krijgen in bedrijfsprocessen en workflow, zodat ze konden blijven concurreren. Maar het maken van een workflowdiagram bleef een tijdrovende klus die op papier gedaan werd, waardoor workflows al snel na hun publicatie en implementatie verouderd raakten.
In de jaren 90 werden papieren workflowdiagrammen vervangen door elektronische exemplaren die met workflowmanagementsoftware op een computer gemaakt en opgeslagen werden en met een paar klikken konden worden bijgewerkt. Rond 2005 werden softwaresystemen voor workflowmanagement robuuster door de toevoeging van BPMN-tools (Business Process Modeling and Notation).
Door de workflow- en bedrijfsmodelleringstaken naar softwaresystemen te verplaatsen, konden managers veel gemakkelijker met slechts een paar muisklikken diagrammen wijzigen en op wijzigingen reageren.
