2. Identifier l’état futur idéal
Une fois que vous avez une vue d’ensemble et que vous comprenez comment votre équipe ou votre organisation fonctionne actuellement, vous devez faire preuve d’idéalisme. Où souhaiteriez-vous être ? Qu’est-ce qui manque dans votre processus ? Ne vous préoccupez pas encore de savoir comment vous y parviendrez. C’est la prochaine étape. Pour l’instant, rien n’est impossible et vous devez voir grand.
Vous disposez peut-être d’une équipe de marketing exceptionnelle qui externalise tout son contenu, mais après avoir effectué un audit de ce dernier, vous vous rendez compte que votre marque a perdu en cohérence parce qu’elle s’appuie sur un groupe hétérogène de freelances. Votre rêve pourrait être de reprendre le contrôle du processus de création de contenu afin de rétablir l’identité de votre marque.
Un autre exemple pourrait être celui d’un entrepôt qui doit respecter certaines règles de sécurité, mais les responsables de la production et des ressources humaines décident qu’ils veulent aller encore plus loin que ces règles. Leur idéal ? Dépasser les obligations légales afin d’attirer et de fidéliser des collaborateurs plus compétents et plus impliqués.
Dans les deux cas, les performances actuelles sont clairement insuffisantes ou doivent être améliorées. En imaginant votre état idéal, vous évitez de foncer aveuglément ou de vous contenter de changements superficiels pour atteindre un potentiel plus élevé. Un outil d’analyse des écarts efficace serait ici un tableau de brainstorming ou une carte mentale qui vous permettraient de capitaliser sur la créativité de votre équipe.
Mais comment atteindre cet idéal de manière réaliste ? C’est là que nous entrons dans le vif du sujet.
3. Trouver l’écart et évaluer les solutions
Si vous suivez les deux premières étapes de façon séparée, vous n’obtiendrez pas beaucoup de résultats : le statu quo peut sembler inéluctable, et les objectifs lointains et inatteignables. Cependant, en les combinant, vous découvrirez ce qui vous manque actuellement pour réaliser votre plein potentiel. Vous devez également décider quelles solutions permettront de combler cet écart le plus efficacement.
Pour reprendre notre exemple précédent impliquant une équipe de marketing (voir étape 2), une analyse des écarts soulèverait la question suivante : comment passer d’une voix de marque confuse à une voix unifiée et sous contrôle ?
Plusieurs solutions sont envisageables pour combler cet écart, mais elles ne se valent pas toutes :
- Vous pouvez rapatrier la création de contenu en interne en embauchant davantage de rédacteurs à temps plein, ce qui serait plus coûteux que de faire appel à des freelances.
- Vous pouvez réévaluer tous vos prestataires actuels pour déterminer ceux qui méritent d’être conservés et ceux qui ne répondent pas à vos critères. Cette option demande plus de temps et peut aboutir à un nombre insuffisant de freelances pour répondre à vos besoins.
- Vous pouvez affiner vos instructions concernant le contenu de votre marque et former vos sous-traitants. Cette option demande également du temps et ne garantit pas nécessairement une amélioration du contenu créé par ces derniers.
Si maîtriser votre contenu est primordial, la première solution est la plus appropriée. En revanche, si le critère financier prévaut, la première solution ne sera pas retenue et votre équipe pourrait choisir la deuxième ou la troisième. Un outil d’analyse des écarts utile serait un arbre de décision, car il permet de calculer les coûts et les avantages sur la base d’une probabilité conditionnelle.
En fin de compte, la façon dont vous comblerez l’écart identifié dépendra des priorités des membres de votre organisation et de votre équipe : réfléchissez ensemble à l’option la plus adaptée.
4. Créer et mettre en œuvre un plan pour combler l’écart
Une fois que vous aurez déterminé les différentes façons de combler l’écart et choisi la meilleure, il vous faudra probablement convaincre les autres membres de votre organisation. Les changements que vous allez mettre en œuvre pouvant également affecter d’autres équipes et services, il est indispensable d’établir un plan.
Imaginez une stratégie claire et des objectifs réalisables pour vous aider à concrétiser votre transition et à obtenir l’adhésion de toutes les parties.
Par exemple, en préparation d’une présentation à la direction ou aux cadres, prévoyez une chronologie ou un calendrier du déploiement des changements prévus. Vous pouvez également créer un plan d’action plus complet qui répartit les différentes tâches entre vos équipes et vos collaborateurs.
Poursuivez votre lecture sur la gestion du changement organisationnel, ou utilisez les outils décrits ci-dessous pour élaborer votre tableau de bord et analyse des écarts.
Outils d’analyse des écarts
De nombreux moyens existent pour vous aider à combler votre écart. Quel que soit l’outil que vous choisissez, représentez et documentez chaque étape de votre analyse des écarts pour préserver la dynamique de votre organisation.
Analyse SWOT
L’analyse SWOT est peut-être l’une des plus anciennes recommandations des manuels de marketing. SWOT est l’abréviation de « strengths » (forces), « weaknesses » (faiblesses), « opportunities » (opportunités) et « threats » (menaces). Vous pouvez effectuer une matrice d’analyse SWOT tant sur le plan quantitatif que qualitatif. Ce processus vous aidera à identifier les menaces internes et externes qui pèsent sur votre organisation et à comprendre en quoi et comment vous vous démarquez de la concurrence.
