Quelle est la différence entre un processus et une procédure ?
Les processus et les procédures comprennent chacun des instructions étape par étapes pour vous aider à effectuer correctement une tâche particulière. En revanche, un processus garde une vue d’ensemble du système, tandis qu’une procédure inclut des éléments et les étoffes avec des détails, des tâches précises et des flux de travail qui permettront de respecter les normes de l’entreprise ou du secteur. En d'autres termes, un processus vous dit quoi faire et une SOP vous dit exactement comment le faire.
Par exemple, une SOP n’est pas adaptée pour programmer une boîte à rythmes car il y a trop de variables. Il n’existe pas de sons de batterie standards que vous devez utiliser pour créer un rythme. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un processus étape par étape décrivant comment sélectionner une métrique, un tempo et les sons spécifiques que vous voulez utiliser, puis la manière d’arranger ces sons pour obtenir le motif qui vous convient. Ce processus élémentaire vous permet de laisser libre cours à votre créativité.
Une procédure opérationnelle standard SOP, décrit également ce qui doit se passer pour obtenir un résultat et inclus des étapes et des informations plus détaillées telles que qui, quand et où.
Par exemple, vous pouvez avoir besoin de créer une SOP pour les collaborateurs qui produisent des rapports de mise à jour. Cette procédure opérationnelle standard pourrait comporter :
- Quelles informations doivent être incluses (corrections de bogues, nouvelles fonctionnalités, problèmes connus)
- Quelles informations ne doivent pas être incluses (corrections ou améliorations qui ne sont pas destinées aux clients)
- Sur quelle période les informations doivent être recueillies (combien de semaines ou de jours avant le lancement)
- Qui collecte les informations (rédacteur, responsable de produit, testeurs)
- Quel format utiliser pour le document final (HTML, PDF)
- Comment le cycle de révision fonctionne (à quel moment le document est envoyé pour révision, qui révise le document, combien de temps prévoir pour la révision, combien de temps pour appliquer les modifications)
- Qui doit approuver le document (chefs d’équipe, chefs de produit, cadres supérieurs)
Quand créer une procédure opérationnelle standard ?
Les SOP sont importantes pour gérer une entreprise efficace et conforme. Ils aident à éliminer l'incertitude quant à la manière d'effectuer un travail de routine et à garantir que les bonnes personnes effectuent les bonnes tâches au bon moment. Bien qu'aucune SOP ne puisse garantir des performances, elles standardisent les meilleures pratiques au sein de l'équipe ou de l'organisation, améliorant ainsi la qualité et la possibilité d'avoir des résultats.
Voici quelques raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d'une procédure opérationnelle standard :
- Pour s'assurer que les normes de conformité sont respectées
- Pour répondre aux exigences de production
- S'assurer que la procédure n'a pas d'impact négatif sur l'environnement
- Pour garantir la sécurité
- Pour respecter un horaire
- Pour éviter les défauts de fabrication
- A utiliser pour la formation
Comment rédiger un document de procédure opérationnelle standard ?
Quel que soit votre secteur d’activité, vous devez disposer de procédure opérationnelle standard bien définies pour permettre à vos collaborateurs de comprendre comment réaliser vos opérations courantes en toute sécurité, dans le respect des réglementations et de manière cohérente, quelle que soit la personne qui exécute la tâche.
Il n’existe pas de document officiel sur les procédure opérationnelle standard pour vous apprendre à rédiger une SOP. Cependant, il existe des étapes que vous pouvez suivre pour organiser votre réflexion et à déterminer la meilleure façon de normaliser vos procédures.
Étape 1 : Se concentrer dès le départ sur le résultat
Identifiez le résultat final ou l’objectif de la SOP que vous allez rédiger. Par exemple, si vous préparez un document pour décrire les procédures de fermeture d’un restaurant chaque soir, l’objectif est de sécuriser le bâtiment jusqu’à l’arrivée de l’équipe de préparation le matin.
Cette étape ne comprend pas les détails tels que le nettoyage des sols ou la mise en marche des systèmes d’alarme. Vous cherchez simplement à définir ce que la procédure va accomplir.
Toutes les organisations répètent des processus et des procédures sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle. Lorsque vous définissez vos objectifs, demandez-vous si un document de SOP est forcément nécessaire. Ou bien, vérifiez si une procédure de travail n’a pas déjà été créée et s’il ne vous suffit pas de la changer ou de trouver des moyens pour l’améliorer.
Demandez-vous s’il existe une raison spécifique pour laquelle votre objectif doit être accompagné d’un document de procédure opérationnelle standard.
Lorsque vous avez déterminé ce que votre SOP doit accomplir, il est beaucoup plus facile d’en rédiger les grandes lignes puis d’en préciser les détails.
Étape 2 : Choisir un format
Il y a de fortes chances que votre entreprise dispose déjà de documents SOP rédigés pour différentes procédures auparavant. Il vous suffit de prendre ces documents comme modèles et de suivre leurs préférences de mise en forme.
Si vous n’avez aucun document pour vous inspirer, essayez l’une de ces idées :
- Un format en étapes simples : utilisez ce format pour les procédures courantes à la fois courtes et faciles à suivre. Parfait pour les consignes de sécurité et autres documents obligatoires, ce type de format consiste généralement en une liste numérotée ou à puces comportant des phrases brèves et simples, claires et facilement compréhensibles par le lecteur.
- Un format en étapes hiérarchiques : si vos procédures comportent de nombreuses étapes impliquant des décisions, vous pouvez utiliser un format en étapes hiérarchiques. Il s’agit généralement d’une liste à puces ou numérotée présentant les étapes principales, qui comportent chacune leur série de sous-étapes spécifiques.
- Un format en logigramme : utilisez un logigramme pour élaborer et planifier des procédures opérationnelles standard qui comprennent de nombreux résultats possibles. C’est un choix intéressant lorsque les résultats ne sont pas toujours prévisibles.
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