Qual é a diferença entre um processo e um procedimento operacional padrão?
Processos e procedimentos incluem instruções passo a passo para ajudá-lo a executar uma tarefa específica corretamente. Um processo normalmente é mais generalizado, enquanto um procedimento operacional padrão usa os elementos de um processo geral e acrescenta detalhes, atribuições específicas e fluxos de trabalho para entrar em conformidade com as normas da empresa ou do setor.
Se você simplesmente quer que seu público saiba o que precisa ser feito para atingir o resultado desejado, um processo normalmente basta.
Por exemplo, você não precisa de um POP para programar um drum machine porque há muitas variáveis. Não há sons padrão de bateria que você precisa usar para criar uma batida. Você só precisa de um processo passo a passo descrevendo como escolher um compasso musical, um andamento e os sons específicos que deseja usar e como organizar esses sons em um padrão que soa bem para você. Com esse processo básico, você pode usar sua criatividade.
Em um POP, também é necessário descrever o que precisa acontecer para obter um resultado. Além disso, você incluirá passos e informações mais detalhados, por exemplo, quem, quando e onde. Veja alguns motivos para criar um POP:
- Garantir que os padrões de conformidade sejam atendidos
- Maximizar os requisitos de produção
- Garantir que o procedimento não tenha um impacto negativo sobre o meio ambiente
- Garantir a segurança
- Aderir a um cronograma
- Evitar erros de fabricação
- Usar para fins de treinamento
Por exemplo, talvez seja necessário criar um POP para pessoas que criam notas de versão. O POP pode incluir:
- Quais informações devem ser incluídas (correções de bugs, novos recursos, problemas conhecidos)
- Quais informações não devem ser incluídas (correções ou melhorias que não interessam ao cliente)
- Quando as informações devem ser coletadas (quantas semanas ou dias antes do lançamento)
- Quem coleta as informações (redator, gerente de produto, avaliadores)
- Qual formato usar para o documento (HTML, PDF)
- Como funciona o ciclo de análise (quando o documento é enviado para análise, quem analisa o documento, quanto tempo leva para analisar, quanto tempo leva para implementar alterações)
- Quem precisa aprovar o documento (líderes da equipe, proprietários do produto, gerentes sênior)
Como fazer um POP (procedimento operacional padrão)?
Não importa o tipo de negócio que você tem; você deve ter documentos de POP bem definidos para ajudar seus funcionários a entender como realizar trabalhos de rotina com segurança, em conformidade com os regulamentos e de forma consistente, independentemente de quem é encarregado de concluir a tarefa.
Não há nenhuma norma oficial de procedimento operacional padrão que ensine como elaborar um POP. No entanto, há alguns passos que ajudam a organizar suas ideias e planejar o melhor caminho para padronizar seus procedimentos.
Passo 1: Comece com o final em mente
Defina qual será o resultado final ou o objetivo do POP que você está elaborando. Por exemplo, se você estiver criando um documento que descreve os procedimentos necessários para fechar um restaurante todas as noites, o objetivo é proteger o estabelecimento até que a equipe de preparação chegue na manhã seguinte.
Esse passo não inclui detalhes como a limpeza dos pisos ou como ligar o sistema de alarme. A ideia é simplesmente identificar o que o procedimento realizará.
Todas as organizações têm processos e procedimentos repetidos diariamente, semanalmente e mensalmente. Ao definir suas metas, pergunte se é necessário ter um documento POP para uma meta específica. Ou descubra se já existe um POP para esse objetivo e talvez você só precise revisar o documento e buscar maneiras de aprimorá-lo.
Descubra se há um motivo específico para que esse objetivo tenha um documento de procedimento operacional padrão.
Quando você sabe qual é a finalidade do seu POP, fica muito mais fácil criar um esboço e definir os pormenores.
Passo 2: Escolha um formato
Provavelmente sua empresa já tem alguns documentos POP escritos para outros procedimentos do passado. Você pode usar esses documentos como modelos de formatação.
Se você não tiver nenhum documento para usar como referência, tente o seguinte:
- Um formato de passos simples: use esse formato para procedimentos de rotina curtos e fáceis de seguir. Além de diretrizes de segurança e outros documentos obrigatórios, esse tipo de formato é geralmente uma lista simples numerada ou com marcadores contendo frases curtas, práticas, claras e fáceis de serem seguidas pelo leitor.
- Um formato de passos hierárquicos: se os procedimentos tiverem muitos passos que envolvem uma série de decisões, recomendamos usar o formato de passos hierárquicos. É geralmente uma lista numerada ou com marcadores dos passos principais, seguida por um conjunto de subpassos específicos.
- Um formato de fluxograma: você pode usar um fluxograma para mapear e planejar procedimentos que incluem muitos resultados possíveis. É uma boa opção quando os resultados nem sempre são previsíveis.
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