Qu’est-ce que l’offboarding ?
Vous avez probablement déjà entendu parler de l’onboarding : lorsqu’un nouvel employé rejoint vos rangs, vous veillez à lui présenter l’équipe, la culture, les outils et la base des connaissances de l’organisation afin qu’il puisse réussir sur son nouveau poste.
Par opposition, l’offboarding gère l’expérience de l’employé à la fin de son engagement dans l’organisation. L’offboarding couvre toutes les étapes nécessaires pour se séparer harmonieusement d’un employé après sa démission ou son licenciement.
Lorsqu’elle est bien menée et clairement définie, une procédure d’offboarding assure une transition en douceur, tant pour l’entreprise que pour le salarié sur le départ.
Pourquoi vous avez besoin d’un processus d’offboarding ?
Nous avons déjà souligné l’importance de mettre en place une procédure de licenciement des employés. Mais en vérité, votre tâche ne se termine pas à la validation du licenciement (ou de la démission). Les étapes suivantes constituent un élément crucial du cycle de vie de vos employés et du succès de votre organisation à long terme.
Il existe une longue liste de tâches à accomplir, tant pour les RH que pour l’employé, au moment du départ. L’employé devra rendre tout le matériel qui lui a été fourni par l’entreprise (ordinateur portable ou téléphone, par exemple), remettre son badge d’identification et libérer son bureau.
Les RH devront également s’occuper de toute la paperasse nécessaire (comme les documents relatifs aux avantages sociaux, la signature de la démission, les accords de non-divulgation, etc.) en plus de gérer les réactions de l’équipe et de veiller au moral des collaborateurs.
En l’absence d’une procédure RH claire, des étapes importantes peuvent facilement être oubliées, ce qui fait courir à l’entreprise des risques en matière de sécurité ou de droit, et peut nuire à la relation avec l’employé sortant.
Une procédure d’offboarding facilite cette transition pour les deux parties.
L’offboarding aide les entreprises à :
- atténuer les risques de sécurité (par exemple, en récupérant leurs biens et en révoquant l’accès des employés à leurs divers comptes)
- prévenir les problèmes juridiques (tels que les litiges contractuels, les indemnités ou les licenciements abusifs)
- gérer les défis logistiques relatifs à redistribution des responsabilités
- obtenir un retour d’information précieux pour améliorer votre entreprise
- se séparer dans les meilleures conditions et termes possibles
L’offboarding demande certes des efforts supplémentaires, mais le jeu en vaut la chandelle. Aberdeen Group révèle que les entreprises qui ont investi dans une procédure formelle d’offboarding ont constaté des taux de rétention et d’engagement plus élevés de la part de leurs employés.
L'offboarding : les bonnes pratiques à suivre
La procédure exacte que vous suivrez variera en fonction de la taille de votre entreprise, du poste occupé par l’employé et de la nature de son départ. Utilisez la liste de contrôle et les bonnes pratiques suivantes pour guider la création de votre programme d’offboarding.
Remarque : la procédure et la chronologie de l'offboarding seront différentes pour les licenciements économiques et pour faute grave.
Phase 1 : gérer le processus de démission
Lorsqu’un employé donne sa démission, il est temps pour les RH de démarrer le processus d’offboarding.
- Documenter la rupture du contrat : demandez à l’employé de signer une lettre de démission officielle pour vos archives.
- Planifier un entretien de départ : prévoyez un moment pour rencontrer l’employé avant son départ afin d’obtenir un retour sur son expérience au sein de l’entreprise, son poste et les raisons de sa décision. L’entretien de départ est l’une des dernières interactions que l’employé aura avec votre organisation. Il est donc important d’en faire une priorité et de le préparer.
- Avertir l’équipe : prenez les devants pour anticiper les discussions devant la machine à café. Informez l’équipe du départ prochain de l’employé et surveillez les réactions et les besoins de celle-ci. Gardez les lignes de communication ouvertes pour vous assurer que les collaborateurs ont l’accompagnement et la confiance nécessaires pour aller de l’avant.
- Communiquer avec les clients : si l’employé était en contact avec des clients, créez un plan d’action pour les informer et gérer leur transfert (par exemple, identifiez les collaborateurs qui récupéreront ses comptes et assurez-vous qu’ils disposent des informations et des ressources nécessaires pour une transition harmonieuse).
