ステップ3 : 各ステップにかかる時間を特定
プロセス改善のそもそもの目的は効率の向上にあるため、現在のプロセスにタスク、サブタスク、ステップがいくつあるかをまず理解し、各ステップのタスクを完了するのにどれくらい時間がかかるかを見極める必要があります。
この情報がベースラインとなり、冗長性を見つけて排除し、不必要な手順やタスクを削除し、必要な手順を合理化するための役立つ目標を設定できます。また、新しいプロセスを開発するときに行ったことが実際に改善されたかどうかを判断するのにも役立ちます。
ステップ4：プロセス改善の成功度を測る方法を決定
繰り返しになりますが、時間の短縮や手順の省略を目指す場合は、プロセス完了までにかかる時間を現在のベースラインと比較して測定するとよいでしょう。製品の製造数量や支援する顧客の数を増やすことを目指す場合は、現在のプロセスの成果との比較で成功度を評価することができます。
その他には、以下のような観点から成功度を測ることができます。
- プロセスが顧客の要求をどれだけ効果的に満たしているか
- プロセスの機能と需要と供給を満たす能力においての信頼度はどの程度か
- プロセスにより製品やサービスのコストが増減するか
- プロセスは業界標準とコンプライアンスを遵守しているか
- 消費された資産との比較でプロセスがどの程度効率的にリソースを使用しているか
ステップ5 : 改善を盛り込み新しいプロセスを設計
プロセスマップと関係者全員からのフィードバックを土台にすれば、機能している箇所とそうでない箇所をかなり詳細に把握できるはずです。Lucid を使用して現状のプロセスをマッピングすれば、チーム全体で変更を提案しあい、エディター内のコメント機能を使用して即座にフィードバックを集めることができます。
ここで行う改善には、担当者を別のタスクへ再割り当て、新しいソフトウェアの追加、新しい機器の購入、従業員の新規採用などが含まれます。
ステップ6 : 新しいプロセスをテスト
プロセスは、実装する前にテストを行い、機能することを必ず確かめます。プロセスを実践する前に、プロセスのシミュレーションを作成し、上手く行く箇所とそうでない箇所を把握しておきましょう。
テストを行うことで貴重なフィードバックが得られ、実装の前に問題を修正し、プロセス改善により現状の生産性に悪影響が及ばないようにすることができます。テストが期待どおりに進まない場合や現在のプロセスの改善が見られない場合は、修正し、より効果的なプロセスに仕上げる必要があります。
ステップ7 : 変更を通知して新しいプロセスを実装
実環境でのテストに成功し、プロセスが期待どおりに実行されたら、いよいよ変更を実装します。実装で鍵となるのがコミュニケーションです。変更を実施する予定であること、その変更を実装するための計画が存在することをチームメンバーに必ず知らせておきます。不意を突かれるようなことがないようにしましょう。メンバーが計画を理解し、変更がいつ行われるかを把握していれば、あらゆる過程がよりスムーズに進みます。
加えて、全員が標準の手順に従っていることを確認するため、すべてを文書化しておきます。こうすることで、製品とサービスの一貫性と品質を保証できます。また、プロセスを徹底的に文書化しておくことで、新入社員のトレーニングや、チームメンバーが別のタスクに担当替えとなる際に自分の役割を理解するのにも役立ちます。
ステップ8 : プロセスを監視し、必要に応じて修正
プロセスを改善したら、果たしてそれですべて完了でしょうか。
現実にはそう簡単にはいきません。プロセスの改善は継続的なプロセスであり、プロセスが効果的であることを確認するには、プロセスを注意深く監視して管理する必要があります。合理化や改善の余地がある箇所が見つかったら、プロセス改善のプロセスを再び繰り返さねばなりません。ただ、この過程はそれほど面倒ではなく、ほとんどの作業がすでに完了しているため、2回目以降は簡単になります。変更すべき箇所を判断するときにフローチャートとマップを修正すれば十分でしょう。
