Etapa 3: identifique quanto tempo leva cada passo
A ideia por trás da melhoria de processos é aumentar a eficiência. Portanto, você precisará entender quantas tarefas, subtarefas e etapas existem no processo atual. Quanto tempo leva para concluir as tarefas em cada etapa?
Essas informações oferecem uma base para que você possa definir metas que ajudarão a encontrar e eliminar redundâncias, eliminar etapas e tarefas desnecessárias e simplificar as etapas necessárias. À medida que você desenvolve um novo processo, essas informações também ajudarão a determinar se o que você fez é realmente uma melhoria.
Etapa 4: decida como medir o sucesso da melhoria de processos
Se o seu objetivo é reduzir o tempo ou eliminar etapas, uma boa medida pode ser quanto tempo leva para concluir o novo processo em comparação com o processo anterior. Se o objetivo for aumentar a quantidade de produtos fabricados ou o número de clientes auxiliados, o sucesso poderá ser medido em relação aos resultados do processo atual.
Outras medidas podem incluir:
- Com que eficácia o processo atende aos requisitos do cliente
- Qual o nível de confiabilidade do processo em termos de funcionalidade e capacidade de atender à oferta e à demanda
- O processo reduz ou aumenta o custo do produto ou serviço?
- O processo segue os padrões e a conformidade do setor?
- O processo usa recursos sabiamente em comparação com os ativos consumidos
Etapa 5: projete seu processo aprimorado
Com base no mapa de processos e feedback de todos os envolvidos, você deve ter uma boa ideia do que está e do que não está dando certo. Se você mapeou seu processo atual usando a Lucid, sua equipe poderá colaborar nas alterações do documento e receber feedback imediato com o recurso de comentários no próprio editor.
As suas melhorias podem ser designar tarefas a outras pessoas, incluir um novo programa, adquirir equipamentos, contratar funcionários, entre outras.
Etapa 6: testar o novo processo
Você precisará testar seu processo antes de implementá-lo para garantir que ele funcione. Considere criar uma simulação de processo para ver o que funciona e o que não funciona antes do processo ser colocado em prática.
Os testes darão a você um feedback valioso e o ajudarão a corrigir problemas antes da implementação, para que as melhorias no processo não tenham um impacto negativo na produtividade atual. Se o teste não tiver o desempenho esperado ou não melhorar nenhum dos processos atuais, você precisará revisar e descobrir o que funcionaria melhor.
Etapa 7: comunique as mudanças e implemente o novo processo
Quando os testes são bem-sucedidos em situações reais, e o processo é executado conforme o esperado, é hora de implementar as alterações. A comunicação é fundamental na implementação. Você precisa informar sua equipe de que uma mudança está por vir e que você tem um plano para colocá-la em prática. Ninguém gosta de ser pego de surpresa. Se a sua equipe entender o plano e souber quando a mudança vai acontecer, tudo correrá de forma mais tranquila.
Além disso, documente tudo para ter certeza de que todos seguirão o procedimento padrão. Isso garante consistência e qualidade dos produtos e serviços. Além disso, processos bem documentados são ótimos para treinar novos funcionários e ajudar os membros da equipe a entender as funções à medida que são designados para tarefas diferentes.
Etapa 8: monitore e revise conforme necessário
Depois de melhorar um processo, está tudo pronto, certo?
Não necessariamente. A melhoria de processo é um processo contínuo. Você precisará monitorar e gerenciar de perto o processo para garantir que ele seja eficaz. Quando você encontrar áreas que podem ser simplificadas ou melhoradas, precisará iniciar o processo de melhoria de processos novamente. Mas não se preocupe, será mais fácil da segunda vez, pois a maior parte do trabalho já foi feita. Você provavelmente só precisará revisar fluxogramas e mapas quando entender que alterações devem ser feitas.
