プロジェクト管理と変更管理の違いと比較
詳しい説明をもってしても、プロジェクト管理と変更管理の具体的な違いを見分けるのは難しいかもしれません。
この2つの管理を簡単に比較すると以下のようになります。
変更管理
- 標準的なガイドラインがない
- 比較的くだけたプロセスを含む
- 具体的なタイムラインがない
- 人に焦点を当てる
- 組織やプロジェクトの発展に伴う変更の影響を管理する
プロジェクト管理
- 文書化されたガイドラインや基準がある
- 具体的なタイムラインに従う
- 技術的なプロセスやシステムに重点を置く
- 特定の目標や要件を満たすためにプロジェクトの活動を管理する
変更管理は、人間的な側面に対応する形でプロジェクト管理プロセスを補完します。
プロジェクト管理と変更管理をチームやプロセスに組み込む方法
プロジェクト管理と変更管理は、プロジェクト (そして最終的なその成功) の異なる側面に注目したもののため、プロジェクトにおいて目指す成果と組織全体の成功を確実に達成するには、組み合わせて実践する必要があります。
統合的なアプローチの利点
効率の向上 : プロジェクト管理と変更管理を別々に行うと、重複やコミュニケーションにおけるミス、非効率性が生じ、導入の失敗や成果の未達につながる危険があります。変更管理とプロジェクト管理のプロセスやチームを統合し、連携させることで、プロジェクトとその影響を全体的かつ戦略的に管理することができます。
整合性の向上: プロジェクトにおけるプロジェクト管理と変更管理を統合することで、チームが最も効果的かつ論理的な順序でプロセスを整合させられるようになり、活動の技術的側面と人的側面を調和させ、適時に適切な行動を取れるようになります。
リスクの低減 : プロジェクト管理と変更管理のチームがそれぞれ個別に管理を行ったり、変更管理がプロジェクトの最初ではなく最後に適用されていると、重大なリスクを見逃し、そうした問題を管理・軽減する機会を逃す可能性があります。
例えば、変更マネージャーは、関係者からの反発や抵抗が大きくなると思われる分野を特定することができます。2つのプロセスを統合することで、マネージャーはマイルストーンとデリバリーをより効果的に計画できるようになります。
コミュニケーション: プロジェクト管理と変更管理を統合すれば、プロジェクト内のコミュニケーションと知識にも改善が期待できます。変更マネージャーが変化に対する社内の反応をプロジェクト管理チームに分かりやすく説明し、プロジェクトマネージャーはそうしたフィードバックを戦略の調整や成果の向上に活用することができます。
変更管理とプロジェクト管理を統合するためのヒント
プロジェクト管理の過程に変更管理を取り入れるには、さまざまな方法があります。どのようなアプローチを取る場合でも、成功度を高めるには以下のヒントを参考にしてみましょう。
目標と成果の目的を一致させる
プロジェクト (とその影響) の長期的な成功を確保するという基本目標を共有する以上、変更管理とプロジェクト管理には、当然ながら補完し合うプロセスが含まれます。
ただ、2つの管理の間で不和が生じると、この共通の目的を見失ってしまうことになりかねません。変更管理は相対的に新しいものであり、違ったパターンに従っているため、2つの管理が切り離されているように感じられることがあります。
対立の構図を防ぐためには、両チームが協力し合い、目標を明確に定義して調整することが重要です。具体的に実現しようとしていることは何か、目指す成果はどのようなものか、考えてみましょう。
こうした問いへの答えを探すことで、プロジェクトとその影響を管理するという2つの面から戦略的なアプローチを計画することができます。
構造化された変更管理プロセスを確立する
前述のとおり、変更管理には厳格なガイドラインや標準的なプロセスはありませんが、うまく統合させるには、構造的なアプローチを取るのがベストです。
プロジェクトマネージャーと連携し、厳密に構造化された形で実践的な方法とプロセスを決定します。目的とマイルストーンを明確に定義したプロセスに沿って進めば、プロセスをプロジェクト管理のタイムラインに合わせやすくなり、より戦略的に活動を進められるようになります。
役割と責任範囲を明確に定義する
両チームが揃い、担当者とその範囲を明確に決めておくことも重要です。プロジェクトは、開発から実施までに数か月かかることも多いため、プロセスを通じ、活動や成果に責任を持つ人を確認しておくことで、プロジェクト過程で先を見失うことがなくなり、全員がすべきこととタイミングを把握できるようになります。
責任範囲を明確に定義すれば、チームの効率を改善し、コミュニケーションにおけるミスや摩擦からくる遅延の発生を防ぐことができます。
Lucidchart でプロジェクト管理と変更管理を同時に実現
プロジェクト全体を通じて変更を管理するのは容易ではありませんが、ここで役に立つのが Lucidchart です。Lucidchart は、プロジェクトマネージャーや変更マネージャーがプロセスを最初から最後までビジュアルで文書化し、追跡するのに最適なツールです。
すぐに使える図形ライブラリ、データのリンクや条件付き書式設定オプション、リアルタイム更新などの機能を備えた Lucidchart を使えば、プロジェクト管理や変更管理のプロセスを簡単に統合できます。また、各チームのプロセスをひと目で見渡し、重複する箇所を特定し、タスクをビジュアルで組み合わせて一体感のあるプロセスマップに仕立てることができます。
さらに、プロセスの現状とあるべき姿を図式化すれば、組織内の関係者に変更の内容や個人/グループに対する影響を理解してもらうのもスムーズです。
