Gestão de mudanças x gestão de projetos
Mesmo com uma descrição mais detalhada, pode ser difícil distinguir as diferenças específicas entre essas duas disciplinas.
Vamos comprar as duas lado a lado.
a gestão de mudanças:
- Não tem orientações padrão
- Inclui processos menos formais
- Não tem uma linha do tempo definida
- Foca as pessoas
- Gerencia o impacto da mudança resultante de desenvolvimentos organizacionais ou de projetos
A gestão de projetos:
- Tem orientações e padrões bem documentados
- Segue uma linha do tempo específica
- Foca processos e sistemas técnicos
- Gerencia as atividades do projeto para atender a metas e requisitos específicos
Para complementar o processo da gestão de projetos, a gestão de mudanças se dedica ao lado humano da equação.
Como incorporar tanto nas equipes quanto nos processos
Como cada disciplina foca aspectos distintos de um projeto (e, por fim, o sucesso dele), tanto a gestão de projetos quanto a gestão de mudanças devem trabalhar em conjunto para garantir os resultados pretendidos do projeto e o sucesso da organização em geral.
Benefícios da abordagem integrada
Maior eficiência: trabalhar de forma independente pode resultar em redundâncias, falhas na comunicação e ineficiência. Todos esses fatores geram uma implementação confusa e resultados abaixo da média. Ao se integrarem e trabalharem juntos, os processos e as equipes de gestão de projetos e de mudança gerenciam o projeto (e os impactos) de forma holística e estratégica.
Maior alinhamento: ao integrar a gestão de projetos e a gestão de mudanças no projeto, as equipes alinham os processos na sequência mais eficaz e lógica. Em outras palavras, alinhar as atividades técnicas e de pessoal faz as equipes tomarem a ação certa no momento certo.
Mitigação de riscos: se ambas as equipes trabalharem isoladamente (ou se a gestão de mudanças for feita no fim do projeto e não no início), elas podem não ver riscos e oportunidades relevantes para gerenciar e mitigar.
O gerente de mudança, por exemplo, pode identificar áreas em que se espera maior resistência das partes interessadas. Quando os dois processos são integrados, os gerentes podem planejar os marcos e a entrega com mais eficiência.
Comunicação: de forma semelhante, a gestão integrada do projeto e das mudanças melhora a comunicação e o conhecimento dentro do projeto. O gerente de mudança garante que as equipes de gestão de projetos entendam como as pessoas reagem às mudanças; e o gerente do projeto pode usar esse feedback para adaptar estratégias e melhorar os resultados.
Dicas para integrar a gestão de mudanças e a gestão de projetos
Há diferentes maneiras de incorporar a gestão de mudanças na sua prática de gestão de projetos. Seja qual for a abordagem, siga estas dicas para ter mais sucesso.
Alinhe metas e objetivos de resultado
A gestão de mudanças e a gestão de projetos naturalmente têm processos complementares com o mesmo objetivo básico subjacente: garantir o sucesso do projeto (e dos impactos) no longo prazo.
No entanto, esse objetivo compartilhado às vezes pode se perder se os dois lados não trabalharem bem juntos. Como a gestão de mudanças é um conceito mais recente e segue um padrão distinto, pode ser difícil entrosar os dois grupos.
Para evitar a mentalidade “nós contra eles”, é importante que ambas as equipes colaborem, definam claramente e alinhem os objetivos. Considere: o que exatamente você quer realizar? Quais são os resultados desejados?
Ao responder a essas perguntas, você pode planejar uma abordagem estratégica e dupla para gerenciar o projeto e os impacto dele.
Estabeleça processos estruturados na gestão de mudanças
Observamos previamente que a gestão de mudanças não segue orientações rígidas ou processos padrão. No entanto, para que a integração da gestão de mudanças seja bem-sucedida, é melhor uma abordagem estruturada.
Fale com o gerente do projeto e decidam sobre uma metodologia e um processo práticos. Quanto mais rigoroso e estruturado, melhor. Seguindo um processo definido, com objetivos e marcos claros, fica mais fácil alinhar esse processo com a linha do tempo da gestão de projetos e, assim, garantir uma aplicação mais estratégica das atividades.
Defina claramente as funções e responsabilidades
Por fim, é crucial se sentar com as duas equipes e identificar quem é responsável pelo quê. Um projeto geralmente leva meses para ser desenvolvido e implementado. Saiba quem é responsável por cada atividade ou resultado durante todo o processo. Dessa forma, nada se perde na confusão, e todos entendem o que e quando fazer.
Ao definir claramente as responsabilidades, você não só melhora a eficácia da equipe como evita atrasos causados por conflitos e falhas na comunicação.
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