Of je nu een manager bent of een van de beste HR-vertegenwoordigers binnen je organisatie, je maakt je waarschijnlijk meer zorgen over het jaarlijkse beoordelingsgesprek dan je werknemers. Managers besteden zelfs 210 uur per jaar aan best practices voor het beoordelingsgesprek.
Wat veel managers zich niet altijd realiseren, is dat het beoordelingsgesprek van werknemers niet het stereotiepe, afgezaagde en mogelijk ongemakkelijke (of lastige) functioneringsgesprek hoeft te zijn zoals we het kennen. We hebben een bruikbare lijst met best practices opgesteld, zodat zowel jij als je directe ondergeschikten de tijd die aan beoordelingen wordt besteed kunnen maximaliseren en je talent beter kunt beheren en motiveren.
Voordelen van werknemersbeoordelingen
Beoordelingen van werknemers zijn meer dan een jaarlijks gesprek om iemands prestaties te bespreken. Deze jaarlijkse evaluaties hebben voordelen die lang nadat het gesprek voorbij is gevolgen zullen hebben voor de leden binnen je team:
- Verbeterde communicatie
- Betrokkenheid van werknemers
- Professionele ontwikkeling
- Groei van vaardigheden
Stappen in het beoordelingsproces voor werknemers
1. Bepaal welk type prestatiebeoordelingsproces je bedrijf moet gebruiken
Het management moet een veilige ruimte bieden waar directe ondergeschikten gesprekken kunnen voeren met managers - en dus geen autoriteitsgedreven ruimte waar een manager elke werknemer alleen maar vertelt wat er mis gaat en waarom. Bedrijven zouden er een gewoonte van moeten maken om hun directieleden te coachen in plaats van ze af te straffen, en ze zouden kunnen overwegen om een managementfeedbacksysteem te implementeren om de weegschaal in evenwicht te brengen en feedback tussen werknemers en managers beter te faciliteren.
Laten we eens kijken naar de verschillende beoordelingsgesprekken waarvan je gebruik kunt maken om dit te bereiken.
Soorten beoordelingsgesprekken voor werknemers
Top-down
Deze aanpak is doorgaans wat je je voorstelt bij een standaard functioneringsgesprek. Bij een top-downbeoordeling moet een leidinggevende formeel in gesprek gaan met de ondergeschikte om fouten en inzichten te bespreken en constructieve feedback te geven.
Het doel is een open communicatie tussen werknemers en leidinggevenden, om prestaties uit het verleden en plannen voor toekomstige professionele ontwikkeling te beoordelen. Maar een belangrijk punt van kritiek op de top-downbenadering is dat het werknemers ongerust kan maken en open communicatie in de weg kan staan, omdat er sprake is van een onevenwichtige relatie tussen managers en werknemers.
Zelfbeoordeling
Zoals de naam al doet vermoeden, houden zelfbeoordelingen in dat werknemers hun prestaties beoordelen met zowel kwalitatieve als kwantitatieve metingen. Deze aanpak geeft werknemers meer eigenaarschap in het proces, waardoor ze de kans krijgen om te reflecteren op hun werk en managers waardevolle inzichten krijgen vanuit het perspectief van de werknemer.
Zelfevaluaties zijn echter vaak niet objectief en vertekenen het perspectief van de werknemer, wat gemakkelijk kan leiden tot conflicten en wrok bij de werknemer.
360-graden
De 360-gradenbenadering, ook wel bekend als multi-rater feedback of multi-source feedback, heeft tot doel een uitgebreide beoordeling van werknemers te bieden. Het omvat feedback van een groot aantal partijen, waaronder collega's, directe leidinggevenden, niet-directe leidinggevenden en zelfs de werknemers zelf. Hoewel het 360-graden feedbackproces robuustere en constructievere feedback biedt, kan het werknemers ook overweldigen en meer tijd vragen om alle informatie te verwerken.
Classificaties
Een prestatie-evaluatie maakt gebruik van een schaal of beoordelingssysteem dat meestal is aangepast aan je organisatie, om de prestaties van je werknemers te meten. Een belangrijk voordeel van een beoordelingsschaal voor een prestatie-evaluatie is dat het kwantificeerbare gegevens oplevert en gemakkelijk trends in de tijd kan laten zien. De meeste beoordelingssystemen missen echter vaak nuance en hebben de neiging al snel af te wijken en weinig accuraat te zijn.
Mix en match
Combineer een aantal van de beoordelingsprocessen hierboven om het beste prestatiebeoordelingssysteem voor je organisatie te vinden.
2. Breng je beoordelingsproces voor werknemers in kaart
Als je eenmaal het proces voor prestatiebeoordeling voor jouw organisatie hebt bepaald, is de volgende stap om het hele proces in kaart te brengen zodat iedereen op één lijn zit.
De complexiteit van je proces hangt grotendeels af van de methode die je hierboven hebt gekozen. Een beoordelingssysteem is veel eenvoudiger dan het gebruik van 360-graden feedback, waarvoor je meerdere partijen bij elkaar moet brengen.
Meestal begint het uitwerken van het proces met het door HR vaststellen van de tijdlijn en de stappen die nodig zijn om een succesvol functioneringsgesprek te voeren. Zorg ervoor dat je rekening houdt met het volgende wanneer je begint met het in kaart brengen van je eigen beoordelingsproces voor werknemers:
-
Training: bepaal of werknemers getraind moeten worden in het proces, vooral als dit nieuw is binnen de organisatie.
-
Tijd: bedenk hoe lang werknemers en managers nodig hebben om de beoordeling te voltooien.
-
Feedback en actie: vermeld wanneer werknemers feedback krijgen en het tijdschema voor alle maatregelen die moeten worden genomen naar aanleiding van de evaluatie (bijvoorbeeld promoties, loonsverhogingen).
-
Deelnemers: bepaal hoeveel individuen betrokken zijn. Gaat het alleen om de manager en de werknemer of omvat het proces meerdere beoordelaars, zoals bij de 360-graden feedbackmethode?
