Warum die Prioritätenmatrix funktioniert
Ganz gleich, wie engagiert, motiviert und detailgenau Sie arbeiten, können Sie unmöglich allen Aufgaben die gleiche Aufmerksamkeit widmen – und das ist auch nicht nötig.
Indem Sie eine Prioritätenliste erstellen oder eine Prioritätenübersicht anfertigen, fällt es Ihnen leichter, sich auf die wichtigsten anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. In der Psychologie ist diese Eigenschaft als „selektive Aufmerksamkeit“ bekannt. Das Gehirn neigt von Natur aus dazu, irrelevante Informationen herauszufiltern, da es ständig Informationen aufnimmt und verarbeitet.
In der Kognitionswissenschaft wird die selektive Aufmerksamkeit in zwei Kategorien unterteilt: Bottom-up und Top-down. Die Aufmerksamkeitsform „Bottom-up“ ist reaktionär: Sie tritt auf, wenn etwas Ihren Denkprozess unterbricht und Ihre Aufmerksamkeit raubt. Ein bellender Hund, ein lauter Knall, ein hektischer Gedanke, eine Handybenachrichtigung – Situationen, in denen man unweigerlich aufmerksam wird, werden als „Bottom-up“ bezeichnet.
Die selektive Aufmerksamkeit, die zu Spitzenleistungen führt, wird jedoch als „Top-down“ bezeichnet: Wenn Sie den Überblick behalten und sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren können, spricht man von „Top-down“- oder „freiwilliger“ Konzentration. Diese Art der Konzentration ist zielgerichtet und hat zur Folge, dass das Gehirn unter den aktuellen Bedingungen auf der Grundlage früherer Erfahrungen funktioniert.
Forschungen zeigen, dass Multitasking nur ein Mythos ist und unser Fokus in Wirklichkeit sehr schnell von einer Sache zur anderen wechselt, wenn wir von Multitasking sprechen. Das Hin- und Herschalten verbraucht zusätzliche Energie, die Sie in die wichtigsten Aufgaben in Ihrem Berufs- und Privatleben investieren sollten. Je unwichtiger Sie eine Aufgabe einschätzen, umso weniger konzentrieren Sie sich auch darauf, und umso leichter werden Sie abgelenkt.
Stellen Sie sich ein Szenario vor, das Sie mit wenig Aufwand und geringer Auswirkung verbinden, z. B. fünf weitere Kaltakquiseanrufe für ein umsatzschwaches Produkt oder Serviceangebot. Denken Sie im Gegensatz dazu an ein Projekt, an dem Sie bereits seit einem Jahr arbeiten und das Sie nun dem CEO Ihres Unternehmens vorstellen. Welche Aufgabe ist wohl am ehesten mit Ablenkungen verbunden?
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Arbeit, die Art der Konzentration, die Sie ihr zukommen lassen, wie oft und wie lange Sie sich ablenken lassen, und auch die Bedeutung der Aufgabe im Auge behalten. Eine klar definierte Prioritätsübersicht macht sich die natürlichen kognitiven Prozesse Ihres Gehirns zunutze und steigert Ihre Gehirnleistung, indem Sie Ihre begrenzte Aufmerksamkeit effizienter nutzen.
Erstellung einer Prioritätenmatrix
Wenn Sie erst einmal verstanden haben, wie und weshalb die Prioritätenmatrix funktioniert, steht einem gezielten Einsatz nichts mehr im Wege. Bei jeder neuen Strategie oder jedem neuen Instrument ist es überaus wichtig zu wissen, wie man sie richtig einsetzt. Nur so können Effizienz und Wirkung maximiert werden.
Für den Einstieg in die Verwendung einer Prioritätenmatrix führen Sie die folgenden Schritte aus:
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Machen Sie eine Liste: Halten Sie alle Ihre aktuellen Projekte, Ziele und Prioritäten fest – egal, ob es sich um tägliche Aufgaben, laufende Projekte oder größere strategische Vorhaben handelt.
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Bewerten Sie jedes Element: Bewerten Sie jede Aufgabe auf einer Skala von 1–10 nach ihrer Auswirkung auf das Unternehmen. Bewerten Sie jeden Punkt auf Ihrer Liste anhand der gleichen Skala nach dem Grad des erforderlichen Aufwands.
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Erstellen Sie einen Plan: Mit dieser Gewichtung können Sie Ihre Aktivitäten strategisch in die entsprechenden Quadranten der Matrix einordnen und entsprechend priorisieren, delegieren oder zurückstellen.
