La ciencia detrás del por qué la matriz de prioridades funciona
No importa qué tan comprometido, dedicado y orientado a los detalles puedas estar, es imposible ejecutar todas las tareas con el mismo nivel de atención; además, no es necesario.
Establecer una lista de prioridades o trazar un cuadro de prioridades aprovecha la capacidad de tu cerebro de concentrarse en las tareas más importantes. Los psicólogos llaman a esto atención selectiva: la tendencia natural del cerebro a filtrar la información innecesaria, ya que está constantemente recibiendo y procesando información.
Los científicos cognitivos clasifican la atención selectiva en dos formas: de abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo. El enfoque ascendente es reaccionario: ocurre cuando algo interrumpe tu proceso de pensamiento y te roba la atención. Un perro que ladra, un golpe fuerte, un pensamiento frenético, una notificación del teléfono... las instancias en las que no puedes evitar prestar atención se califican como ascendentes.
Sin embargo, la atención selectiva que conduce a una ejecución de alto nivel se denomina descendente: cuando eres capaz de ver el panorama general y elegir una tarea en la cual centrarte cada vez, se considera atención descendente o "voluntaria". Este tipo de enfoque está orientado a los objetivos y crea un funcionamiento cerebral que se basa en la experiencia previa y en las condiciones actuales.
Las investigaciones sugieren que la multitarea (ejecución de varias tareas a la vez) es un mito, y que lo que llamamos multitarea es más bien que nuestro cerebro oscila de una cosa a otra muy rápidamente. El ir y venir de un lado a otro consume una energía extra que, según los expertos, debería dedicarse a las tareas más importantes de tu trabajo y de tu vida. Además, cuanto menos importante consideres una tarea, menos concentración le atribuye tu cerebro, lo que hace que la distracción sea fácil y accidental.
Piensa en un escenario que consideres de bajo esfuerzo y bajo impacto, como hacer cinco llamadas en frío adicionales para una oferta de productos o servicios de baja venta, frente a presentar un proyecto en el que has estado trabajando durante un año al director general de tu empresa. ¿Qué tarea es más probable que vaya acompañada de distracciones?
Es importante controlar el trabajo que realizas, el tipo de concentración que le atribuyes, con qué frecuencia y por cuánto tiempo te distraes, y también qué tan importante es la tarea. Tener un mapa de prioridades bien definido capitalizará los procesos cognitivos naturales de tu cerebro y añadirá un impulso turbo a tu poder cerebral, dándole un rendimiento más eficiente a tu limitada atención.
¿Cómo hacer una matriz de prioridades?
Una vez que entiendas cómo y por qué funciona la matriz de prioridades, podrás ponerla en práctica de forma eficaz. Con cualquier nueva estrategia o herramienta, es importante saber exactamente cómo utilizarla para maximizar su eficacia e impacto.
Para empezar a utilizar una matriz de prioridades, sigue estos pasos clave:
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Haz una lista: registra todos tus proyectos, objetivos y prioridades actuales, ya sean tareas diarias, proyectos en curso o iniciativas estratégicas de mayor envergadura.
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Clasifica cada elemento: en una escala del 1 al 10, clasifica cada tarea según su impacto en el negocio. Utiliza la misma escala para medir cada elemento de tu lista según el nivel de esfuerzo requerido.
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Traza un mapa: con esta ponderación en su lugar, podrás situar estratégicamente tus actividades en los cuadrantes adecuados de la matriz y priorizar, delegar o despriorizar según corresponda.
