¿Alguna vez estuviste en medio de un proyecto y se interrumpió por la total frustración y confusión sobre la visión y el alcance del proyecto? Aunque tal vez estés buscando en cadenas de correos electrónicos viejos y notas garabateadas en Post-it para encontrar algo de claridad y orientación, podrías encontrarlas o no. La próxima vez puedes salvar el día, y los proyectos futuros, con una reunión de lanzamiento del proyecto y una agenda.
¿Qué es la reunión de lanzamiento del proyecto?
La reunión de lanzamiento del proyecto es la primera reunión entre el equipo del proyecto y el interesado en el proyecto, que puede ser interno o externo. Es una oportunidad para reunir a la gente adecuada en la sala adecuada y en el momento adecuado para sincronizar y analizar todo lo que derivará en el éxito del proyecto.
¿Por qué organizar una reunión de lanzamiento?
El objetivo de la reunión de lanzamiento es sentar las bases de un proyecto exitoso: es una oportunidad para asegurar que los interesados y el equipo del proyecto tengan las mismas ideas respecto del alcance, los objetivos, el presupuesto, el cronograma y todo lo demás. Es básicamente el 411 de los proyectos en persona.
El concepto puede parecer simple y tal vez te sientas tentado a solo enviar un correo electrónico. ¡Resiste ese impulso! Aunque vivamos en un mundo digital, algunas cosas se hacen mejor en persona, con el apoyo de la tecnología. Una reunión de lanzamiento es una oportunidad de iniciar una conversación inicial y crear un mapa de ruta claro juntos, sin confusión ni expectativas mal manejadas. Con la preparación adecuada, puedes eliminar sorpresas o déficits del proceso de gestión del proyecto para evitar dolores de cabeza e inconvenientes más adelante.
Cómo prepararte para tu reunión de lanzamiento del proyecto
Una reunión de lanzamiento del proyecto bien desarrollada permite que los equipos permanezcan organizados, enfocados en la tarea y encaminados hacia el éxito. Ya sea que la reunión del proyecto sea para los interesados internos o externos, aquí tienes cuatro consejos para tener en cuenta a fin de aprovechar la reunión al máximo.
Haz tiempo
Dedica un bloque de tiempo que permita que todos los involucrados revisen todos los detalles del proyecto en detalle. Una reunión de una hora tiene la duración adecuada, pero la cantidad de tiempo asignado puede depender de la organización y de la complejidad del proyecto.
Invita a las personas adecuadas
La meta es reunir a todos los que participarán del proyecto al mismo tiempo en el mismo lugar. Si tienes personal que trabaja a distancia, asegúrate de que tu reunión sea accesible en línea por Skype, Zoom u otro software de videoconferencias.
Fija la agenda
Diseña una agenda estratégica para la reunión de lanzamiento que contenga las prioridades esenciales del proyecto. Tu agenda orientará la conversación y, en definitiva, todo el proyecto, así que es aceptable dedicarle incluso algunos minutos a un tema o a una serie sencilla de preguntas.
Designa un encargado de la toma de notas
Parece obvio tener alguien que tome notas, ¿no? O tal vez pienses que no lo necesitas.
Pero, ¿cuál es la mentira más grande que te dices a ti mismo? No necesito anotarlo.
La realidad es que, si hay novedades específicas del proyecto en la reunión (y las habrá), tomar notas es una forma en la que puedes asegurarte de hacer los cambios o conectarte con las personas adecuadas de inmediato. A medida que avances con el proyecto, incluso puedes insertar tu cronograma del proyecto de Lucidchart con nuestra integración con Google Docs para mantener toda tu información en un mismo lugar central y colaborativo.
Principales prioridades para la agenda de cualquier reunión de lanzamiento
Es probable que organices muchas reuniones de proyectos a lo largo de tu carrera, si ya no lo has hecho. Para optimizar los esfuerzos coordinados, considera una plantilla para reuniones de lanzamiento que, esencialmente, es una agenda flexible que incluye los principales temas que tratas con los interesados antes de cada proyecto. Una plantilla de agenda evitará la necesidad de volver a inventar la rueda cada vez que emprendas un proyecto nuevo, mejora el entendimiento compartido y añade consistencia metódica a tu proceso en los distintos proyectos.
Este es un ejemplo de agenda flexible:
- Presentaciones
- Antecedentes del proyecto
- Objetivo del proyecto
- Alcance
- Planear
- Roles
- Colaboración
- Preguntas
- Próximos pasos
Una agenda bien pensada debe informar a tu equipo y al interesado y hacerlos sentir seguros de todo desde un entendimiento compartido de la visión hasta los detalles más ínfimos, como quién autorizará los entregables.
Una mirada más detallada de la agenda
Presentaciones
Planifica unos minutos para romper el hielo y lograr conexión al principio. Aunque la reunión de lanzamiento técnicamente está diseñada para alinearse con el proyecto, el tiempo invertido para fortalecer la relación de trabajo entre el equipo y el interesado puede resultar beneficioso (y, posiblemente, crítico) en los momentos difíciles de un proyecto.
Antecedentes del proyecto
Los antecedentes del proyecto deben ser un resumen general, sintetizado en dos partes: el contexto histórico y datos sobre los problemas actuales, ambos de los cuales impulsan los proyectos hasta su concreción. Independientemente de que el interesado sea interno o externo, la información de antecedentes es necesaria para dar un cuadro de situación y reforzar los porqués del proyecto, tanto para los empleados con más antigüedad como para los recién llegados.
Si no eres cuidadoso, comunicar la comunicación sobre los antecedentes puede ser abrumador, difícil de seguir y puede demandar mucho tiempo. Para hacer que esta sección sea rápida, sencilla y clara, puedes usar un cronograma gráfico junto con unas pocas oraciones breves en cada etapa del historial del proyecto usando una plantilla de Lucidchart.
