Waren Sie schon einmal mitten in einem Projekt und hielten völlig frustriert und verwirrt über die Vision und den Umfang eines Projekts inne? Auch wenn Sie sich möglicherweise durch alte E-Mail-Threads wühlen und auf Post its kritzeln, um sich Klarheit und Orientierung zu verschaffen, werden Sie es vielleicht finden oder auch nicht. Aber beim nächsten Mal können Sie den Tag – und zukünftige Projekte – mit einem Projekt Kick off Meeting und einer Tagesordnung retten.
Was ist ein Kick off Meeting?
Ein Kick off Meeting ist das erste Treffen zwischen dem Projektteam und dem Projektbeteiligten, der entweder intern oder extern sein kann. Das Meeting ist eine Gelegenheit, die richtigen Leute zur richtigen Zeit im richtigen Raum zusammenzubringen, um alles zu besprechen, was das Projekt zum Erfolg führen wird.
Warum ein Kick off Meeting veranstalten?
Der Zweck eines Kick off Meetings besteht darin, den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt zu legen – es ist eine Gelegenheit sicherzustellen, dass sich Stakeholder und Projektteam in Bezug auf Umfang, Ziele, Budget, Zeitplan und alles dazwischen einig sind. Es handelt sich im Grunde genommen um die persönliche Durchführung von Projekten.
Das Konzept mag einfach erscheinen und Sie könnten versucht sein, einfach eine E-Mail zu senden, aber widerstehen Sie dem Drang! Obwohl wir in einer digitalen Welt leben, lassen sich manche Dinge lieber persönlich erledigen, unterstützt durch Technologie. Ein Kick off Meeting ist eine Gelegenheit, ein erstes Gespräch anzustoßen und gemeinsam eine klare Roadmap zu erstellen, ohne Verwirrung oder falsch gemanagte Erwartungen. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie Überraschungen oder Lücken im Projektmanagementprozess vermeiden und so spätere Kopfschmerzen und Rückschläge vermeiden.
So bereiten Sie sich auf Ihr Kick off Meeting vor
Ein gut durchgeführtes Projekt Kick off Meeting hilft den Teams, organisiert zu bleiben, ihre Aufgaben zu erfüllen und auf Erfolgskurs zu bleiben. Unabhängig davon, ob Ihr Projektmeeting für interne oder externe Stakeholder ist, finden Sie hier vier Tipps, die Sie berücksichtigen sollten, um das Beste aus Ihrem Meeting herauszuholen.
Zeit schaffen
Planen Sie ausreichend Zeit ein, damit alle Beteiligten alle Projektdetails gründlich prüfen können. Eine einstündige Besprechung ist eine geeignete Länge, die zugewiesene Zeit kann jedoch von der Organisation und der Komplexität des Projekts abhängen.
Laden Sie die richtigen Leute ein
Ziel ist es, alle, die im Projekt eine Rolle spielen werden, gleichzeitig im selben Raum zu versammeln. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter haben, stellen Sie sicher, dass Ihr Meeting online, über Skype, Zoom oder eine andere Videokonferenzsoftware zugänglich ist.
Legen Sie eine Agenda fest
Entwerfen Sie eine strategisches Kick off Meeting Agenda mit den wesentlichen Projektprioritäten. Ihre Agenda wird das Gespräch und letztendlich das Projekt als Ganzes leiten, daher ist es akzeptabel, einem Thema oder einer einfachen Reihe von Fragen auch nur ein paar Minuten zu widmen.
Weisen Sie einen Protokollanten zu
Ein Notizzettel scheint offensichtlich, nicht wahr? Oder vielleicht denken Sie, dass Sie keinen brauchen.
Aber die größte Lüge, die du dir jemals erzählen wirst? Das muss ich nicht aufschreiben.
Die Realität sieht so aus: Wenn es in der Besprechung projektspezifische Entwicklungen gibt (und das wird der Fall sein), ist das Anfertigen von Notizen eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Sie Änderungen vornehmen oder sich sofort mit der entsprechenden Person in Verbindung setzen. Während Sie das Projekt vorantreiben, können Sie mithilfe unserer Google Docs-Integration sogar Ihre Lucidchart Projektzeitleiste einbetten, um alle Ihre Informationen an einem zentralen, kollaborativen Ort zu speichern.
Oberste Prioritäten für jede Kick off Meeting Agenda
Sie werden im Laufe Ihrer Karriere wahrscheinlich viele Projektbesprechungen veranstalten, falls Sie dies noch nicht getan haben. Um koordinierte Bemühungen zu optimieren, sollten Sie eine Vorlage für ein Kick off Meeting in Betracht ziehen – im Wesentlichen eine flexible Agenda, die die Hauptthemen enthält, die Sie vor jedem neuen Projekt mit Ihren Stakeholdern besprechen. Eine vorgefertigte Agenda verhindert, dass Sie das Rad jedes Mal neu erstellen müssen, wenn Sie in ein neues Projekt eintauchen, verbessert das gemeinsame Verständnis und verleiht Ihrem Prozess über verschiedene Projekte hinweg methodische Konsistenz.
Hier ist ein Beispiel für eine flexible Agenda:
- Vorstellungen
- Hintergrund des Projekts
- Projektziel
- Umfang
- Planen
- Rollen
- Zusammenarbeit
- Fragen
- Die nächsten Schritte
Eine sorgfältig ausgearbeitete Agenda sollte dafür sorgen, dass Ihr Team und Ihre Stakeholder über alles Bescheid wissen und sich darauf verlassen können, von einem gemeinsamen Verständnis der Vision bis hin zu den kleinsten Details, etwa wer die Ergebnisse abzeichnet.
Ein genauerer Blick auf die Tagesordnung
Vorstellungen
Planen Sie ein paar Icebreaker Fragen Minuten ein und stellen Sie frühzeitig eine Beziehung her. Während das Kick off Meeting technisch auf die Ausrichtung des Projekts ausgelegt ist, kann sich die Zeit, die für die Stärkung der Arbeitsbeziehung zwischen Team und Stakeholder aufgewendet wird, in den herausfordernden Momenten eines Projekts als nützlich – und möglicherweise entscheidend – erweisen.
Hintergrund des Projekts
Ein Projekthintergrund sollte ein allgemeiner Überblick sein, der in zwei Teilen zusammengefasst ist: historischer Kontext und Einblick in aktuelle Schwachstellen, die beide von Natur aus Projekte zum Erfolg führen. Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Stakeholder um einen internen oder externen Stakeholder handelt, sind Hintergrundinformationen erforderlich, um den Rahmen zu schaffen und das Warum des Projekts zu untermauern, selbst für den ranghöchsten Mitarbeiter bis hin zum Neuling.
Wenn Sie nicht aufpassen, kann die Vermittlung von Hintergrundinformationen überwältigend sein, den Überblick behalten und viel Zeit in Anspruch nehmen. Um diesen Abschnitt schnell, einfach und klar zu gestalten, können Sie mithilfe einer Lucidchart-Vorlage eine visuelle Zeitleiste verwenden, gepaart mit ein paar kurzen Sätzen zu jeder Phase des Projektverlaufs.
