Vous êtes-vous déjà retrouvé au cœur d’un projet dont vous ne compreniez plus ni la vision ni le périmètre ? Il vous reste toujours la possibilité de fouiller dans vos vieux e-mails et post-its pour essayer de vous y retrouver, mais rien ne vous garantit que vous trouverez ces informations. La prochaine fois, vous pourrez éviter la catastrophe – et épargner vos projets – en organisant une réunion de lancement et en établissant un ordre du jour.
En quoi consiste une réunion de lancement de projet ?
Une réunion de lancement est la première réunion entre l’équipe projet et la partie prenante, qui peut être interne ou externe. Cette rencontre permet de réunir les bonnes personnes au bon endroit et au bon moment pour se concerter et aborder tous les aspects qui contribueront à la réussite du projet.
Pourquoi organiser une réunion de lancement ?
La réunion de lancement d’un projet a pour but de poser les bases d’e son succès. Elle permet de s’assurer que les parties prenantes et l’équipe projet sont au diapason en ce qui concerne le périmètre, les objectifs, le budget, la chronologie et tout ce qui s’ensuit. Concrètement, il s’agit du briefing principal du projet en présentiel.
Le concept peut paraître simple, et vous pouvez être tenté d’envoyer un simple e-mail, mais résistez à la tentation ! Même si nous vivons dans un monde numérique, certaines situations se prêtent mieux à une rencontre en personne, avec l’aide de la technologie. Une réunion de lancement permet d’amorcer une première discussion et d’établir collectivement une roadmap claire, évitant les malentendus et les attentes mal anticipées. Avec une préparation adéquate, vous pouvez éliminer les imprévus et les lacunes dans le processus de gestion de projet, et vous épargner ainsi les difficultés et les contretemps qui pourraient en découler.
Comment préparer votre réunion de lancement de projet
Avec une réunion de lancement de projet réussie, vos équipes pourront rester organisées et concentrées sur leur mission : elles auront toutes les cartes en main pour réussir. Que cette réunion soit destinée à des parties prenantes internes ou externes, voici quatre conseils à prendre en compte pour en tirer le meilleur parti :
Prévoir le temps nécessaire
Prévoyez un créneau suffisant pour permettre à tous les intervenants de se pencher sur l’ensemble du projet. Une réunion d’une heure est une durée convenable, mais le temps alloué peut dépendre de l’organisation et de la complexité du projet.
Inviter les parties concernées
L’objectif est de mettre tous les acteurs du projet autour d’une même table. Si certains de vos collaborateurs travaillent à distance, assurez-vous que votre réunion est accessible en ligne, par Skype, Zoom ou un autre logiciel de visioconférence.
Comment faire un ordre du jour
Élaborez un ordre du jour pour une réunion de lancement, dans lequel figurent les priorités essentielles du projet. Votre ordre du jour orientera la conversation et, au final, le projet dans son ensemble. Il est donc normal de consacrer ne serait-ce que quelques minutes à poser un sujet ou à formuler une petite série de questions.
Désigner un preneur de notes
Prévoir un preneur de notes est une évidence. Pourtant, vous pensez peut-être ne pas en avoir besoin.
Connaissez-vous le pire des mensonges dont vous puissiez vous convaincre ? « Je n’ai pas besoin de l’écrire. »
Dans les faits, si la réunion fait apparaître des développements spécifiques au projet (et il y en aura), prendre des notes vous garantit que vous apporterez les modifications nécessaires ou que vous contacterez immédiatement la personne concernée. Au fur et à mesure que votre projet avance, vous pouvez également intégrer votre chronologie Lucidchart dans un document Google Docs afin de conserver toutes vos informations dans un même espace central et collaboratif.
Priorités à inclure dans votre ordre du jour
Vous serez probablement amené à organiser de nombreuses réunions de projet au cours de votre carrière, si ce n’est pas déjà le cas. Pour coordonner au mieux vos efforts, vous pouvez développer un modèle de réunion de démarrage, c’est-à-dire un ordre du jour modulable qui reprend les principaux sujets que vous abordez avec vos parties prenantes avant chaque nouveau projet. Un modèle d’ordre du jour vous évitera de devoir redémarrer de zéro à chaque fois que vous aborderez un nouveau projet. Cela permettra d’améliorer la compréhension mutuelle entre les parties et de renforcer méthodiquement la cohérence de votre processus d’un projet à l’autre.
Voici un exemple d’ordre du jour flexible :
- Présentations
- Contexte du projet
- Objectif du projet
- Périmètre
- Planification
- Rôles
- Collaboration
- Questions
- Étapes suivantes
Un ordre du jour bien conçu doit permettre à votre équipe et aux parties prenantes de connaître et maîtriser tous les aspects du projet, de sa vision globale (et commune) aux détails les plus subtils, comme savoir qui sera chargé d’approuver les livrables.
Analyse détaillée de l’ordre du jour
Présentations
Prévoyez quelques minutes pour briser la glace et établir un contact au début. Bien que la réunion de lancement soit théoriquement destinée à harmoniser le projet, le temps passé à renforcer les relations de travail entre l’équipe et les parties prenantes pourra s’avérer bénéfique – et potentiellement décisif – si votre projet traverse un jour une phase difficile.
Contexte du projet
Le contexte d’un projet doit présenter une vue d’ensemble résumée en deux parties : le contexte historique d’une part, et un aperçu des difficultés actuelles d’autre part, qui sont tous deux des éléments inhérents à la réalisation des projets. Que votre partie prenante soit interne ou externe, il est indispensable de fournir des informations générales pour poser le décor et justifier les raisons du projet, tant pour les collaborateurs les plus expérimentés que pour les débutants.
Mais attention, cette opération peut se révéler fastidieuse, compliquée à suivre et chronophage. Pour que cette partie soit rapide et facile à comprendre, vous pouvez utiliser un modèle de chronologie visuelle dans Lucidchart, en y ajoutant quelques courtes notes à chaque étape de l’historique du projet.
