¿Alguna vez asististe a una reunión semanal de equipo y te preguntaste por qué la reunión se organizó en primer lugar? Imagina que tu jefe de equipo comienza la reunión diciendo: “No tengo nada de qué hablar, así que será una reunión breve”, pero, 55 minutos después, la reunión aún continúa y el jefe sigue parloteando sin decir nada en realidad. No se asigna ninguna tarea ni se toman decisiones. El único logro es haber perdido una hora del tiempo de todos.
Si has estado en ese tipo de reuniones semanales de equipo, debes conocer la importancia de no hacer que tus empleados tengan la misma experiencia.
Aunque puede que los empleados nunca estén ansiosos por tener una reunión semanal, las sugerencias que presentamos aquí te ayudarán a establecer una agenda semanal de equipo para promover la colaboración y evitar que los miembros no quieran ni pensar en la próxima reunión.
1. Crea una agenda semanal de equipo
Según el diccionario Merriam-Webster, la palabra “agenda” se define como “una lista o esquema de las cosas que se deben considerar o hacer”. Si no tienes una agenda armada, no organices una reunión. No existe motivo para reunirse simplemente porque hay una reunión programada.
Si realmente no tienes mucho para debatir o compartir con tu equipo, no organices una reunión por el simple hecho de hacerlo. Si el trabajo se puede resolver con un correo electrónico, envíalo y cancela la reunión de equipo.
Prepara la agenda de la reunión con anticipación
No esperes hasta 30 minutos antes de la hora programada para escribir la agenda de la reunión o enviársela a tu equipo. Si realmente se trata de una reunión de equipo, invita a todos a colaborar para que te ayuden a prepararte. Envía un borrador anticipado y pide al equipo que haga comentarios. Si se trata de una primera reunión para debatir sobre un próximo proyecto con las personas involucradas, crea una agenda de reunión de inicio en la que se describa lo que probablemente se necesitará de parte de cada asistente y de su equipo.
No hagas que el equipo pierda demasiado tiempo en crear una agenda para la reunión semanal. Solo asegúrate de darles a todos los miembros la oportunidad de analizarla y agregar los puntos sobre los que quieran debatir. Si saben qué esperar de la reunión, podrán pensar en los temas de la agenda y, de esa manera, será más probable que participen y compartan ideas.
Quizás no logres abordar todo lo que el equipo quiere incluir en la agenda de reunión semanal. Después de recibir algunos comentarios, establece un orden de prioridades respecto de qué puntos son más importantes y pospón los que puedan esperar.
Crea una agenda de reunión de equipo eficiente
Para evitar organizar demasiadas reuniones, tu agenda semanal de equipo debe tener un propósito. Puedes destinar parte del tiempo a obtener actualizaciones de los proyectos, pero no hagas que toda la hora de la reunión esté dedicada solo a eso. El estado de un proyecto se puede comunicar rápidamente mediante un informe o un correo electrónico. Incluso puedes usar la plantilla de informe sobre el estado semanal de un proyecto de Lucidchart para mantener a todos actualizados.
La reunión semanal de equipo debe destinarse a resolver problemas, debatir sobre próximos pasos y asignar tareas. Este es el tipo de puntos de una agenda de reunión de equipo que tienen valor, ya que ayudan a mantener el compromiso de todos los miembros. Si tu equipo no percibe lo que valen las reuniones semanales, es probable que no sienta la necesidad de asistir.
En las reuniones que tienen un propósito, se genera más participación y colaboración por parte del equipo. Usa Lucidchart para enviar hojas de ruta de productos, flujos de trabajo de procesos u otros elementos visuales que les proporcionen a los miembros de tu equipo el contexto necesario antes de la reunión, o bien para iniciar una sesión virtual de lluvia de ideas.
Sé constante
Define un proceso de planificación de reuniones que sea constante para que todos los miembros del equipo sepan qué esperar cada semana. Por ejemplo:
- Determina qué día enviarás la agenda semanal de equipo.
- Define un lapso específico para que los miembros hagan comentarios y sugieran temas para incluir en la agenda.
- Elabora una agenda de reunión final en función de los comentarios que recibas.
- Publica la agenda y cualquier otro material necesario para la reunión en el mismo lugar y en el mismo momento cada semana, para que el equipo pueda encontrar la información fácilmente y prepararse para la reunión.
- Utiliza el mismo formato o la misma plantilla de agenda de reunión para que los miembros del equipo sepan en qué parte del documento buscar la información que necesitan.
La constancia mejora el flujo de trabajo y la productividad. Cuando tu equipo sabe qué esperar cada semana, los obstáculos resultan más fáciles de superar. Comienza a trabajar rápido con una plantilla de agenda de reunión de Lucidchart que funciona perfectamente para equipos dispersos y trabajadores remotos.
