Heb je je ooit afgevraagd waarom project management belangrijk is?
Als je nog nooit met een projectmanager gewerkt hebt, kun je snel in de verleiding komen om op die kosten te besparen en een project zelf te managen. Projectmanagement kan tenslotte een flinke financiële kostenpost zijn, dus waarom zou je het niet zelf doen?
Maar daarmee zou je een fout begaan.
Een goede projectmanager is het cement dat een project bij elkaar houdt en zorgt dat op tijd en binnen het budget aan de kwaliteitseisen en doelstellingen voldaan wordt. Volgens het Project Management Institute (PMI) melden organisaties die projectmanagement onderschatten dat gemiddeld 50% meer van hun projecten compleet mislukken. Vijftig procent.
Mislukte projecten kunnen je initiatieven snel laten ontsporen en de groei van je bedrijf vertragen of zelfs onmogelijk maken.
Project management is meer dan alleen deadlines bijhouden en een budget vaststellen. Een goede project manager houdt een project van begin tot eind onder controle door te zorgen dat initiatieven en doelen strategisch op elkaar afgestemd zijn, het project de steun van stakeholders heeft en iedereen op dezelfde lijn zit.
Er zijn veel tools die helpen bij het effectief managen van producten. Lucidchart helpt je om visueel te werk te gaan tijdens alle fases van het project. Breng stakeholders in kaart, werk uitgebreide projectplanningen uit en visualiseer je organisatiestructuur zodat je de juiste mensen kun inzetten voor elk project.
Wat is project management?
Om te kunnen begrijpen waarom projectmanagement belangrijk is, moeten we eerst definiëren wat het precies is.
PMI definieert projectmanagement als 'het toepassen van kennis, vaardigheden, hulpmiddelen en technieken op projectactiviteiten om aan de projectvereisten te voldoen'. Een eenvoudige projectmanagementcyclus omvat vier fasen:
- Beginfase
- Planning
- Uitvoering
- Afsluiting
Met andere woorden: projectmanagement heeft als doel een project zodanig te plannen en te beheren dat de vereiste doelen en resultaten behaald worden. Daarbij gaat het onder andere om het identificeren en managen van risico's, het zorgvuldig beheren van resources, slim budgetteren en duidelijk communiceren tussen diverse teams en stakeholders.
Waarom is project management belangrijk?
Omdat projecten vaak complex zijn en er veel stakeholders bij betrokken zijn, is een projectmanager die het initiatief leidt en iedereen op dezelfde lijn houdt essentieel voor het slagen van het project.
Sterker nog: PMI ontdekte dat organisaties die gebruikmaken van welke projectmanagementmethodologie dan ook, beter in staat zijn binnen het budget te blijven, deadlines te halen en te voldoen aan de verwachtingen op het gebied van reikwijdte, kwaliteitsnormen en voordelen.
Nog niet overtuigd?
Lees dan deze zes redenen waarom je aan projectmanagement zou moeten doen.
1. Realistische projectplanning
Het belang van projectplanning kan niet genoeg benadrukt worden. Organisaties overschatten vaak hoe snel ze resultaten kunnen behalen en/of onderschatten de kosten, waardoor het risico toeneemt dat een project mislukt.
Een goede projectmanager kijkt naar het grote plaatje en stelt realistische en haalbare doelen, budgetten en tijdlijnen. Zonder zorgvuldig management kan een project al snel ontsporen nog voordat het van start gegaan is.
Om realistische doelen, budgetten en tijdlijnen te kunnen stellen, communiceert de projectmanager met diverse stakeholders om inzicht te krijgen in de strategische prioriteiten en de zakelijke doelen van het initiatief. Aan de hand van die research stelt de projectmanager vervolgens een projectplan op dat rekening houdt met deze prioriteiten, de beschikbare tijd en het budget. Dit proces omvat kostenraming, resourcebeheer en risicobeoordeling.
