Por que criar um esboço do projeto?
Quando bem-elaborado, o plano de projeto ajuda nos processos de tomada de decisão e reduz a incerteza inerente à gestão de projetos. O plano do projeto é basicamente um roteiro para o sucesso: com ele, a equipe entende melhor todas as etapas do projeto e evita suposições e confusões durante a fase de execução.
Com o plano de projeto, você também:
- Identifica as principais partes interessadas
- Garante o projeto alinhado com as metas de negócios
- Estabelece com antecedência custos, cronograma, lista de entregas e prazos
- Identifica os recursos
- Se comunica e colabora com as partes interessadas
O plano de projeto deve ser um documento vivo, que inclua todas as informações relacionadas ao processo e seja atualizado à medida que o projeto evolui ao longo do tempo. O ideal é que o plano fique acessível à equipe e às partes interessadas para referência a qualquer momento, de modo a garantir a melhor colaboração e a comunicação. Ao usar uma plataforma de colaboração visual na nuvem, como o Lucidchart, você comunica e enxerga tudo, desde o cronograma do projeto até dependências e transferências.
Como criar um plano de projeto
O nível de detalhe exigido no plano varia de acordo com a complexidade do projeto e da empresa. No entanto, antes de começar, você precisa fazer uma reunião inicial para identificar e conhecer as partes interessadas do projeto. A partir daí, você saberá como criar um plano de projeto totalmente adaptado para orientar sua equipe do início ao fim.
Siga este exemplo para determinar o que é necessário e como detalhar melhor cada item:
- Definir o escopo
- Definir as metas
- Identificar os resultados
- Identificar os recursos
- Delinear as funções
- Definir uma linha do tempo e um cronograma
Definir o escopo
No escopo do projeto, as partes interessadas e a equipe do projeto devem concordar com a declaração e a qualidade do trabalho. O escopo deve incluir uma breve descrição dos principais recursos ou funções; inclusões e exclusões; e quaisquer restrições, como um orçamento ou cronograma apertado.
Como a definição do escopo do projeto tem muitas variáveis, é bom conhecê-las para esclarecer os detalhes e atualizar mais rapidamente as partes interessadas. Para começar, use o quadro branco virtual e a biblioteca de modelos de planejamento de projetos da Lucid. Você pode usar um modelo de roadmap do projeto ou um modelo de gráfico PERT para ver o projeto e mapear as principais dependências, restrições e o tempo estimado para cada tarefa.
Definir metas
Defina suas metas com base no escopo do projeto. Você pode ter mais de uma meta, mas cada uma deve atender aos critérios SMART: (específica, mensurável, possível, relevante e oportuna. Em outras palavras, as metas devem se dedicar ao necessário para você chegar, no prazo e dentro do orçamento, ao resultado final desejado. Aprenda aqui a definir metas de forma eficaz.
Identificar os resultados
As entregas são os resultados tangíveis gerados para atingir as metas do projeto. Algumas entregas dependem naturalmente de outras — se a meta for desenvolver um novo site, por exemplo, é necessário um mockup que depende de um wireframe.
Um gráfico de Gantt mostra todas as suas tarefas e dependências para você avançar em projetos multifuncionais sem perder tempo. Mapeie os principais marcos do projeto (ou quaisquer etapas importantes para concluir o projeto ao longo do caminho) para você conferir seu progresso.
Em qualquer lugar e a qualquer momento, as equipes podem comentar diretamente e em tempo real no diagrama do Lucidchart para documentar o progresso e comunicar alterações ou atrasos em determinadas tarefas.
