3. Execução
A maioria pensa na fase de execução como a mais vital, quando a verdade é que a execução, embora importante, é um grande dreno de tempo e energia sem o planejamento correto. O plano de projeto que você estabeleceu na última fase guiará você até a conclusão do projeto.
A execução envolve a gestão de equipes, o monitoramento de cronogramas e a permanência dentro do orçamento e do prazo. Os melhores gerentes de projeto também equilibram o envolvimento das partes interessadas, garantindo que cada etapa do projeto esteja levando, desde a fase inicial, aos resultados estipulados.
4. Monitoramento e controle
Depois que o projeto está em andamento, os gestores de projeto precisam acompanhar o progresso e enfrentar quaisquer desafios que surjam para concluir o projeto de acordo com as expectativas. Essa fase gira em torno de métricas — a análise apurada da execução do projeto, medida em relação ao planejamento e aos resultados do projeto, é o foco orientador. Considerar o orçamento, reavaliar os custos e garantir que os processos dependentes estejam dentro do cronograma são partes cruciais dessa fase.
Os processos do projeto são medidos por KPIs (Key Performance Indicators, ou indicadores chave de desempenho), fornecendo aos gestores de projeto as principais informações de tomada de decisão sobre os resultados do projeto e o tempo, o dinheiro e o gasto de energia e ajudando-os a determinar se algum fluxo de trabalho precisa ser atualizado.
5. Fechamento
No final de um grande projeto, as maiores considerações são se o projeto foi concluído dentro do orçamento e respeitando o prazo. Um fechamento de projeto bem-sucedido também implica na realização de due diligence por um gestor de projeto para garantir que todos os processos tenham cessado e não estejam desperdiçando recursos adicionais, como pelo cancelamento de remessas de material em excesso ou pela devolução de qualquer equipamento alugado.
Outra parte vital do fechamento do projeto mencionada no PMBOK é avaliar os pontos fortes e fracos do projeto: quais processos funcionaram bem? Quais áreas precisavam de melhorias e como elas serão otimizadas no futuro?
As respostas a essas perguntas são essenciais para a criação de fluxos de trabalho mais eficazes. Os melhores gestores de projeto irão um passo além, identificando membros de equipe chave e até distribuindo prêmios por desempenho. Esse passo aparentemente pequeno traz grandes recompensas: todos querem se sentir valorizados pelo trabalho árduo e pelas contribuições, e o reconhecimento público pode ser um motivador valioso para futuras equipes.
Saiba mais sobre as fases comuns do projeto PMBOK e veja como sua equipe pode concluir projetos com mais eficiência.
Áreas de conhecimento do PMBOK
Além dos cinco grupos de processos, a 6.ª edição do PMBOK organiza processos em dez áreas de conhecimento:
1. O gerenciamento da integração do projeto inclui tarefas que mantêm todo o projeto unido, descompartimentando as etapas e os requisitos da conclusão bem-sucedida do projeto.
2. O gerenciamento de escopo do projeto ajuda os gestores de projeto a definir o trabalho e os resultados que serão necessários para concluir o projeto.
3. O gerenciamento do tempo do projeto envolve a eficiência de recursos. Os gestores de projeto devem garantir que os membros da equipe estejam concluindo as tarefas dependentes a tempo para manter todo o projeto dentro do prazo.
4. O gerenciamento de custos do projeto começa prevendo o custo de cada etapa de um projeto e até mesmo incluindo o orçamento para contratempos ou compensando quaisquer obstáculos previsíveis. Mas o objetivo mais importante é ficar dentro de um orçamento estipulado.
5. O gerenciamento da qualidade do projeto protege contra resultados abaixo da média, estabelecendo padrões de qualidade em cada etapa do projeto.
6. O gerenciamento de recursos do projeto pode incluir a contratação dos membros certos para a equipe, a designação dos membros certos e, em alguns casos, o treinamento de membros da equipe para a realização de novas tarefas.
7. O gerenciamento de comunicações do projeto envolve a criação de um plano de comunicação e a manutenção das linhas de comunicação necessárias.
8. O gerenciamento de riscos do projeto envolve a avaliação e a preparação para riscos potenciais e deve ser realizado em todas as etapas do projeto, até mesmo quando/se os planos mudarem no meio do projeto.
9. Gerenciamento de compras de projetos significa administrar todo o planejamento e a execução da contratação de pessoal, compra de materiais, criação de declarações de trabalho com contratados etc.
10. O gerenciamento das partes interessadas do projeto envolve tudo, desde determinar as partes interessadas a avaliar a função e o resultado desejado no projeto e definir expectativas claras entre as partes interessadas e todo o pessoal envolvido.
Confira a imagem abaixo para uma visão completa.
