Wie sieht Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen aus? Vermutlich setzen auch Sie mehr als nur eine einzige Lösung zur Überwindung aller Hürden in Ihren Geschäftsprozessen ein. Und trotz monatelanger Projekte und zahlreicher Investitionen beträchtlicher Geldsummen kommen Sie immer wieder zu derselben Erkenntnis: Kein System ist perfekt – und kann das je werden. Initiativen mögen Arbeitsweisen zwar vorübergehend optimieren, Änderungen und Anpassungen werden im Laufe der Zeit jedoch immer erforderlich sein.
Es ist nicht notwendig, Wachstum und Geschäftsprozessverbesserungen (Business Process Improvements; BPI) zu verkomplizieren oder isoliert zu betrachten. Die Kaizen Methode zur Prozessoptimierung versetzt Unternehmen in die Lage, langfristig zu agieren – und zwar langsam und beständig.
Und das Beste daran? Die Kaizen-Methode kann von allen Mitgliedern eines Unternehmens implementiert werden – von der Führungsebene bis hin zur Projektleitung.
Worum handelt es sich bei der Kaizen Methode genau?
Der Begriff „Kaizen“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet frei übersetzt so viel wie „kontinuierliche Verbesserung“. Die Philosophie, die der Kaizen-Methode zugrunde liegt, steht für tägliche Optimierung in allen Bereichen und durch alle Beteiligten. Der Schwerpunkt liegt auf kleinen, regelmäßigen Prozessoptimierungen, die nicht nur von der Führungsetage oder dem Management ausgehen, sondern von allen Mitarbeitenden auf allen Ebenen einer Organisation vorangetrieben werden. Dabei können in sämtlichen Bereichen des Unternehmens Verbesserungen erzielt werden, von der Marketing- über die Finanzabteilung bis hin zum Lager.
Die Kaizen-Philosophie stellt sich dem Kampf gegen festgefahrene Gewohnheiten und Arbeitsweisen. Ziel ist es, auf Basis von Mikroveränderungen Silodenken, individualistische Arbeitsweisen und Ressourcenverschwendung zu vermeiden und stattdessen effiziente und standardisierte Prozesse zu implementieren, insbesondere in den folgenden Bereichen:
- Qualität: Produkte, bewährte Verfahren und Geschäftsprozesse
- Kosten: Material, Energieverbrauch und Ressourcen
- Lieferprozesse: Lieferzeiten und nicht wertschöpfende Tätigkeiten
- Management: Schulungen, Einstellungen, Abläufe und Dokumentationsprozesse
- Sicherheit: Arbeitsbedingungen
Vielleicht ist Ihnen der Begriff „Kaizen“ bereits im Zusammenhang mit „The Toyota Way“ untergekommen – eine Philosophie, die oft in Handelsschulen gelehrt wird. Abgesehen davon wird er auch mit vielen anderen Methoden der kontinuierlichen Verbesserung in Verbindung gebracht, wie Six Sigma, Lean, Gesamtqualitätsmanagement, 5S usw. Die Kaizen Methode ist eher eine Denkweise als ein Werkzeugkasten und kann (bzw. sollte) deshalb parallel zu anderen BPI Methoden wie Six Sigma und 5S eingesetzt werden. Wieso sollte sie jedoch überhaupt in Betracht gezogen werden?
Was spricht für die Implementierung der Kaizen Methode?
Kaizen verfolgt einen „Bottom Up“ Ansatz – geht also von den Mitarbeitenden, dem „Inneren“ des Unternehmens aus. Im Laufe der Zeit können so kleine, schrittweise Verbesserungen (BPI) zu bedeutenden Ergebnissen führen.
Kaizen fördert auch Bedingungen, die zu einer Stärkung des Engagements von Mitarbeitenden führen. Bei erfolgreicher und zielgerichteter Umsetzung erfüllt Kaizen drei Bedürfnisse der Belegschaft:
- Verbindung: Gefühl der Verbundenheit mit einem größeren Unternehmensziel, mit der eigenen Tätigkeit und untereinander innerhalb der Belegschaft
- Kreativität: Förderung kreativer und doch praktischer Lösungswege zur Behebung bestehender Probleme
- Kontrolle: Vermittlung eines ausgeprägten Verantwortungsbewusstseins während des gesamten Prozesses
Die Kaizen Methode ist ein einfacher Weg zur Einbindung der Belegschaft und zur Schaffung kontinuierlicher Verbesserungsprozesse als Teil der Unternehmenskultur. Die Bindung von Mitarbeitenden hat zweifelsohne einen direkten Einfluss auf Geschäftsprozesse und den Unternehmenserfolg. Wenn alle in die Lage versetzt werden, sich durch kleine Veränderungen in ihrer enger gefassten Arbeitsumgebung am „großen Ganzen“ beteiligen zu können, bleiben sie dem Unternehmen länger erhalten und legen intelligentere Arbeitsweisen an den Tag.
Mit Lucidchart können Sie Ihre Mitarbeitenden ganz einfach einbinden, indem Sie Ihre Prozessdiagramme mit Ihrem Team teilen und in Echtzeit daran arbeiten – sei es über die Chatfunktion oder anhand der Möglichkeit, Kommentare zu spezifischen Bereichen im Dokument zu hinterlassen.
Praktische Umsetzung der Kaizen-Methode zur prozessoptimierung im unternehmen
Kaizen kann zur Prozessoptimierung unternehmensweit, innerhalb einzelner Teams oder sogar auf individueller Ebene implementiert werden. In gewissen Fällen ist eine klare Anweisung durch die Führungsebene und ein Unternehmenskulturwandel erforderlich.
Die Idee der kontinuierlichen Verbesserung kann auch mittels Prozess- und Bereitstellungsdiagrammen realisiert werden. So können Sie Ihre bestehenden Prozesse visualisieren und leichter ermitteln, in welchen Bereichen Ihres Unternehmens Ressourcen übermäßig beansprucht werden. Allein die visuelle Dokumentation der Geschäftsprozesse anhand eines Kaizen Diagramms kann eine Verbesserung hervorrufen, die zu weiteren wertvollen Erkenntnissen und Optimierungen führen kann.
Sie könnten beispielsweise anhand einer Wertstromanalyse Ausschuss eruieren oder Fertigungsprozesse ermitteln, die mit keiner direkten Wertschöpfung verbunden sind. Die Methode ist auch in DevOps Umgebungen einsetzbar.
