¿De qué se trata la mejora de procesos en tu organización? Es probable que no tengas una solución única para todos los obstáculos de los procesos de negocio. Incluso después de implementar proyectos de un mes y de gastar grandes presupuestos, ningún sistema es bueno. Asimismo, si bien una iniciativa puede ser una mejora temporal de la manera en que se lleva a cabo el trabajo, es probable que debas cambiarla de nuevo en algún momento.
No necesitas complicarte demasiado ni aislar el crecimiento y las mejoras de los procesos de negocio (BPI, por sus siglas en inglés). Usar el método Kaizen de mejora continua alienta a las organizaciones a adoptar una estrategia a largo plazo: lento pero seguro.
¿Qué es lo mejor de todo? Cualquiera, desde un administrador de proyectos hasta un director ejecutivo, puede implementarlo.
Exactamente, ¿qué es Kaizen?
Kaizen es una palabra japonesa cuyo significado se traduce como “mejora continua”. Es una filosofía de “mejorar cada día, con todos y en todas partes”. Se enfoca en mejoras pequeñas y frecuentes de los procesos de trabajo actuales que generan todos los empleados en todos los niveles de una organización, no solo los gerentes y ejecutivos. Al aplicar esta metodología, es posible mejorar todas las funciones de una empresa, desde el marketing hasta las finanzas y el almacén.
La filosofía Kaizen desafía la afirmación de que “así es como hacemos las cosas”. A través de microcambios, esta metodología busca eliminar silos, egos y despilfarros, por lo que su objetivo principal es lograr procesos eficientes y estandarizados, sobre todo en las siguientes áreas:
- Calidad: productos, mejores prácticas y procesos de negocio
- Costos: materiales, energía y recursos
- Entrega: tiempo de entrega y actividades sin valor agregado
- Administración: capacitación, actitudes, flujos y documentación
- Seguridad: condiciones laborales
Es posible que hayas escuchado el término Kaizen en referencia a The Toyota Way: un famoso caso estudiado en la escuela de negocios. O tal vez lo hayas escuchado junto con otras metodologías de mejora continua, como Six Sigma, Lean, Total Quality Management, 5S y otras similares. La metodología Kaizen es más una ideología que una caja de herramientas, por lo que en realidad puede (y probablemente debería) implementarse junto con otras metodologías BPI, como Six Sigma y 5S. Pero, ¿por qué implementarla?
¿Por qué y cómo implementar el método Kaizen?
Con el tiempo, las pequeñas mejoras incrementales pueden ofrecer resultados significativos; es decir, básicamente, se trata de un movimiento de base para BPI.
Kaizen también fomenta las condiciones para que los empleados están muy comprometidos. Cuando se implementa con éxito y claridad, la metodología Kaizen responde a tres necesidades esenciales de los empleados:
- Conexión: sentirse conectados con un objetivo organizacional más grande, con su trabajo y con sus colegas
- Creación: oportunidades para pensar y resolver problemas con soluciones creativas pero prácticas
- Control: un sentido de propiedad y conciencia a lo largo del proceso
La metodología Kaizen es una manera fácil de involucrar a los empleados y desarrollar una cultura de mejora continua. Parece obvio, pero el compromiso de los empleados tiene un impacto directo en los procesos de negocio y el éxito de la empresa. Cuando organizas y empoderas a todos los empleados para que participen en todo el proceso a través de pequeños cambios en su entorno local, se quedarán más tiempo y trabajarán de manera más inteligente.
Puedes conectar a los empleados fácilmente con Lucidchart con tan solo compartir tus diagramas de procesos y colaborar en tiempo real con la función de chat o, incluso, al comentar directamente sobre partes específicas de tu documento.
Cómo poner en práctica la metodología Kaizen
La metodología Kaizen puede implementarse en toda la empresa, dentro de los equipos o incluso a nivel personal. Es posible que algunos casos requieran de un liderazgo claro y de un cambio en la cultura de la empresa.
Puedes utilizar la idea de mejora continua de Kaizen para crear diagramas de flujo de procesos e implementación para visualizar tus procesos actuales y detectar dónde podrían ocultarse el despilfarro en tu empresa con mayor facilidad. Algo tan simple como dar un paso hacia la documentación visual de tus procesos de negocio con un diagrama de Kaizen podría ser una mejora que podría hacerte dar cuenta de otras cosas y llevar a cabo cambios valiosos.
Por ejemplo, podrías usar un mapa de flujo de valor para detectar despilfarro y tiempo sin valor agregado en la fabricación o incluso en un entorno de operaciones de desarrollo.
