Quelle forme prend l’amélioration des processus dans votre organisation ? Il est fort probable que vous ne disposiez pas d’une solution unique pour tous les obstacles liés aux processus métier. Même si vous avez mis en œuvre des projets sur plusieurs mois et alloué des budgets importants, aucun système n’est parfait. Et si une initiative peut améliorer temporairement la façon dont le travail est effectué, il y a de fortes chances que vous deviez modifier à nouveau votre processus à un moment donné.
Il n’est pas nécessaire de compliquer à l’excès ou de cloisonner la croissance et l’optimisation des processus métier (BPI). Appliquer la méthode d’amélioration continue Kaizen encourage les organisations à jouer le jeu à long terme, lentement et avec constance.
Et le meilleur dans tout ça ? Tous les postes, du chef de projet au PDG, peuvent la mettre en œuvre.
Méthode Kaizen : définition
Le Kaizen ou l’ « amélioration continue » en japonais est une philosophie visant à « faire mieux chaque jour, avec tout le monde et en toutes circonstances. » L’accent est mis sur de petites améliorations fréquentes des processus de travail existants, apportées par tous les collaborateurs à chaque niveau de l’organisation, et pas seulement par les cadres et les dirigeants. Lorsqu’elle est appliquée, elle permet d’améliorer tous les services d’une entreprise, du marketing aux finances en passant par la gestion des stocks.
La philosophie Kaizen remet en question toutes les habitudes de travail. Par le biais de micro-changements, elle s’efforce d’éliminer les silos, les conflits internes et le gaspillage, afin de mettre en place des processus efficaces et standardisés, en particulier dans les domaines suivants :
- Qualité : produits, bonnes pratiques et processus métier
- Coût : fournitures, énergie et ressources
- Livraison : temps de fabrication ou délai de livraison et activités sans valeur ajoutée
- Gestion : formation, comportements, flux et documentation
- Sécurité : conditions de travail
Vous avez peut-être entendu le terme Kaizen associé au Toyota Way, une philosophie très réputée et étudiée dans les écoles de commerce. Ou peut-être en avez-vous entendu parler avec d’autres méthodes d’amélioration continue comme Six Sigma, Lean, Total Quality Management, 5S, etc. La méthode Kaizen est davantage un état d’esprit qu’une boîte à outils, de sorte qu’elle peut (et doit) être mise en œuvre parallèlement à d’autres approches d’optimisation des processus métier telles que Six Sigma et 5S. Mais pourquoi la mettre en œuvre ?
Pourquoi mettre en œuvre la méthode d’amélioration des processus Kaizen ?
Au fil du temps, de petites améliorations progressives peuvent donner des résultats significatifs : il s’agit là du principe de base du BPI.
La méthode Kaizen favorise également une implication active des employés. Lorsqu’elle est mise en œuvre de manière claire et appropriée, la méthode Kaizen répond à trois besoins essentiels des employés :
- Connexion : se sentir lié à un objectif organisationnel plus large, à son travail et à ses collègues
- Création : avoir des occasions de réfléchir à des problèmes existants et de les résoudre par des solutions à la fois créatives et pratiques.
- Contrôle : un sentiment de responsabilité et de connaissance tout au long du processus.
Utiliser la méthode Kaizen est un moyen facile d’impliquer davantage les employés et de développer une culture d’amélioration continue. Cela semble évident, mais l’engagement des employés a un impact direct sur les processus métier et la réussite. Lorsque vous organisez vos employés en leur donnant les moyens d’influencer vos résultats grâce à de petites modifications apportées à leur environnement proche, vous les fidéliserez plus longtemps et ils travailleront plus intelligemment.
Vous pouvez facilement impliquer vos collaborateurs avec Lucidchart, en partageant vos diagrammes de processus et en collaborant en temps réel grâce au chat intégré, ou encore en commentant des éléments spécifiques de votre document.
Appliquer la méthode Kaizen à vos processus métier
Kaizen peut être mise en œuvre à l’échelle de l’entreprise, au sein des équipes ou même à titre personnel. Certains cas peuvent nécessiter des directives précises de la part des dirigeants et un changement de culture d’entreprise.
Inspirez-vous de l’amélioration continue Kaizen pour créer des logigrammes de processus et de déploiement qui vous permettront de visualiser l’état actuel de vos opérations et de détecter plus facilement les sources de gaspillage dans votre entreprise. Une démarche aussi simple que de documenter visuellement vos processus métier à l’aide d’un diagramme Kaizen peut constituer une amélioration susceptible d’entraîner d’autres constatations et changements utiles.
Par exemple, vous pouvez utiliser une carte de la chaîne de valeur pour détecter le gaspillage et les temps sans valeur ajoutée dans un processus industriel, ou même dans un environnement DevOps.
