Como é a melhoria de processos na sua organização? É provável que você não tenha uma única solução para todos os obstáculos nos processos corporativos. Mesmo um bom tempo após um projeto de enorme orçamento ser implementado, nenhum sistema é perfeito e, embora uma iniciativa possa melhorar temporariamente como o trabalho é feito, talvez você precise alterá-lo novamente em algum momento.
O aprimoramento dos seus processos de negócios (BPI) e o crescimento da sua empresa não precisam ser complicados ou feitos de forma isolada. A metodologia Kaizen de melhoria contínua incentiva as organizações a jogar no longo prazo - devagar e sempre.
E o melhor? Qualquer pessoa, seja gerente do projeto ou um CEO, pode implementá-lo. Continue lendo para saber tudo sobre kaizen, uma palavra japonesa que significa “melhoria contínua”.
O que é a metodologia kaizen
Kaizen é uma filosofia de “fazer melhor todos os dias, com todo mundo e em todos os lugares”. Ele foca as melhorias pequenas e frequentes nos processos de trabalho existentes, geradas por todos os funcionários em todos os níveis da organização, não apenas por gerentes e executivos. Quando aplicado, ele melhora todas as funções da empresa, seja no marketing, nas finanças ou no armazenamento.
A filosofia Kaizen desafia a afirmação “é assim que fazemos as coisas”. Graças a micromudanças, ele departamentos isolados, egos e desperdícios, além de visar a processos eficientes e padronizados, principalmente nestas áreas:
- Qualidade: produtos, melhores práticas e processos corporativos.
- Custo: materiais, energia e recursos.
- Entrega: tempo de entrega e atividades sem valor agregado
- Gestão: treinamento, postura, fluxo e documentação
- Segurança: condições de trabalho
Você deve ter ouvido falar do termo Kaizen em referência a The Toyota Way - um famoso relato estudado nos cursos de negócios. Ou talvez em outras metodologias de melhoria contínua, como Six Sigma, Lean, Gestão de Qualidade Total ou 5S. Como a metodologia Kaizen envolve mais a mentalidade do que as ferramentas, ela pode (e talvez deva) ser implementada com outros métodos de BPI, como Six Sigma e 5S. Mas, por que implementá-la?
Por que implementar a metodologia Kaizen?
Com o tempo, pequenas melhorias incrementais podem gerar resultados relevantes — é um movimento de base nas BPI.
O Kaizen também promove condições para os funcionários se envolverem profundamente. Quando implementado com sucesso e clareza, o Kaizen atende a três necessidades essenciais dos funcionários:
- Vínculo: a um objetivo organizacional maior, ao trabalho e aos colegas de trabalho
- Criação: oportunidades para pensar e resolver problemas existentes com soluções criativas e práticas
- Controle: um senso de propriedade e awareness durante todo o processo
A metodologia Kaizen é uma maneira fácil de envolver os funcionários e desenvolver uma cultura de melhoria contínua. Parece óbvio, mas o envolvimento dos funcionários tem impacto direto nos processos e no sucesso da empresa. Quando você promove pequenos efeitos nos respectivos ambientes para organizar e capacitar todos os funcionários a participarem do panorama geral, eles permanecem por mais tempo na empresa e trabalham com mais inteligência.
É fácil integrar os funcionários com o Lucidchart - basta usar recurso de bate-papo para enviar diagramas de um processo e colaborar em tempo real; ou até mesmo comentar diretamente partes específicas de um documento.
Como colocar o Kaizen em prática
O Kaizen pode ser implementado em toda a empresa, em uma equipe ou até mesmo em âmbito pessoal. Alguns casos exigem uma orientação clara da mudança na liderança e na cultura da empresa.
Use a ideia da melhoria contínua do Kaizen para criar fluxogramas de processo e de implantação e, assim, enxergar os processos atuais e detectar, com mais facilidade, onde os desperdícios podem estar escondidos na empresa. Algo bem simples, como documentar visualmente os processos corporativos num diagrama Kaizen, pode ser uma melhoria que gera ainda mais percepções e mudanças valiosas.
Você pode, por exemplo, usar um mapa de fluxo de valor para detectar desperdício e tempo sem valor agregado na manufatura ou até mesmo num ambiente de DevOps.
