4. Integriertes System
In den meisten Unternehmen gibt es in der Regel mehrere Abteilungen, die alle unterschiedliche Funktionen erfüllen und verschiedene Ziele verfolgen. Bei einem Total Quality Management Ansatz liegt der Fokus jedoch auf einer Reihe horizontaler Prozesse, durch die diese Abteilungen und Funktionen miteinander verbunden werden. Es kann vorkommen, dass diese Abteilungen und Funktionen isoliert voneinander arbeiten.
Innerhalb eines integrierten Systems sollte sämtliche Mitarbeitende in allen Abteilungen ein gründliches Verständnis für die Richtlinien, Standards, Ziele und Prozesse des Unternehmens besitzen. Diese integrierten Systeme unterstützen Unternehmen bei der kontinuierlichen Verbesserung und sorgen somit dafür, dass sich Unternehmen einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen können.
Um diesen TQM Grundsatz erfolgreich umzusetzen, sollten Sie:
- Eine Arbeitskultur fördern, die auf Qualität ausgerichtet ist.
- Flussdiagramme und andere Anschauungsmaterialien einsetzen, um Mitarbeitenden ein besseres Verständnis darüber zu vermitteln, welche Rolle sie im Gesamtbild des Unternehmens einnehmen.
- Analysen der aktuellen Prozesse vornehmen, um herauszufinden, an welchen Stellen Verbesserungsbedarf besteht.
- Allen Mitarbeitende, die neue Prozesse erlernen oder Aufstiegschancen nutzen möchten, Schulungsmöglichkeiten anbieten.
Zu den Vorteilen zählen unter anderem:
5. Systemorientiertes Management
Die Internationale Organisation für Normung beschreibt diesen Grundsatz wie folgt:
„Prozesse, die miteinander in Wechselwirkung stehen, als System zu erkennen, zu verstehen und zu steuern trägt dazu bei, die Ziele der Organisation effektiv und effizient zu erreichen.“
Zur Steigerung der Effizienz werden mehrere Prozesse innerhalb eines Entwicklungs- oder Produktionszyklus als ein einzelnes Verarbeitungssystem verwaltet.
Um diesen TQM Grundsatz erfolgreich umzusetzen, sollten Sie:
- Ihren Mitarbeitenden angemessene Schulungen und Ressourcen bieten, damit diese ihre Aufgaben als Teil des Prozesses erfüllen können.
- Auf kontinuierliche Weise an der Verbesserung Ihrer Prozesse sowie Produkte arbeiten und die Ausstattung stets auf dem neuesten Stand halten, damit Sie Ihre Ziele erreichen können.
- Die kontinuierliche Verbesserung als messbares Ziel für alle Mitarbeitende festlegen.
- Innovationen und Prozessverbesserungen anerkennen, würdigen und belohnen.
Zu den Vorteilen zählen unter anderem:
- Die Fähigkeit, Engpässe oder Ausfälle schnell zu erkennen, darauf zu reagieren und diese zu beheben
- Insgesamt verbesserte organisatorische Fähigkeiten und Leistungsfähigkeit
6. Kontinuierliche Verbesserung
Optimale Effizienz und vollständige Kundenzufriedenheit kann nicht von heute auf morgen erreicht werden – Ihr Unternehmen sollte auf kontinuierliche Weise nach Möglichkeiten streben, um Prozesse zu verbessern und um Produkte sowie Dienstleistungen an die wechselnden Anforderungen der Kunden anzupassen. Wie bereits erwähnt, sollten die restlichen Grundsätze des TQMs Sie dabei unterstützen, die kontinuierliche Verbesserung Ihres Unternehmens im Blick zu behalten.
Um diesen TQM Grundsatz erfolgreich umzusetzen, sollten Sie:
- Richtlinien implementieren, in denen messbare Ziele zur Verbesserung von Produkten, Prozessen und Systemen festgelegt sind, an denen sich Mitarbeiter, Teams und Abteilungen orientieren können.
- Innovationen im Bereich der Prozessverbesserung und -entwicklung anerkennen, würdigen und belohnen.
- Mitarbeitende ermutigen, an verfügbaren Schulungen teilzunehmen, um sich weiterzubilden und neue, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen.
Zu den Vorteilen zählen unter anderem:
- Bessere Kenntnisse sowie Fähigkeiten der Mitarbeitenden und somit auch gesteigerte Leistungsfähigkeit
- Verbesserungsziele, die strategisch auf die Fähigkeiten und Ziele des Unternehmens abgestimmt sind
- Schnelle Reaktionszeiten beim Erkennen und Beheben von Engpässen und unterbrochenen Prozessen
7. Sachliche Entscheidungsfindung
Eine wirkungsvolle Entscheidung ist datenbasiert und erfolgt anhand der Analyse von Daten. Durch das Treffen von datenbasierten Entscheidungen entwickeln Sie nicht nur ein besseres Verständnis für Ihre Kunden, sondern auch für Ihren Absatzmarkt.
Um diesen TQM Grundsatz erfolgreich umzusetzen, sollten Sie:
- Daten analysieren und überprüfen, um sicherzustellen, dass diese zuverlässig und genau sind.
- Den Stakeholdern relevante Daten zur Verfügung stellen.
- Daten anhand von anerkannten Methoden erfassen und analysieren.
- Entscheidungen auf der Grundlage Ihrer bisherigen Erfahrungen und Ihrer Intuition sowie basierend auf den neu gewonnenen Informationen aus den analysierten Daten treffen.
Zu den Vorteilen zählen unter anderem:
- Die Fähigkeit, datenbasierte Entscheidungen zu treffen
- Die Fähigkeit, frühere Entscheidungen anhand der Aufzeichnungen zu analysieren und gegebenenfalls zu vertreten
- Die Fähigkeit, frühere Entscheidungen anhand von Datenüberprüfungen zu korrigieren
8. Kommunikation
Ihr gesamter Mitarbeiterstab sollte jegliche Pläne, Strategien und Methoden kennen, die eingesetzt werden, um Ziele zu erreichen. Je besser Ihr Kommunikationsplan, umso geringer das Risiko des Scheiterns.
Um diesen TQM Grundsatz erfolgreich umzusetzen, sollten Sie:
- Eine offizielle Kommunikationslinie einrichten, damit alle Mitarbeiter über Updates, Richtlinienänderungen und neue Prozesse auf dem Laufenden gehalten werden können.
- Sofern möglich Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess miteinbeziehen.
- Sicherstellen, dass Mitarbeiter ein Verständnis für die eigene Funktion haben und genau wissen, welche Rolle sie im Gesamtbild des Unternehmens einnehmen.
Zu den Vorteilen zählen unter anderem:
- Ein Moralschub und gesteigerte Motivation, wenn Mitarbeiter genau verstehen, wie ihr Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele beiträgt
- Abteilungsübergreifende Koordinierung und Kooperation
- Abschaffung von isolierten Systemen
- Die Fähigkeit, die Effektivität der aktuellen Richtlinien und Verfahren auf akkurate Weise messen zu können
- Höhere Motivation der Mitarbeiter zum Erreichen der Ziele, da sie Teil des Entscheidungsprozesses sind
Die erfolgreiche Implementierung von Total-Quality-Management-Verfahren lässt sich nicht von heute auf morgen durchsetzen. Da TQM häufig in Verbindung mit großen, kulturellen Verschiebungen auftritt, kann es von Vorteil sein, diese Änderungen über mehrere Phasen hinweg durchzusetzen und somit die negativen Auswirkungen zu verringern.
